Projecten en Stops

De Project-module in Ultimo beheert projecten, deelprojecten en jobs. De module koppelt aan het Ultimo-werkbonproces en biedt inzicht in planning, kosten en voortgang op elk niveau. Stops zijn een aanvullende functionaliteit voor het plannen van geplande stilstanden van productie-installaties.

Gerelateerd: jobs, contexten, stamgegevens

Wanneer gebruik je een project?bewerken

Gebruik de projectmodule wanneer: - Werk bestaat uit meerdere samenhangende jobs die als geheel moeten worden gevolgd - Er budgetbewaking nodig is op een hoger niveau dan individuele werkorders - Er een projectleider is die verantwoordelijk is voor de coördinatie - Je deelprojecten wilt gebruiken om het werk logisch te groeperen - Er een goedkeuringsproces is voordat het werk start - Je een grafisch overzicht (Gantt-achtig) nodig hebt van de planning

Consultant-perspectief: Projecten zijn bedoeld voor grotere, afgebakende initiatieven. Voor dagelijks onderhoud zijn gewone jobs voldoende. Voor IT-wijzigingen gebruik je de wijzigingsmodule in itsm.

Projectstructuurbewerken

Projecten zijn hierarchisch opgebouwd:

Project
 +-- Deelproject 1
 |    +-- Job A
 |    +-- Job B
 +-- Deelproject 2
      +-- Job C
      +-- Job D

Op elk niveau registreert u: prioriteit, status, doorlooptijd, start- en einddatum, en documentatie.

Projectfasen en schermenbewerken

Projecten doorlopen verschillende fasen, elk met een eigen scherm:

Let op: In het scherm Projecten (Afhandelen) kunt u geen nieuwe projecten aanmaken. Dat kan alleen in Projectvoorbereiding.

Projectstatussenbewerken

Projectstatussenbewerken

Deelprojectstatussenbewerken

Belangrijk: Wanneer deelprojecten worden goedgekeurd, worden hun jobs ook automatisch goedgekeurd.

Project voorbereidenbewerken

Menu: Projecten > Voorbereiden projecten

Stap-voor-stapbewerken

1. Ga naar het tabblad Algemeen
2. Registreer: aanvrager, aanvraagdatum, projectleider
3. Voer een definitie in (veld Definitie) en aantekeningen (veld Opmerkingen)
4. Optioneel: koppel een Modificatie (alle jobs erven deze koppeling)
5. Stel prioriteit, doorlooptijd, geplande start- en gereeddatums in (kader Gepland)
6. Voeg deelprojecten en jobs toe (tab Deelprojecten & jobs)

Handige functiesbewerken

Deelprojecten beherenbewerken

Tabbladen op het deelprojectscherm:

Jobs aanmaken binnen een deelprojectbewerken

• Aanmaken job: maakt een job met status Open in het jobvoorbereidingscherm
• Aanmaken actieve job: maakt een job met status Actief direct in het jobuitvoeringsscherm

Voortgang bijhoudenbewerken

Het veld Percentage gereed kan automatisch worden berekend (werkelijke vs. geplande uren) of handmatig worden ingesteld via het selectievakje Gereed percentage handmatig wijzigen.

Project afhandelenbewerken

Menu: Projecten > Afhandelen projecten

Tabbladenbewerken

Jobstatussen binnen een projectbewerken

Afhankelijk van de jobstatus opent een andere scherm: - Open of Goedgekeurd: scherm Jobvoorbereiding - Actief of Gereed: scherm Jobuitvoering - Gesloten: scherm Gesloten job

Grafisch overzicht (Projectplanner)bewerken

Het grafisch overzicht biedt een Gantt-achtige weergave van projecten, deelprojecten en jobs.

Beschikbaar in: Voorbereiden projecten, Afhandelen projecten, Gesloten projecten

Werkbalkbewerken

Planningsbordbewerken

• Blokken representeren ingepland werk
• Linkerrand = startdatum, rechterrand = gereeddatum
• Blauw gevulde blokken tonen voortgang (percentage gereed)
• Jobbeschrijvingen en -codes verschijnen bij de blokken
• Zonder ingeplande uren toont Ultimo de verantwoordelijke medewerker

Projectverkennerbewerken

Via Projecten > Projectverkenner krijgt u een boomstructuur-overzicht van alle projecten, deelprojecten en jobs.

Stops en Stopplanningbewerken

Stops zijn geplande stilstanden van productie-installaties (turnarounds, shutdowns) waarbij veel werk in een kort tijdsbestek moet worden uitgevoerd.

Verschil Project vs. Stopbewerken

Stopplanning configurerenbewerken

Stamgegevens > Algemeen > Stopplanning bevat:

1. Multi-jobsjablonen voor stops: definieer planningsgedrag, doorlooptijd, automatisch gereedmelden
2. Kenmerken van stops: definieer aanvullende eigenschappen (numeriek, alfanumeriek, ja/nee, meerkeuze, datum/tijd)

Stopgerelateerde afhandelsjablonenbewerken

Bij het configureren van afhandelsjablonen voor stops: - Selecteer de optie Stopgerelateerd onder Te gebruiken bij - Dit voegt het veld Stopgerelateerd toe aan alle gegenereerde jobs - De optie multi-jobsjabloonregel blijft beschikbaar

Multi-jobsjabloonregels voor stopsbewerken

Elke multi-jobsjabloonregel definieert: - Afhandelsjabloon: welk jobplan wordt gebruikt - Start na start multi-job: planning in dagen - Geplande doorlooptijd: verwachte duur - Melder van subjob: melder van multi-job of uitvoerende medewerker

Kenmerken van stopsbewerken

Kenmerken worden toegewezen op het tabblad Kenmerken in: - Voorbereiden stops - Afhandelen stops - Gesloten stops

Best practices bij implementatiebewerken

1. Definieer de projectstructuur vooraf: bepaal hoeveel niveaus nodig zijn (project/deelproject/job)
2. Gebruik deelprojecten voor budgetbewaking: elk deelproject heeft een eigen budget
3. Koppel modificaties: als het project een wijziging betreft, koppel dan de modificatie zodat alle jobs deze erven
4. Gebruik het grafisch overzicht: dit is de beste manier om de planning visueel te bewaken
5. Kopieer projecten voor terugkerende werkzaamheden: de kopiëerfunctie bespaart veel tijd
6. Bij stops: configureer sjablonen zorgvuldig: goed ingerichte multi-jobsjablonen zijn essentieel voor efficiënte stopplanning

Valkuilenbewerken

• Nieuwe projecten in verkeerd scherm: projecten aanmaken kan alleen in Projectvoorbereiding, niet in Projecten (Afhandelen)
• Deelproject goedkeuren keurt jobs goed: wees ervan bewust dat dit automatisch gebeurt
• Status Afgehandeld is definitief: na deze status zijn gegevens niet meer wijzigbaar
• Budgetmutaties niet registreren: zonder mutaties is er geen zicht op budgetwijzigingen
• Stopsjablonen niet als stopgerelateerd gemarkeerd: jobs worden dan niet correct aan de stop gekoppeld

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• jobs - Werkorders binnen projecten
• contexten - Hoe contexten bepalen in welk backoffice jobs verschijnen
• itsm - Wijzigingen in ITSM die aan projecten kunnen worden gekoppeld
• stamgegevens - Stamdata voor stopplanning