Inkoopproces in Ultimo

De module Inkoop in Ultimo ondersteunt het volledige inkoopproces: van bestelaanvraag via bestelling en ontvangst tot factuurcontrole. De module implementeert een three-way matching proces (bestelling-ontvangst-factuur) en kan integreren met ERP-systemen zoals SAP voor de export van inkoopgegevens.

Overzicht inkoopprocesbewerken

Het inkoopproces doorloopt de volgende stappen:

Bestelaanvraag
  └── Fiatteren (goedkeuren)
       └── Bestelling aanmaken
            └── Behandelen/verzenden bestelling
                 └── Goedereontvangst registreren
                      └── Factuurcontrole (three-way matching)

Bestelaanvragenbewerken

Bestelaanvragen zijn het startpunt van het inkoopproces. Medewerkers kunnen materialen of diensten aanvragen die vervolgens door de inkoopafdeling worden verwerkt.

Aanmakenbewerken

Bestelaanvraagregels kunnen worden aangemaakt: - Handmatig: via het scherm Inkoop > Bestelaanvragen - Vanuit een job: via het tabblad Bestelaanvraagregels op de werkorder - Vanuit een PO-job: als vooraf gedefinieerde inkoopaanvraag op de PO-job - Via de webwinkel: via het self-service portaal

Fiatterenbewerken

Via Inkoop > Fiatteren bestelaanvraagregels worden aanvragen goedgekeurd of afgewezen. Beschikbare acties:

Consultanttip: Configureer duidelijke goedkeuringsniveaus: wie mag welke bedragen goedkeuren. Gebruik autorisatiegroepen om het fiatproces te beheersen.

Bestellingenbewerken

Aanmakenbewerken

Goedgekeurde bestelaanvraagregels worden omgezet in bestellingen via Inkoop > Bestellingen aanmaken voor bestelaanvraagregels. Bestellingen kunnen ook handmatig worden aangemaakt.

Het bestelscherm bevat vier tabbladen: - Algemeen: leveranciersgegevens, besteldatum, bestelcondities - Bestelregels: individuele artikelen/diensten met hoeveelheden en prijzen - E-mails: verzonden bestelbevestigingen - Documentatie: bijgevoegde besteldocumenten

Besteladviezen voor magazijnartikelenbewerken

Het scherm Inkoop > Besteladviezen voor magazijnartikelen genereert automatisch adviezen op basis van min/max-voorraadniveaus per artikel. Vanuit het advies kan direct een bestelling worden aangemaakt.

Consultanttip: Zorg dat min/max-voorraadniveaus correct zijn geconfigureerd per artikel in het magazijn. Dit vormt de basis voor betrouwbare besteladviezen.

Behandelenbewerken

Via Inkoop > Behandelen bestellingen worden bestellingen goedgekeurd en verzonden. Bij SAP-integratie worden bestellingen hier geëxporteerd via de knop "Exporteer naar SAP".

Lopende bestellingenbewerken

Het monitoringscherm voor alle verzonden maar nog niet volledig ontvangen bestellingen. Het bevat acht tabbladen:

Ontvangstenbewerken

De goederenontvangst is de tweede stap in het three-way matching proces.

Registratiebewerken

Via Inkoop > Aanmaken ontvangsten worden ontvangsten geregistreerd en gekoppeld aan bestellingen. Bij deelleveringen worden partijregels gebruikt.

Wat triggert een ontvangst?bewerken

• Voorraadmutaties in het magazijn
• Bij SAP-integratie: export naar SAP
• Koppeling aan de bestelling (tabblad Ontvangsten)

Consultanttip: Registreer ontvangsten altijd op het moment van fysieke ontvangst voor een betrouwbare voorraadadministratie.

