Personeelsbeheer

De module Personeel in Ultimo beheert alle gegevens rondom medewerkers, vakmensen, vakgroepen, roosters, verlof, opleidingen en urenregistratie. Personeelsgegevens vormen de basis voor jobplanning, urenregistratie en kostenberekeningen.

Stamgegevens personeelbewerken

De personeelsstamgegevens zijn te vinden via Stamgegevens > Personeel en omvatten:

Medewerkersbewerken

Het Personeels-scherm (Stamgegevens > Personeel > Personeel) bevat de volledige medewerkersregistratie.

Tabbladenbewerken

Belangrijke instellingenbewerken

• Personeelslid kan uren verantwoorden: geeft toegang tot de voortgangsdialoog op jobs voor het boeken van uren
• Automatisch week toevoegen in urenverantwoording: na goedkeuring wordt de volgende week automatisch aangemaakt

Vakmensenbewerken

Vakmensen zijn medewerkers met een specifiek specialisme, zoals elektriciens, lassers of operators. Ze behoren tot een vakgroep en hebben een voorcalculatietarief.

Configuratie via Stamgegevens > Personeel > Vakmensen:

1. Vakgroep selecteren -- noodzakelijk voor planning
2. Voorcalculatietarief invullen -- wordt gebruikt bij het plannen van uren op jobs
3. Uurtariefcategorieen specificeren met tarieven per categorie
4. Eén categorie instellen als standaardtarief

Let op: Als je het voorcalculatietarief van een vakman wijzigt, verandert dit ook in bestaande jobplannen en PO-jobs. Reeds geboekte uren op bestaande jobs behouden het oude tarief.

Kostenberekeningbewerken

Bij het boeken van uren selecteert de medewerker een uurtariefcategorie. Ultimo berekent dan:

Personeelskosten = Gewerkte uren x Tarief van de geselecteerde uurtariefcategorie

Vakgroepenbewerken

Vakgroepen groeperen vakmensen per discipline. Configuratie via Stamgegevens > Personeel > Vakgroepen.

Voorbeelden: - ET = Elektrotechnische Techniek - MTS = Mechanische TD - PROD = Productie - QC = Kwaliteitsdienst

Instellingen per vakgroepbewerken

Notificatievolgorde voor PO-modellen en looproutesbewerken

Ultimo bepaalt de contactpersoon voor notificaties in deze volgorde:

1. Contactpersoon op de vakgroep
2. Contactpersoon op de vestiging
3. Contactpersoon in de applicatieparameters

Roosters en beschikbaarheidbewerken

Roostergroepenbewerken

Roostergroepen bepalen de werktijden van medewerkers. Via Planning > Medewerkers inplannen per roostergroep zie je een grafisch overzicht van de toewijzingen.

• Toewijzen: wijs een medewerker toe aan een roostergroep voor een bepaalde periode
• Aanpassen: verkort of verleng de deelname aan een roostergroep
• Verwijderen: laat de deelname vervallen voor een periode

Via Planning > Nummer medewerkers per roostergroep zie je hoeveel medewerkers er per roostergroep beschikbaar zijn.

Persoonlijke roostersbewerken

Op het tabblad Beschikbaarheid van een medewerker kun je persoonlijke roosters aanmaken die afwijken van het standaardrooster. Een persoonlijk rooster overschrijft het algemene rooster voor een specifieke periode.

Stappen: 1. Ga naar Stamgegevens > Personeel > Personeel > tabblad Beschikbaarheid 2. Selecteer Toevoegen 3. Stel de startdatum en het aantal roosterdagen in 4. Wijs per dag een dagindeling toe aan elke roostergroep

Verlofbewerken

Verlof wordt geregistreerd als niet-productieve uren in de urenverantwoording:

1. Open de Urenverantwoording week
2. Selecteer bij Overige uren de optie Toewijzen verlof
3. Selecteer een Reden voor verlof (een uurcode met verlofinstelling)
4. Optioneel: Werkzaamheden voor verlofperiode uitplannen
5. Selecteer een periode en eventueel een terugkeerpatroon

Verlofprioriteitbewerken

Bij overlappende verlofregistraties bepaalt de prioriteit van de uurcode welke registratie voorrang krijgt: - Gelijke prioriteit: beide registraties worden opgeslagen - Verschillende prioriteit: alleen de registratie met de hoogste prioriteit (laagste nummer) wordt opgeslagen

Opleidingen en certificatenbewerken

Op het tabblad Opleidingen van het personeelsrecord staan de gevolgde opleidingen en behaalde certificaten. Dit is relevant voor:

• Kwalificaties voor specifieke werkzaamheden
• Vereisten voor werkvergunningen
• Compliancy-registratie

Functies en BHVbewerken

Functiesbewerken

Via Stamgegevens > Personeel > Functies leg je functiebenamingen vast die aan medewerkers worden toegewezen. Medewerkers worden per functie weergegeven in rapportages.

BHV-functiesbewerken

Via Stamgegevens > Personeel > BHV-functies registreer je bedrijfshulpverleningsfuncties. BHV-functies worden eveneens aan medewerkers toegewezen.

Werkvergunningen en HSEbewerken

Werkvergunningenbewerken

Op het tabblad Werkvergunningen van het personeelsrecord staan de bekrachtigingsrollen die een medewerker kan vervullen (aanvrager, verstrekker, houder).

HSE-incidentenbewerken

Op het tabblad HSE-incidenten kun je instellen of een medewerker e-mailwaarschuwingen ontvangt bij HSE-incidenten.

Overige medewerkersgegevensbewerken

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• urenregistratie -- uren boeken, weekstaten en goedkeuring
• entities/hour-code -- uurcodes en uurtariefcategorieen
• planning -- inplannen van medewerkers op jobs
• jobs -- werkorders waaraan personeel wordt gekoppeld
• hse -- HSE-incidenten en werkvergunningen
• stamgegevens -- overzicht van alle stamgegevens