Uitgiftebeheer: Reserveren, Uitgeven en Innemen van Assets

De module Uitgiftebeheer in Ultimo maakt het mogelijk om assets te reserveren, uit te geven aan medewerkers of afdelingen, en weer in te nemen na gebruik. Dit is relevant voor organisaties die assets tijdelijk beschikbaar stellen, zoals meetinstrumenten, gereedschap, voertuigen of IT-apparatuur.

Beschikbare contextenbewerken

Uitgiftebeheer is beschikbaar voor de volgende assettypen:

Consultanttip: Gebruik uitgiftebeheer wanneer de klant assets heeft die regelmatig van gebruiker wisselen. Denk aan meetapparatuur in ziekenhuizen, gereedschap op bouwplaatsen, of poolauto's in een vloot. Voor vaste toewijzing (bijv. een laptop per medewerker) is een eenvoudige koppeling op het asset zelf meestal voldoende.

De levenscyclus van een uitgiftebewerken

De standaard levenscyclus is:

Reserveren --> Uitgeven --> Innemen --> Overzichten bekijken

Elke stap is optioneel: je kunt ook direct uitgeven zonder voorafgaande reservering.

Stap 1: Asset reserverenbewerken

Reservering aanmakenbewerken

Maak een reservering aan in een van de volgende schermen: - [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Asset reserveren: standaard reserveringsscherm - [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Uitgiften: via de knop Reserveren direct vanuit het uitgiftescherm

Bij een reservering leg je vast: - Welk asset wordt gereserveerd - Voor wie de reservering is (medewerker, afdeling) - Wanneer het asset nodig is (begin- en einddatum)

Beschikbaarheid controlerenbewerken

Controleer vooraf de beschikbaarheid van assets via het grafisch overzicht. Dit toont: - Een tijdbalk per asset, gegroepeerd per assetsoort - Perioden waarin het asset al is gereserveerd of uitgegeven - Beschikbare perioden voor nieuwe reserveringen

Consultanttip: Het grafisch overzicht is vooral waardevol bij instrumenten en meetapparatuur waar meerdere afdelingen dezelfde pool delen. Verwijs eindgebruikers naar dit overzicht om conflicten te voorkomen.

Stap 2: Asset uitgevenbewerken

Uitgifte vanuit reserveringbewerken

1. Ga naar [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Uitgiften
2. Open de reservering
3. Wijzig indien nodig de aanvraaggegevens of assets
4. Bevestig de persoon die het asset ontvangt in het veld Uitgegeven aan
5. Klik op Uitgeven om de uitgifte te registreren

De recordstatus van het asset wijzigt dienovereenkomstig.

Directe uitgifte (zonder reservering)bewerken

Je kunt ook direct een uitgifte aanmaken zonder voorafgaande reservering:

1. Ga naar [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Uitgiften
2. Voer de aanvraaggegevens en assets in
3. Bevestig de ontvanger in het veld Uitgegeven aan
4. Klik op Uitgeven

Uitgifte wijzigenbewerken

1. Ga naar [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Uitgiften
2. Open de uitgifte
3. Wijzig de benodigde velden
4. Klik op Opslaan

Stap 3: Asset innemenbewerken

Wanneer een uitgegeven asset wordt teruggebracht, registreer je de inname:

1. Ga naar [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Innames
2. Vul de Innamegegevens in:
3. Teruggebracht door: de persoon die het asset terugbrengt
4. Retourdatum: wanneer het asset is teruggebracht
5. Locatie of ruimte na inname: waar het asset naartoe gaat
6. Registreer de geretourneerde assets:
7. Klik op Toevoegen uitgifte om terug te vinden per uitgifte, of
8. Klik op Toevoegen installatie om het asset direct te zoeken
9. Ultimo selecteert automatisch het selectievak Ontvangen
10. Klik op Ontvangen om de inname te bevestigen

Na inname: - De beschikbaarheid van het asset wordt bijgewerkt op basis van de bestemming (Naar ruimte of Naar locatie) - Het asset is weer beschikbaar voor nieuwe reserveringen en uitgiften

Overzichtenbewerken

Overzicht uitgiftenbewerken

Ga naar [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Overzicht uitgiften

Dit scherm toont alle uitgiften (zowel open als verwerkt). In tegenstelling tot het scherm Uitgiften (dat alleen records toont die relevant zijn voor uitgiftewerk), is dit een read-only overzicht.

Overzicht innamesbewerken

Ga naar [Asset-module] > Uitgiftebeheer > Overzicht innames

Toont alle innames. Net als bij het overzicht uitgiften is dit read-only en toont het alle records, niet alleen die relevant zijn voor ontvangstwerk.

Grafisch overzicht beschikbaarheidbewerken

De grafische overzichten tonen de beschikbaarheid van assets voor uitgifte en inname per assetsoort. De beschikbaarheid wordt weergegeven als een tijdbalk, gegroepeerd per asset.

Instrumenten: uitgifte-informatie op het assetschermbewerken

Bij instrumenten (MT-context) kun je op het assetscherm zelf ook uitgifte-informatie bekijken en registreren. In het kader Uitgegeven op het tabblad Algemeen kun je specificeren: - Of het instrument is uitgegeven - Aan wie het is uitgegeven - Wanneer het is uitgegeven - De verwachte retourdatum

Dit is een vereenvoudigde registratie die los staat van het volledige uitgiftebeheerproces, maar handig is voor snelle referentie.

Praktische tips voor consultantsbewerken

Wanneer uitgiftebeheer inzetten?bewerken

Gebruik uitgiftebeheer wanneer: - Assets regelmatig van gebruiker wisselen (poolmiddelen) - De klant inzicht wil in wie welk asset heeft en wanneer - Planningsconflicten moeten worden voorkomen (beperkte beschikbaarheid) - Er een formeel in- en uitleenproces nodig is (bijv. voor audit-doeleinden)

Wanneer is uitgiftebeheer niet nodig?bewerken

• Bij vaste toewijzing van assets aan personen (gebruik dan het veld "Eigenaar" of "Gebruiker" op het asset)
• Bij assets die nooit van locatie wisselen
• Bij verbruiksartikelen (gebruik magazijnuitgiftes)

Combinatie met reserveringenbewerken

De module Uitgiftebeheer kan worden gecombineerd met de Reserveringsmodule (voor ruimtes, middelen, catering). Beide gebruiken vergelijkbare grafische overzichten maar zijn functioneel gescheiden: uitgiftebeheer is voor assets, reserveringen voor facilitaire middelen.

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• assets - Assets die worden uitgegeven en ingenomen
• contexten - Contexten waarvoor uitgiftebeheer beschikbaar is
• magazijn - Magazijnbeheer voor verbruiksartikelen (niet-repareerbaar)
• stuklijsten - Wisseldelen en reserveonderdelen op assets