Categorie: workflows Bijgewerkt: 2026-04-09 scheduled-workflows scheduler automatisering uct

Scheduled Workflows

Scheduled Workflows zijn workflows die op een vast tijdschema automatisch worden uitgevoerd, zonder handmatige trigger of gebruikersinteractie. Ze worden geconfigureerd via de Workflow Scheduler in UCT en vormen de ruggengraat van automatische processen zoals PO-generatie, herinneringen, anonimisering en licentiemonitoring.

Gerelateerd: workflow-engine, workflow-instructies, workflow-debugger, standaard-workflows

Wat zijn Scheduled Workflows?bewerken

Een Scheduled Workflow is een workflow met WorkflowType="Scheduled" die periodiek wordt aangeroepen door de Ultimo Scheduler. In tegenstelling tot ChangeStatus-workflows (die worden getriggerd door een statuswijziging) of Standard-workflows (die worden aangeroepen via WorkflowCall), draait een scheduled workflow zelfstandig op basis van een tijdschema.

Kenmerkenbewerken

Configuratie in UCTbewerken

Locatiebewerken

UCT > Business Rules > Workflow Scheduler

Lijstweergavebewerken

De lijstweergave toont alle geplande workflows met de volgende kolommen:

Kolom Beschrijving
Workflow name Technische naam van de workflow
Active Vinkje als de workflow actief is en wordt uitgevoerd
Cron De cron-expressie die het schema definieert
Last run Datum/tijd van de laatste uitvoering
Message Status- of foutmelding van de laatste run

Detailpaneel (3 tabbladen)bewerken

Tabblad Basic

Veld Beschrijving
Workflow Id Unieke identificatiecode van de workflow
Workflow name Technische naam
Workflow description Beschrijving van de functie
Active Of de workflow actief is en volgens schema wordt uitgevoerd
Last check Datum/tijd van de laatste uitvoering
Next check Datum/tijd van de volgende geplande uitvoering
User De Ultimo-gebruiker waaronder de workflow draait (impersonation)
Companies De bedrijven waartoe de gebruiker toegang heeft
Remarks Opmerkingen bij het schedule

Tabblad Properties

Toont de property-waarden van de geselecteerde workflow. Alleen properties die als Optional In of Required In zijn gemarkeerd worden getoond. De kolom Name toont de propertynaam, de kolom Value de waarde.

Tabblad Schedule

Definieert het recurrence pattern. Er zijn drie schedule types:

Type Beschrijving
Run once Eenmalige uitvoering op een specifiek moment (YYYY-MM-DD hh:mm)
Repeat by minutes Herhaling op basis van een interval in minuten
Recurrence pattern Terugkerend patroon op basis van dagen, weken of maanden, met een starttijd en optioneel een einddatum of aantal herhalingen

Cron-expressiesbewerken

In de lijstweergave wordt het schema weergegeven als cron-expressie. Veelvoorkomende patronen:

Cron-expressie Betekenis
0 01 * * * Dagelijks om 01:00
0 02 * * * Dagelijks om 02:00
0 */2 * * * Elke 2 uur
0 01 * * 1 Wekelijks op maandag om 01:00
0 06 1 * * Maandelijks op de 1e om 06:00

Belangrijke standaard Scheduled Workflowsbewerken

PO-resultaat emailbewerken

Eigenschap Waarde
Workflow PmWorkOrder_SendAutomaticPmResultEmail
Functie Verstuurt automatisch e-mails met PO-resultaten naar verantwoordelijke medewerkers
Typisch schema Dagelijks

Automatische PO-generatiebewerken

Eigenschap Waarde
Workflow AutoPM-gerelateerde workflows
Functie Genereert automatisch preventieve werkorders op basis van PmWorkOrder-definities en de NextRunDate
Typisch schema Dagelijks om 01:00
AET-setting Gerelateerd aan PmWorkOrder NextRunDate-berekening

Let op: De automatische PO-generatie is een van de kritische scheduled workflows. Als deze niet draait, worden preventieve werkorders niet aangemaakt en lopen onderhoudsschema's uit de pas.

GDPR anonimiseringbewerken

Eigenschap Waarde
Workflow Anonimiserings-workflow
Functie Maakt persoonsgegevens onherkenbaar conform AVG/GDPR-regelgeving
Typisch schema Periodiek (afhankelijk van retentiebeleid)

Per gebruiker kan in UCT de optie "Make user unrecognizable" worden ingesteld. Gebruikers met deze instelling worden bij uitvoering van de anonimiserings-workflow onherkenbaar gemaakt.

Licence Monitorbewerken

Eigenschap Waarde
Workflow Licence Monitor workflow
Functie Controleert licentie-informatie, actieve sessies en beschikbare modules
Typisch schema Regelmatig (bijv. dagelijks)

De resultaten zijn zichtbaar via UCT > Logging > Licence Monitor.

Een custom Scheduled Workflow aanmakenbewerken

Stap 1: Workflow aanmakenbewerken

  1. Ga naar UCT > Business Rules > Workflows
  2. Maak een nieuwe workflow aan met WorkflowType="Scheduled"
  3. Zet AllowUserInteraction="False"
  4. Definieer minimaal de property LastCheck van type DateTime (Accessor: Optional, Direction: In)
  5. Schrijf de gewenste bedrijfslogica in het <Execution> blok

Zie workflow-engine voor de volledige XML-structuur. Het minimale vereiste is WorkflowType="Scheduled", AllowUserInteraction="False", en een property LastCheck van type DateTime.

