Werkvergunningen in Ultimo

Een werkvergunning is een formeel document dat toestemming geeft voor het uitvoeren van gevaarlijke werkzaamheden. Het waarborgt dat alle veiligheidsmaatregelen zijn genomen voordat het werk begint, en registreert wie verantwoordelijk is voor welke controles en maatregelen. De werkvergunningsmodule is onderdeel van de HSE-module.

Overzicht werkvergunningsprocesbewerken

Het werkvergunningsproces doorloopt zes fasen, elk met een eigen status:

Aanvragen (status: Aangevraagd)
  └── Voorbereiden (status: In voorbereiding)
       └── Bekrachtigen (valideren per rol)
            └── Activeren (status: Actief)
                 ├── Verlengen (status: Te verlengen, max 6x)
                 │    └── Opnieuw bekrachtigen en activeren
                 └── Sluiten (oplevering, status: Gesloten)

Fase 1: Aanvragenbewerken

Scherm: HSE > Werkvergunningen > Aanvragen werkvergunningen

Stap-voor-stapbewerken

1. Maak een werkvergunningsrecord aan
2. Voer een omschrijving in
3. Vul de Aanvraaggegevens in
4. Beschrijf de Werkzaamheden waarvoor de vergunning wordt aangevraagd
5. Voer de Geplande startdatum en Geplande gereeddatum in (de werkperiode)
6. Selecteer een Risicocategorie (Laag of Hoog)
7. Voeg een of meer werkvergunningstypen toe
8. In kader Uitvoering: vul het Aantal uitvoerenden in. Voeg optioneel namen toe in het veld Uitvoerenden
9. In kader Keuzelijsten: controleer de getoonde goedgekeurde keuzelijsten voor aanvragen. Markeer N.v.t. waar niet van toepassing
10. Selecteer per keuzelijst de relevante opties in kader Opties
11. Klik op Aanvragen -- status wordt Aangevraagd

Risicocategorie Hoogbewerken

Bepaalde bekrachtigingsrollen worden alleen geactiveerd wanneer de risicocategorie Hoog is. Belangrijke regels:

• De medewerker die Hoog selecteert, wordt geregistreerd als degene die de risicocategorie heeft ingesteld
• Als Hoog is ingesteld op basis van een werkvergunningssjabloon, wordt de aanvrager geregistreerd
• De risicocategorie kan alleen worden teruggezet naar Laag door:
• De medewerker die Hoog heeft ingesteld
• De verstrekker, mits Mag altijd keuzelijstopties uitzetten is geselecteerd in de bekrachtigingsrol

Fase 2: Voorbereidenbewerken

Scherm: HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen

De verstrekker controleert de aanvraag, identificeert alle risico's en definieert de benodigde maatregelen:

• Maatregelen verstrekker: maatregelen die door de verstrekkende afdeling worden genomen
• Maatregelen houder: maatregelen die door de uitvoerende partij (houder) worden genomen

Documentatie toevoegenbewerken

Op het tabblad Documentatie: - Document koppelen: een extern bestand uploaden (Ultimo maakt automatisch een documentrecord aan) - Rij toevoegen: een bestaand document uit het Documentatie-scherm selecteren

Fase 3: Bekrachtigen (valideren)bewerken

Een werkvergunning moet door minimaal drie personen worden bekrachtigd, elk met een eigen rol. Dit is de kern van het veiligheidsproces.

Verplichte bekrachtigingsrollenbewerken

Optionele bekrachtigingsrollenbewerken

U kunt aanvullende rollen toevoegen, bijvoorbeeld: - Operator - Bouwkundig ingenieur - Brandexpert

Digitaal bekrachtigen (stap-voor-stap)bewerken

1. Ga naar HSE > Werkvergunningen > Aanvragen werkvergunningen of Afhandelen werkvergunningen
2. Ga naar het tabblad Bekrachtiging
3. Zoek uw medewerkerscode of bekrachtigingsrol in het kader Bekrachtiging
4. Klik op Digitaal bekrachtigen
5. Lees de verklaring en selecteer het akkoordvakje
6. De werkvergunning is ondertekend voor uw rol

Opmerking: Bekrachtiging op papier is ook mogelijk. Gebruik hiervoor de afgedrukte werkvergunning met de kolom Bekrachtiging (Datum en Initialen).

Te bekrachtigen werkvergunningen volgenbewerken

Voeg deze tabellen toe aan uw dashboard: - Te bekrachtigen werkvergunningen: alle werkvergunningen die u moet bekrachtigen - Te bekrachtigen werkvergunningen van mijn rol (verstrekker): werkvergunningen voor uw specifieke rol

Fase 4: Activerenbewerken

Scherm: HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen

1. Controleer op tabblad Validatie of alle digitale bekrachtigingen zijn uitgevoerd
2. Ga naar tabblad Aanvraag
3. Klik op Wijzig status en selecteer Actief

De uitvoerenden mogen nu aan het werk.

Fase 5: Verlengenbewerken

Alleen van toepassing wanneer de job niet in een werksessie is afgerond.