Retourenbewerken

Retouren beheren het terugsturen van artikelen naar leveranciers: - Aanmaken via Inkoop > Aanmaken retouren - Resulteren in voorraadcorrecties in het magazijn - Leiden vaak tot creditnota's in de factuurcontrole

Consultanttip: Documenteer de reden van retour altijd zorgvuldig voor leveranciersbeoordelingen en kwaliteitsanalyse.

Factuurcontrolebewerken

De factuurcontrole is de derde stap in het three-way matching proces (bestelling-ontvangst-factuur).

Schermenbewerken

Three-way matchingbewerken

Het matching-proces controleert: 1. Bestelling: wat is besteld (artikelen, hoeveelheden, prijzen)? 2. Ontvangst: wat is ontvangen? 3. Factuur: wat wordt gefactureerd?

Afwijkingen worden gesignaleerd en vereisen actie.

Consultanttip: Three-way matching is de kern van solide inkoopcontrole. Zorg dat alle drie stappen consequent worden doorlopen. Facturen zonder bestelling vereisen extra aandacht omdat automatische matching niet mogelijk is.

Offertetrajectenbewerken

Voor grotere aanschaffingen ondersteunt Ultimo een offerteproces: 1. Offertetraject aanmaken: definieer het traject 2. Offerteaanvragen versturen: naar leveranciers 3. Offertes verwerken: beoordelen en vergelijken 4. Offertetraject afhandelen: selecteer de winnende offerte

Vanuit het fiatproces kan een bestelaanvraagregel worden toegevoegd aan een offertetraject.

Memoriaalboekingenbewerken

Via Inkoop > Memoriaalboekingen kunnen handmatige boekingen worden aangemaakt voor kosten die niet via het reguliere inkoopproces lopen.

Configuratiebewerken

Application Settingsbewerken

In de UCT onder Settings > Application Settings:

• Purchase and stock management: methode voor bijwerken van prijzen, opbouwen artikelhistorie
• Purchase and stock management II: bestelgedrag, inkoop-goedkeuringsstromen, voorraadcontrole per site
• Order recommendation: automatisch bestellingen aanmaken uit besteladvies
• Invoicing: meerdere bestellingen op een factuur, BTW-instellingen
• Cost registration: methode voor afdeling en kostenplaats

Gedetailleerde processtappenbewerken

Bestelaanvragen vanuit de webwinkel (stap-voor-stap)bewerken

De webwinkel stelt medewerkers in staat om zelf bestelaanvragen in te dienen. Het proces verloopt als volgt:

1. Artikel selecteren: Ga naar Inkoop > Webwinkel, selecteer het gewenste artikel en voeg het toe aan de winkelwagen
2. Bestelaanvraag aanmaken: Klik op Order, voer een omschrijving in
3. Aanvragergegevens: Het veld Aanvrager wordt automatisch gevuld met de ingelogde medewerker
4. Kostendragers invullen: Selecteer of wijzig afdeling, kostenplaats, vestiging en afleverlocatie
5. Leverdatum: Voer de gewenste leverdatum in (moet later zijn dan de verzenddatum)
6. Verzenden: Klik op Aanvraag versturen -- status wijzigt naar Concept, aanvrager ontvangt een e-mail

Statussen webwinkel-bestelaanvraag: Concept > Goedgekeurd > Actief > (Deels geleverd) > Geleverd > Gesloten

Consultanttip: Het is mogelijk om bestelaanvragen automatisch te fiatteren op basis van een bedragslimiet (bijv. tot EUR 100). Configureer dit via de applicatiebeheerder. Dit versnelt het proces voor laagwaardige aanvragen aanzienlijk.

