Magazijnbeheer in Ultimo

De module Magazijn beheert de artikelvoorraad, fysieke opslaglocaties en alle voorraadbewegingen. Het is een aparte module naast het Uitgiftebeheer (dat fysieke assets betreft). Het magazijn vormt de schakel tussen het inkoopproces en het materiaalverbruik op werkorders.

Overzichtbewerken

De module Magazijn omvat: - Artikelen: het artikelstambestand - Magazijnen: fysieke opslaglocaties - Artikelmagazijnlocaties: voorraad per artikel per locatie - Voorraadbeheer: mutaties en overboekingen - Picklijsten: verzamellijsten voor materiaaluitgifte - Prijsmutaties: prijswijzigingen

Artikelenbewerken

Artikelen zijn de verbruiksonderdelen, reserveonderdelen en materialen die in het magazijn worden beheerd. Het artikelstambestand is de basis voor inkoop, voorraadbeheer en materiaalplanning.

Tabbladen op het artikeldetailscherm (18+)bewerken

Consultanttip: Het tabblad "Waar gebruikt" is uitermate nuttig om te bepalen welke installaties afhankelijk zijn van een specifiek artikel. Het tabblad "Vervanging en alternatieven" is belangrijk wanneer artikelen worden uitfaseerd.

Stuklijstenbewerken

Een stuklijst (Bill of Materials) op een asset definieert welke artikelen als reserveonderdelen bij dat asset horen. De stuklijst wordt beheerd op het tabblad Stuklijst van het installatiedetailscherm en verwijst naar artikelen in het magazijn.

De koppeling werkt in twee richtingen: - Vanuit het asset: tabblad Stuklijst toont alle gekoppelde artikelen - Vanuit het artikel: tabblad "Waar gebruikt" toont alle assets waar het artikel in de stuklijst staat

Magazijnenbewerken

Elk magazijn vertegenwoordigt een fysieke opslaglocatie met eigen adres en vestigingskoppeling.

Magazijnlocatiesbewerken

Binnen een magazijn worden magazijnlocaties gedefinieerd met de volgende eigenschappen:

Consultanttip: Zorg voor een consistente coderingsstandaard bij magazijnen en locaties. Richt afleveradressen in voor alle operationele magazijnen zodat leveringen correct aankomen.

Artikelmagazijnlocatiesbewerken

Artikelmagazijnlocaties vormen de kern van het voorraadbeheersysteem. Elke record vertegenwoordigt een unieke combinatie van:

Artikel + Magazijn + Locatie (drieledige sleutel)

Op dit niveau wordt bijgehouden: - Actuele voorraad - Min/max-voorraadniveaus - Bestelvoorraad (bestelpunt)

Consultanttip: Hetzelfde artikel kan op meerdere locaties in meerdere magazijnen voorkomen. Bij implementaties met veel artikelen en magazijnen is het gebruik van filters essentieel.

Voorraadbeheerbewerken

Magazijnmutatiesbewerken

Magazijnmutaties registreren alle voorraadbewegingen: - Uitgiften: materiaal uit het magazijn naar een werkorder - Ontvangsten: materiaal van leveranciers naar het magazijn - Correcties: handmatige voorraadcorrecties

Magazijnoverboekingenbewerken

Overboekingen verplaatsen artikelen tussen magazijnen of locaties.

Voorraadtellingbewerken

Via de voorraadtelling wordt de fysieke voorraad gecontroleerd tegen de administratieve voorraad.

Belangrijk bij import: Importeer nooit direct de voorraad van een artikel via de database. Maak in plaats daarvan een voorraadcorrectie aan en klik handmatig op "Goedkeuren". De Ultimo-workflows zorgen er dan voor dat de voorraadwijziging overal correct wordt doorgevoerd.

Picklijstenbewerken

Picklijsten zijn verzamellijsten voor het efficiënt verzamelen van materialen uit het magazijn:

1. Genereren: automatisch op basis van materiaalbehoeften
2. Aanmaken: handmatig een picklijst samenstellen
3. Verwerken: artikelen verzamelen en afboeken
4. Overzicht: alle picklijsten raadplegen

Prijsmutatiesbewerken

Via Magazijn > Prijsmutaties worden prijswijzigingen geregistreerd en goedgekeurd. De methode voor het bijwerken van prijzen (bijv. gewogen gemiddelde) wordt geconfigureerd in de Application Settings.

Uitgiftebeheerbewerken

Naast het magazijn voor verbruiksartikelen kent Ultimo ook Uitgiftebeheer voor fysieke assets:

• Uitgiften: assets uitlenen (bijv. meetapparatuur, gereedschap)
• Innames: geretourneerde assets innemen
• Grafisch overzicht: beschikbaarheid van assets visueel weergeven

Uitgiftebeheer valt onder de module Installaties, niet onder Magazijn.