Stap 2: Workflow inplannenbewerken

  1. Ga naar UCT > Business Rules > Workflow Scheduler
  2. Voeg de workflow toe en configureer het schema (cron-expressie of recurrence pattern)
  3. Stel de User in op een systeemgebruiker met de juiste rechten en de Companies op de relevante bedrijven
  4. Activeer de workflow door op Activate te klikken

Stap 3: Testenbewerken

  1. Gebruik de knop Run om de workflow handmatig uit te voeren (alleen beschikbaar als de workflow actief is)
  2. Controleer de Message-kolom op fouten en het Event Log / Debug Log in UCT > Logging

Monitoringbewerken

Activeren en deactiverenbewerken

Valkuilen en aandachtspuntenbewerken

  1. Deactiveer niet zonder reden — sommige standaard scheduled workflows zijn essentieel voor de correcte werking van Ultimo (bijv. automatische PO-generatie). Ultimo kan bij een upgrade of patch standaard workflows opnieuw activeren
  2. Systeemgebruiker — scheduled workflows draaien onder een specifieke gebruiker. Zorg dat deze gebruiker de juiste autorisaties heeft en niet wordt verwijderd of gedeactiveerd
  3. Licentie vereist — de licentie "Workflow Scheduler+" is vereist om workflows te kunnen inplannen. Neem contact op met Ultimo Sales voor meer informatie
  4. Cron-syntax — een fout in de cron-expressie kan ertoe leiden dat de workflow nooit of te vaak draait. Controleer de expressie zorgvuldig
  5. Package Manager — gebruik de package-manager om aanmaak, wijziging en verwijdering van scheduled workflows op te nemen, zodat ze overdraagbaar zijn naar andere omgevingen
  6. Alleen gelicentieerde workflows — je kunt alleen workflows inplannen die zijn opgenomen in je Ultimo-licentie

Best practicesbewerken

  1. Plan zware workflows buiten kantooruren — nachtelijke batch-taken (01:00-05:00) minimaliseren de impact op eindgebruikers
  2. Controleer regelmatig de Message-kolom — vroegtijdige signalering van fouten voorkomt dat processen ongemerkt stilvallen
  3. Documenteer custom scheduled workflows — leg vast wat de workflow doet, waarom deze is ingepland, en wie verantwoordelijk is
  4. Gebruik de Debug Log bij problemen — de Workflow Debugger en Debug Log bieden gedetailleerd inzicht in wat er misgaat
  5. Deactiveer in plaats van verwijderen — als een workflow tijdelijk niet nodig is, deactiveer deze in plaats van te verwijderen

Praktijkvoorbeeld: Wekelijks email rapportbewerken

Scenario: Een maintenance manager wil elke maandagochtend een overzicht ontvangen van alle jobs die de afgelopen week zijn afgerond.

Opzet van de workflowbewerken

WorkflowType: Scheduled
AllowUserInteraction: False — scheduled workflows draaien zonder UI; dialogen zijn niet mogelijk.

Properties

Naam Type Accessor Direction Beschrijving
LastCheck DateTime Optional In Verplicht voor scheduled workflows
to UltimoString Required In E-mailadres ontvanger — via Scheduler in te vullen

Stap 1: GetList — afgeronde jobs ophalen

Haal alle jobs op die in de afgelopen 7 dagen zijn afgerond:

<Transaction>
    <GetList Name="Haal afgeronde jobs op" Type="Job" OutputProperty="${jobs}">
        <Filter Property="FinishedDate"
                Operator="GreaterThanOrEqual"
                Value="=#startofday(#adddays(#{Environment.CurrentDate}, -7))" />
        <Filter Property="FinishedDate"
                Operator="SmallerThan"
                Value="=#startofday(#{Environment.CurrentDate})" />
    </GetList>
</Transaction>

Datumpatroon: #startofday(#adddays(now(), -2)) geeft het begin van de dag van 2 dagen geleden. Gebruik dit voor bereikfilters (BETWEEN) door twee filters te combineren: GreaterThanOrEqual voor de startdatum en SmallerThan voor de einddatum.

Stap 2: TextTemplate — conditionele e-mailtekst

Gebruik een TextTemplate met conditionele logica op basis van het aantal gevonden jobs:

#if(${jobs.Count} > 0)
    In de afgelopen week zijn ${jobs.Count} jobs afgerond:

    #foreach(${job} in ${jobs})
    - ${job.Id}: ${job.Description} (afgerond: ${job.FinishedDate})
    #end
#else
    Er zijn geen jobs afgerond in de afgelopen week.
#end

Stap 3: Email versturen

<Email Name="Stuur weekrapport"
       From="#{Settings.EmailSender}"
       To="${to}"
       SubjectTemplateCode="WEEKRAPPORT_SUBJECT"
       BodyTemplateCode="WEEKRAPPORT_BODY" />

Stap 4: Scheduler instellen

  1. Ga naar UCT > Business Rules > Workflow Scheduler
  2. Voeg de workflow toe
  3. Stel het schema in: Recurrence pattern > Weekly > Maandag > 07:00
  4. Vul bij Properties het veld to in met het e-mailadres van de maintenance manager
  5. Activeer de workflow

Testen zonder te wachten

Gebruik de Test Run knop (of Run in de Scheduler-lijst) om de workflow direct uit te voeren zonder te wachten op het geplande tijdstip. Controleer daarna de Message-kolom en het Event Log op eventuele fouten.

Valkuil: Als AllowUserInteraction per ongeluk op True staat, zal de scheduler de workflow niet uitvoeren. Zet dit altijd op False voor scheduled workflows.

Brondatabewerken

Dit artikel beschrijft workflow-concepten en -patronen. Voor de feitelijke workflow-XML van een specifieke trigger of ActionField:

Zie ookbewerken