Fiatteren bestelaanvraagregels (gedetailleerd)bewerken

Fiattering verloopt via twee routes:

Route 1: Webwinkel-bestelaanvragen (scherm: Inkoop > Webshop > Fiatteren bestelaanvragen) - Goedkeuren: Status wijzigt naar Goedgekeurd > Actief. Kostendragers worden overgenomen naar elke regel. Aangevraagde aantallen worden gereserveerd - Afwijzen: Status wordt Afgewezen, aanvrager ontvangt een e-mail - Bij actieve instelling Voorraadbeheer op magazijn bepaalt Ultimo automatisch het levermagazijn

Route 2: Reguliere bestelaanvraagregels (scherm: Inkoop > Bestelaanvragen > Fiatteren bestelaanvraagregels) - Regels met status Concept worden getoond - Per regel kan een leverancier worden geselecteerd in de kolom Leverancierscode - Selecteer regels in de kolom Bestellen en klik op Aanmaken concept bestellingen - Optioneel: selecteer regels in de kolom Offertetraject en klik op Aanmaken offertetraject

Consultanttip: Configureer fiatterniveaus zorgvuldig. Gebruik autorisatiegroepen om te bepalen wie welke bedragen mag goedkeuren. Combineer dit met automatisch fiatteren voor kleine bedragen om de doorlooptijd te verkorten.

Besteladviezen voor magazijnartikelen (stap-voor-stap)bewerken

Via Inkoop > Bestelaanvragen > Besteladviezen voor magazijnartikelen:

1. Maak een nieuw record aan en vul een omschrijving in
2. Selecteer Vestiging als zoekcriterium
3. Selecteer Kostendrager voor bestelregels (welke kostendragers opnemen per adviesregel)
4. Bij Overige zoekcriteria: filter optioneel op leveranciers en artikelgroepen
5. Klik op Zoeken magazijnartikelen -- het aantal gevonden artikelen wordt getoond
6. Ga naar tabblad Gevonden aanvraagregels
7. Controleer het bestelaantal (Ultimo berekent dit als verschil tussen economische voorraad en maximale voorraad)
8. De kolom In bestelvoorbereiding toont of het artikel al in een conceptbestelling of goedgekeurde aanvraagregel zit
9. Selecteer regels en klik op Geselecteerde aanvraagregels goedkeuren

Bestellingen aanmaken (gedetailleerd)bewerken

Via Inkoop > Bestellingen > Aanmaken bestellingen:

1. Maak een nieuw record aan en vul een omschrijving in
2. Selecteer een leverancier -- Ultimo vult automatisch: Contactpersoon, Taalcode, Leveringsvoorwaarden, Betalingsvoorwaarden
3. Ga naar tabblad Bestelregels en klik op Aanmaken bestelregel

Op het bestelregelscherm: - Voorraadbestelling: selecteer dit als het artikel de magazijnvoorraad moet verhogen (aantal in bestelling neemt toe, economische voorraad wordt herberekend) - Reparatie-opdracht: selecteer dit bij reparatieopdrachten (aantal in reparatie neemt toe) - Dienst bestellen: laat het veld Artikel leeg en beschrijf in Regelomschrijving - Bereken leverdatum: Ultimo berekent op basis van levertijd leverancier en leveringskalender - Bestelaantal: in leverancierseenheden. Ultimo berekent netto/bruto totaalbedragen - Magazijn: selecteer het ontvangstmagazijn (alleen artikelmagazijnen die aan het artikel zijn toegewezen) - Raamcontract: als het artikel onder een inkoopcontract valt, worden prijs, korting en levertijd automatisch overgenomen

1. Wijzig de status naar Concept om door te gaan naar het Behandelen-scherm

Behandelen bestellingen (statussen en flow)bewerken

Via Inkoop > Bestellingen > Behandelen bestellingen:

Acties op dit scherm: Bestelbon afdrukken of e-mailen, contactpersoon toevoegen, status wijzigen.

Lopende bestellingen (monitoring)bewerken

Het scherm Inkoop > Bestellingen > Lopende bestellingen toont bestellingen met status Actief, Deels ontvangen en Ontvangen.