Configuratiebewerken

Application Settingsbewerken

In de UCT onder Settings > Application Settings:

• Purchase and stock management: methode voor artikelhistorie (per week/maand/jaar), methode voor bijwerken interne verrekeningsprijs
• Purchase and stock management II: voorraad per magazijn beheren, voorraadcontrole per site, prijzen per site volgen, artikelen delen tussen bedrijven

Record authorisationbewerken

Bij klanten met meerdere vestigingen en magazijnen is het belangrijk om de recordautorisatie correct in te richten. Monteurs met vestigingsautorisatie die een centraal magazijn moeten kunnen zien, vereisen een uitzondering op de recordautorisatie voor de artikel- en magazijntabelstructuur.

Best practices bij implementatiebewerken

1. Importeer artikelen via DCS: gebruik Data Collection Sheets voor het importeren van het artikelstambestand
2. Importeer geen voorraad of prijzen direct: gebruik Ultimo-logica (voorraadcorrecties, prijsmutaties)
3. Vulg leverancierskoppeling: zorg dat elk artikel minimaal een leverancier heeft
4. Richt min/max-niveaus in: voor betrouwbare besteladviezen
5. Stem artikelgroepen af: gebruik een consistente groepering voor rapportage

Gedetailleerde processtappenbewerken

Voorraadbeheermethodenbewerken

Ultimo ondersteunt vier voorraadbeheermethoden voor artikelen:

De voorraadbeheermethode wordt ingesteld op het artikel of op de artikelgroep. Een afwijking op artikelniveau overschrijft de groepsinstelling.

Partijen: Bij FIFO/LIFO/FEFO worden bij ontvangst partijen aangemaakt. Per partij worden vastgelegd: vervaldatum, partijnummer leverancier, en magazijnlocatie. Bij uitgifte bepaalt Ultimo automatisch welke partij wordt aangesproken op basis van de methode.

Consultanttip: Stel de voorraadbeheermethode in op artikelgroepniveau als standaard en wijk alleen af op artikelniveau voor uitzonderingen. Dit bespaart configuratietijd bij grote artikelbestanden.

Voorraadniveaus en bestelpuntenbewerken

Ultimo beheert voorraden op twee niveaus:

Artikelniveau: Voorraad per artikel over alle magazijnen. Bestelpunt en maximale voorraad worden op het artikel vastgelegd.

Magazijnniveau: Voorraad per artikel per magazijn. Bestelpunt en maximale voorraad per artikelmagazijn. Vereist de instelling Voorraadbeheer op magazijn.

Beide niveaus kunnen worden gecombineerd met de instelling Voorraad per vestiging bijhouden (aparte licentie vereist).

Magazijnlocaties aanmaken (stap-voor-stap)bewerken

In het scherm Magazijn > Magazijnen, tabblad Magazijnlocaties:

1. Klik op Rij toevoegen
2. Voer de Magazijnlocatiecode in (bijv. "A-01-03" voor stelling A, rij 1, positie 3)
3. Voer een Beschrijving in

Locatie-eigenschappen instellen:

Status: Een locatie heeft status Toegewezen als er artikelen aan zijn gekoppeld, of Vrij als er geen artikelen zijn. Vinkjes kunnen alleen worden verwijderd als de locatie status Vrij heeft.

Consultanttip: Dynamische locaties zijn alleen bruikbaar voor artikelen waarvoor Voorraad bijhouden is geselecteerd. Gebruik een consistente coderingsstandaard (bijv. Stelling-Rij-Positie) voor overzichtelijke magazijninrichting.

Magazijnmutaties aanmaken (gedetailleerd)bewerken

Via Magazijn > Voorraadbeheer > Aanmaken magazijnmutaties:

Er zijn twee soorten: Mutatie en Correctie.

Mutatie (fysieke in- of uitgifte)

1. Maak een nieuw record aan met een omschrijving
2. In Magazijngegevens: selecteer het Uit magazijn
3. In Mutatiesoort: selecteer Mutatie
4. In Magazijnmutatieregels: voeg artikelen toe via Rij toevoegen
5. Vul per regel Aantal in (artikelen naar magazijn) of Aantal uit (artikelen uit magazijn) -- nooit beide
6. Bij Aantal in: selecteer een magazijnlocatie via de + knop naast Code magazijnlocatie
7. De kolom Doorbelasten wordt automatisch gevuld (positief bij uitgifte, negatief bij inname)
8. Optioneel: selecteer Doorbelasten selectievakje om kosten door te belasten aan kostendragers
9. Op tabblad Kostendragers: voer de kostendrager in (jobnummer OF installatie/procesfunctie/afdeling/kostenplaats)
10. Klik op Goedkeuren -- voorraad wordt bijgewerkt, kosten worden geboekt

Bij artikelen met partijen: Na invullen van Aantal uit verschijnen partijregels in het kader Partijregels. Ultimo stelt per partij een uitgifteaantal voor op basis van de voorraadbeheermethode. Bij toegestane afwijking kunt u de verdeling handmatig aanpassen.

Correctie (administratieve aanpassing)

Correcties wijzigen het geregistreerde aantal zonder fysieke verplaatsing. Gebruik dit na tellingen.