Status wijzigen naar Te verlengenbewerken

1. Ga naar HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen
2. Klik op Wijzig status > Te verlengen

Verlenging uitvoerenbewerken

1. Controleer de inhoud van de werkvergunning (zijn alle veiligheidsmaatregelen nog actueel?)
2. Wijzig de Geplande startdatum en Geplande einddatum voor de nieuwe werkperiode
3. Ga naar tabblad Validatie
4. In kader Verlenging: zoek uw medewerkerscode of bekrachtigingsrol
5. Klik op Digitaal bekrachtigen
6. Na alle bekrachtigingen: activeer de werkvergunning opnieuw

Maximaal 6 verlengingen per werkvergunning.

Consultanttip: Een verlenging vereist opnieuw bekrachtigen. Dit dwingt af dat de veiligheidsomstandigheden opnieuw worden gecontroleerd -- essentieel bij langlopende werkzaamheden waarbij condities kunnen veranderen.

Fase 6: Sluiten (oplevering)bewerken

Scherm: HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen

1. Controleer of de werkoppervlakten gereed zijn voor normale productie:
2. Afval verwijderd
3. Genomen maatregelen opgeheven
4. Alles teruggeplaatst
5. Ga naar tabblad Bekrachtiging
6. In kader Oplevering: zoek uw medewerkerscode of bekrachtigingsrol
7. Klik op Digitaal bekrachtigen
8. Zorg dat alle validaties zijn uitgevoerd
9. Klik op Wijzig status > Gesloten

De werkvergunning verdwijnt van het scherm en is te bekijken in Overzicht werkvergunningen.

Status wijzigenbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen:

1. Klik op Wijzig status
2. Selecteer de gewenste status
3. Voer optioneel een opmerking in

Alle opmerkingen zijn zichtbaar op het tabblad Voortgang van de werkvergunning.

Werkvergunning afdrukkenbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen:

1. Selecteer de werkvergunning
2. Klik op Printen werkvergunning (of Printen werkvergunning (selecteren taal) voor een andere taal)

Indeling afgedrukte werkvergunningbewerken

Werkvergunningssjablonenbewerken

Aanmakenbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Werkvergunningssjablonen:

1. Maak een sjabloonrecord aan
2. Vul de tabbladen in zoals bij een werkvergunning: Aanvragen, Maatregelen verstrekker, Maatregelen houder, Documentatie
3. Optioneel: upload een afbeelding op tabblad Afbeelding op achterkant (verschijnt op de achterkant van het afgedrukte formulier)

Koppelen aan PO-jobs en looproutesbewerken

Het tabblad Gekoppeld aan toont de PO-jobs en looproutejobsjablonen waaraan het sjabloon is gekoppeld. Bij status Goedgekeurd worden werkvergunningen automatisch aangemaakt wanneer jobs worden gegenereerd vanuit deze PO-jobs of looproutes.

Werkvergunning aanmaken op basis van sjabloonbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Aanmaken werkvergunning o.b.v. sjabloon:

1. Selecteer het sjabloon
2. Ultimo kopieert alle gegevens naar een nieuwe werkvergunning met status Aangemaakt
3. De werkvergunning opent direct in het scherm Aanvragen werkvergunningen

Consultanttip: Maak sjablonen aan voor alle terugkerende gevaarlijke werkzaamheden. Dit bespaart tijd, voorkomt vergeten maatregelen, en zorgt voor consistentie. Koppel sjablonen aan PO-jobs voor volledig geautomatiseerde werkvergunningsaanmaak.

Grafische weergavenbewerken

Actieve werkvergunningenbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Grafische weergave actieve werkvergunningen:

Toont alle werkvergunningen met status Actief op een plattegrond. Functionaliteit: - Cirkels op markeringen: hoe meer werkvergunningen, hoe groter de cirkel - Kleuren: geven de risicocategorie aan - Waarschuwingsicoon (rechtsboven in cirkel): een of meer werkvergunningen zijn verlopen - Klik op een cirkel: lijst met werkvergunningen op die locatie - Klik op een werkvergunning: Toon details of Open scherm - Filter op: Risicocategorie Hoog, Leverancier (houder)

Geplande werkvergunningenbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Grafische weergave geplande werkvergunningen:

Vergelijkbaar met actieve weergave, maar filtert op: - Geplande startdatum en Geplande einddatum (periode) - Voortgangsstatussen - Leverancier (houder)

Configuratie grafische weergavenbewerken

In het menu Instellingen: upload een afbeelding (zijaanzicht productielijn, plattegrond verdieping, bovenaanzicht terrein) en markeer punten. Koppel markeringen aan installaties, procesfuncties en ruimten. Werkvergunningen gekoppeld aan deze objecten worden automatisch op de markeringen getoond.

Overzicht werkvergunningenbewerken

Via HSE > Werkvergunningen > Overzicht werkvergunningen: Toont alle werkvergunningen (alle statussen). Verschilt van Afhandelen werkvergunningen doordat het alleen-lezen is en alle statussen toont.

Koppeling met andere modulesbewerken

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• hse - Overzicht HSE-module
• jobs - Werkvergunningen op werkorders
• assets - LOTO-plannen en indienststellingsinformatie
• periodiek-onderhoud - Automatische werkvergunningen bij PO-jobs
• autorisatie - Bevoegdheden voor bekrachtigingsrollen