Tabbladen: Algemeen, Bestelregels, Voortgang, Ontvangsten, Retouren, Facturen, E-mails, Documentatie

Belangrijke velden op tabblad Algemeen: - Besteldatum: datum/tijd waarop de bestelling status Actief kreeg - Boekdatum: datum waarop de bestelling werd aangemaakt

Beschikbare acties: - Aanmaken ontvangst: direct een ontvangst registreren - Aanmaken factuur: direct een factuur registreren - Wijzig status: bij wijziging van Actief/Deels ontvangen naar Ontvangen/Gesloten worden "Aantal te ontvangen" op 0 gezet

Ontvangsten registreren (stap-voor-stap)bewerken

Via Inkoop > Ontvangsten > Aanmaken ontvangsten:

1. Maak een nieuw record aan
2. Vul optioneel een pakbonnummer en datum ontvangst in
3. Selecteer een magazijn (verplicht bij voorraadbestellingen; eenmaal geregistreerd niet meer te wijzigen)
4. Klik op Toevoegen bestelling -- ontvangstregels worden gevuld met bestelde artikelen en aantallen
5. Wijzig in kolom Aantal nu ontvangen het werkelijk ontvangen aantal
6. Selecteer de Code magazijnlocatie voor elke ontvangstregel (standaard ontvangstlocatie wordt voorgevuld)
7. Klik op Goedkeuren ontvangst -- Ultimo werkt de magazijnvoorraad bij

Regels voor meerdere bestellingen op een ontvangst: - Alleen bestellingen van dezelfde leverancier en valuta - Bestellingen waarvan alles al ontvangen is, kunnen niet worden toegevoegd - Bestellingen moeten voor het geselecteerde magazijn zijn of geen magazijn toegewezen hebben

Partijen: Bij artikelen met een voorraadbeheermethode (FIFO/LIFO/FEFO) moeten partijen worden aangemaakt met vervaldatum en partijnummer.

Consultanttip: Na goedkeuring is een ontvangst niet meer te wijzigen. Bij fouten moet u de ontvangst heropenen via Afgehandelde ontvangsten (mits aan de voorwaarden is voldaan) of een correctie aanmaken.

Retouren (stap-voor-stap)bewerken

Via Inkoop > Retouren > Aanmaken retouren:

1. Maak een nieuw record aan en voer een reden voor retour in
2. Selecteer het magazijn waar de te retourneren artikelen zich bevinden
3. Selecteer een bestelling (status Ontvangen of Deels ontvangen) -- Ultimo genereert retourregels
4. Voer per retourregel in:
5. Retour niet meer te ontvangen: aantal waarvoor geen vervanging wordt verwacht
6. Retour nog te ontvangen: aantal waarvoor een vervangende levering wordt verwacht
7. Selecteer per regel een magazijnlocatiecode (uitgiftelocatie)
8. Klik op Goedkeuren retour -- Ultimo werkt het magazijn bij en verwijdert de retour van het scherm

Heropenen retour: Via Afgehandelde retouren met condities: status Goedgekeurd, bestelling status Ontvangen/Deels ontvangen, geen openstaande facturen.

Factuurcontrole (gedetailleerd)bewerken

Facturen voor bestellingen

Via Inkoop > Factuurcontrole > Aanmaken facturen voor bestelling:

1. Maak een nieuw record aan
2. Klik op Toevoegen bestelling of Toevoegen ontvangst:
3. Bij bestelling: Ultimo genereert factuurregels met ontvangen aantallen en bestelprijzen
4. Bij ontvangst: alleen goedgekeurde ontvangsten van dezelfde leverancier
5. Let op: na toevoegen ontvangst kunt u geen bestelling meer toevoegen (voorkomt dubbele factuurregels)
6. Controleer het Hoeveelheid veld (= te factureren aantal)
7. Optioneel: Toevoegen factuurregel voor extra kosten
8. Klik op Goedkeuren factuur -- status wordt Goedgekeurd

Three-way matching in detail: Het matching-proces controleert drie bronnen en signaleert afwijkingen:

Bij goedkeuring worden prijzen en kortingen van magazijnartikelen bijgewerkt op basis van de meest recent gefactureerde gegevens (afhankelijk van Application Settings).