1. Selecteer mutatiesoort Correctie (let op: in de bron staat foutief "Mutatie" -- selecteer het artikel en gebruik kolommen Aantal in/Aantal uit)
2. Alleen artikelen met Voorraad bijhouden geselecteerd kunnen worden gecorrigeerd
3. Voer de locatie in waarvoor u de voorraadgegevens corrigeert
4. Bij artikelen met partijen: gebruik Partij toevoegen als er geen bestaande partij is

Let op: Na goedkeuring kan een magazijnmutatie of -correctie niet worden heropend. Bij fouten moet u een nieuwe mutatie aanmaken. Bij onjuiste kostentoewijzing: maak memoriaalboekingen aan.

Magazijnoverboekingen (stap-voor-stap)bewerken

Via Magazijn > Voorraadbeheer > Aanmaken magazijnoverboekingen:

1. Selecteer het Van magazijn (bronmagazijn)
2. Selecteer het Naar magazijn (bestemmingsmagazijn)
3. In kader Artikelen: klik op Rij toevoegen
4. Selecteer een artikel in kolom Code artikel
5. Van magazijnlocatie toont de standaard uitgiftelocatie
6. Naar magazijnlocatie toont de standaard ontvangstlocatie. Wijzig via + knop als er meerdere locaties bestaan
7. Voer het Aantal uit in per artikelregel
8. Bij artikelen met partijen: specificeer per partijregel de hoeveelheid en doellocatie
9. Klik op Goedkeuren -- Ultimo werkt automatisch de voorraadniveaus bij in beide magazijnen

Consultanttip: Overboekingen tussen vestigingen zijn mogelijk. Let op de instelling Voorraad per vestiging bijhouden -- als deze actief is, zijn de implicaties voor besteladviezen anders.

Picklijsten (gedetailleerd)bewerken

Genereren (bulk)

Via Magazijn > Picklijsten > Genereer picklijsten:

1. Maak een picklijstrun aan met een omschrijving
2. Selecteer Uit magazijn (of leeg voor alle magazijnen)
3. Selecteer Naar magazijn (het uitgiftemagazijn) en Naar magazijnlocatie (met Uitgiftelocatie en Meerdere artikelen toestaan ingeschakeld)
4. Optioneel: Gedeeltelijk picken (picklijsten met onvolledige voorraad toestaan)
5. Optioneel: Niet-beschikbare artikelen (artikelen zonder voorraad ook tonen)
6. Stel de Geplande startdatumperiode in
7. Klik op Genereer picklijsten

Ultimo genereert picklijsten op volgorde van: leverdatum (oplopend), aanvraagnummer (oplopend). De voorraadstatus wordt na elke picklijst bijgewerkt zodat volgende picklijsten rekening houden met afnemende voorraad.

1. Klik op Activeer geselecteerde picklijsten -- niet-geselecteerde picklijsten worden verwijderd

Aanmaken (individueel)

Via Magazijn > Picklijsten > Aanmaken picklijst: voor een specifieke job (bijv. een monteur die acute materialen nodig heeft). Alleen jobs met status Goedgekeurd, Actief of Uitgesteld die jobmaterialen bevatten.

Verwerken

Via Magazijn > Picklijsten > Afhandelen picklijsten:

1. Selecteer een picklijst
2. Wijzig indien nodig de kolom Hoeveelheid om te picken
3. Klik op Verwerken tot magazijnoverboekingen

Ultimo doet het volgende: - Maakt de benodigde magazijnoverboekingen aan - Wijzigt de picklijststatus van Actief naar Verwerkt - Past automatisch de jobstatus aan naar Materialen gepakt

Voorraadtellingbewerken

Zie het aparte artikel voorraadtelling voor de complete procedure inclusief ABC-codes, blinde telling en barcodescanner-ondersteuning.

Prijsmutaties (stap-voor-stap)bewerken

Via Magazijn > Prijsmutaties > Aanmaken prijsmutaties:

1. Maak een nieuw record aan
2. Selecteer de vestiging waarop de prijswijziging van toepassing is
3. Klik op Rij toevoegen en selecteer een artikel
4. Voer in de kolom Nieuwe prijs de nieuwe prijs in
5. Voer in de kolom Korting nieuw het nieuwe kortingspercentage in (alleen bij artikelen met een voorkeursleverancier)
6. Klik op Goedkeuren prijsmutatie -- Ultimo werkt de interne verrekenprijs bij en, indien een voorkeursleverancier is geregistreerd, ook de leveranciersprijzen

Consultanttip: Prijsmutaties zijn belangrijk na contractheronderhandelingen. Verwerk ze tijdig om te voorkomen dat besteladviezen en kostencalculaties op verouderde prijzen zijn gebaseerd.

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• assets - Stuklijsten op installaties
• jobs - Materiaalverbruik op werkorders
• inkoop - Bestellingen en ontvangsten
• implementatie - Data import voor artikelen
• autorisatie - Record authorisation voor magazijnen
• uct-overzicht - Voorraadconfiguratie