Facturen zonder bestelling

Via Inkoop > Factuurcontrole > Aanmaken facturen zonder bestelling: voor kosten die niet via het reguliere bestelproces lopen. Ultimo maakt automatisch een bijbehorende bestelregel aan.

Creditfacturen

Twee varianten: - Creditfacturen voor bestelling: via Aanmaken creditfacturen voor bestelling. Bestellingen met status Gesloten kunnen ook worden toegevoegd - Creditfacturen zonder bestelling: via Aanmaken creditfacturen zonder bestelling

Bij goedkeuring krijgen creditfacturen de status Credit goedgekeurd. Heropenen is mogelijk via het Afgehandelde scherm.

Consultanttip: Gebruik altijd de variant "met bestelling" wanneer er een bestelling bestaat. Dit houdt de three-way matching intact. Facturen zonder bestelling vereisen extra controle omdat automatische matching ontbreekt.

Memoriaalboekingen (gedetailleerd)bewerken

Via Inkoop > Memoriaalboekingen > Aanmaken memoriaalboekingen:

Memoriaalboekingen corrigeren kostentoewijzingen. Gebruik dit wanneer kosten op de verkeerde kostendrager zijn geboekt.

1. Maak een nieuw record aan met een omschrijving (bijv. factuurnummer)
2. Klik op Rij toevoegen en voer per regel een omschrijving en boekingsbedrag in:
3. Negatief bedrag: kosten worden afgetrokken van de kostendrager
4. Positief bedrag: kosten worden toegewezen aan de kostendrager
5. De som van alle boekingsregels moet 0 zijn
6. Per regel minimaal een kostenplaats invullen
7. Bij een jobnummer: job moet status Actief, Uitgesteld, Compleet of Gereed hebben. De velden Installatie, Procesfunctie, Afdeling en Kostenplaats worden overgenomen van de job
8. Klik op Goedkeuren

Offertetrajecten (gedetailleerd)bewerken

Het volledige offerteproces doorloopt:

1. Offertetraject aanmaken (via Inkoop > Offerteaanvragen > Aanmaken offertetrajecten): vestiging, responsdatum, bestelaanvraagregels toevoegen
2. Offerteaanvragen genereren: per leverancier een aanvraag aanmaken met contactgegevens en documenten
3. Offerteaanvraag verzenden: status wijzigt naar Verzonden, offertetraject wordt Actief
4. Offerte ontvangen: details verwerken in Afhandelen offerteaanvragen, status wordt Ontvangen
5. Conceptbestelling aanmaken: selecteer bestelaanvraagregels, klik op Aanmaken concept bestelling. Status wordt Geheel besteld of Gedeeltelijk besteld
6. Offertetraject sluiten: wanneer alle regels zijn besteld, krijgt het traject status Gesloten. Niet-geselecteerde aanvragen krijgen automatisch status Afgewezen

Offerteaanvraag statussen: Concept > Verzonden > Ontvangen > Geheel/Gedeeltelijk besteld of Afgewezen

Consultanttip: Offertetrajecten kunnen worden gestart vanuit meerdere schermen: Besteladviezen voor magazijnartikelen, Bestellingen aanmaken voor bestelaanvraagregels, of Fiatteren bestelaanvraagregels. Kies de startlocatie op basis van het inkoopproces van de klant.

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• jobs - Bestelaanvragen vanuit werkorders
• magazijn - Artikelvoorraad en voorraadbeheer
• contracten - Inkoopcontracten met leveranciers
• autorisatie - Goedkeuringsbevoegdheden voor inkoop
• uct-overzicht - Configuratie van inkoopprocessen
• implementatie - Data import voor inkoopstamgegevens