Fleet Asset Management in Ultimo

De Fleet-module in Ultimo ondersteunt het volledige beheer van voertuigen en andere mobiele assets. De module biedt functionaliteit voor objectregistratie, tankbeurtenregistratie, schadebeheer, verzekeringenbeheer, factuurcontrole en APK-tracking.

Overzicht Fleet-functionaliteitbewerken

Fleet-objectenbewerken

Wat is een fleet-object?bewerken

Een fleet-object is een enkel voertuig. Het kan onderdeel zijn van een vlootnummer of een ander object. Fleet-objecten vormen de basis van de Fleet-module en worden gebruikt als kostendrager voor tankbeurten, schades en verzekeringen.

Registratie van een fleet-objectbewerken

1. Ga naar Fleet > Object > Objecten
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer een omschrijving in
4. Selecteer indien nodig een vlootnummer via Wijzig of selecteer een ander object in het veld Onderdeel van
5. Voer het kenteken in zoals het op de kentekenplaat staat
6. Voer overige informatie in, zoals een afbeelding

Registratie op basis van kenteken (RDW)bewerken

Ultimo kan een objectregistratie automatisch aanmaken op basis van gegevens uit de RDW-kentekendatabase. Ultimo legt hierbij ook de kenmerken van het object vast.

1. Ga naar Fleet > Object > Aanmaken object o.b.v. kenteken
2. Voer het kenteken in zonder streepjes

Let op: deze optie is enkel beschikbaar in Nederland en vereist een interface naar de RDW. IFS Ultimo B.V. is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de RDW-kentekendatabase.

Tankbeurtenregistratiebewerken

Met de Tankbeurtenregistratie (Refuelling-registratie) registreer je de kosten van tankbeurten. Dit omvat niet alleen brandstof, maar ook motorolie, wasbeurten en artikelen uit de tankshop. Elke artikelinkoop wordt beschouwd als een tankbeurt.

De artikelinkoop, kilometerstand en het brandstofverbruik worden per voertuig bijgehouden.

Processtappen tankbeurtenbewerken

1. Stamgegevens inrichten: tankkaarten, leveranciers, artikelen
2. Instellingen configureren: afwijkingssoorten
3. Brandstofgegevens registreren bij fleet-objecten (kenmerken)
4. Tankbeurten aanmaken: vanuit een importbestand of handmatig
5. Valideren: controleren van incomplete of afwijkende gegevens
6. Verwerken: kilometerstanden en brandstofverbruik doorboeken
7. Facturen aanmaken: kosten doorbelasten aan objecten
8. Historie bekijken: overzicht van verwerkte tankbeurten

Importeren tankbeurtbestandenbewerken

Tankbestanden van brandstofleveranciers kunnen worden geimporteerd via:

1. Ga naar Fleet > Tankbeurtenregistratie > Importeren tankbeurten
2. Selecteer de leverancier
3. Upload het bestand
4. Na import toont Ultimo de gegevens als een tankbeurtenrun in:
5. Valideren tankbeurten -- als er problemen zijn gevonden
6. Verwerken tankbeurten -- als alle gegevens correct zijn

Incorrecte tankbeurtenruns (Valideren)bewerken

Het scherm Valideren tankbeurten wordt gebruikt om fouten in geimporteerde tankbeurten op te lossen. Een run krijgt de status Ongeldig of Incompleet wanneer er fouten worden gevonden.

Tabblad Algemeen -- fouten oplossen:

Na het oplossen: selecteer Valideren per rij of gebruik de knop Valideren in het kader Acties om alles in een keer te valideren. Bij status Geldig verhuist de run naar Verwerken tankbeurten.

Tabblad Afwijkingen -- inconsistenties controleren:

• Gebruik Accepteren om de afwijking te negeren
• Gebruik Rapporteren om vast te leggen dat de afwijking wordt gemeld
• Gebruik Opnieuw valideren om de status te updaten na oplossing
• Controleer tankinhoud bij overschrijding via tabblad Kenmerken van het object

Recordstatussen tankbeurten:

Verwerken tankbeurtenbewerken

In het scherm Verwerken tankbeurten bekijk en verwerk je kilometerstanden en verbruiksgegevens. Alleen runs met status Geldig worden getoond.

1. Ga naar Fleet > Tankbeurtenregistratie > Verwerken tankbeurten
2. Open een tankbeurtenrun
3. Selecteer de knop Verwerken kilometerstanden en verbruik
4. Na verwerking wordt het selectievakje Kilometerstanden en verbruik verwerkt aangevinkt
5. Bij status Afgehandeld verdwijnt de run naar het Overzicht tankbeurten

Let op: als Kilometerstand en verbruik verwerkt is geselecteerd, wijzigt de kilometerstand van het fleet-object bij verwerking. Als Meetpunt waarde aanmaken voor hoeveelheid is geselecteerd, wordt een meetpuntwaarde aangemaakt voor de ingekochte brandstof.

Facturen aanmaken voor een tankbeurtenrunbewerken

1. Ga naar Fleet > Tankbeurtenregistratie > Verwerken tankbeurten
2. Open een tankbeurtenrun
3. Selecteer de knop Aanmaken facturen
4. Ultimo maakt per vestiging een factuur aan, met per ingekocht artikel een factuurregel
5. De factuur is verder te verwerken in Aanmaken facturen zonder bestelling

Handmatig tankbeurten aanmakenbewerken

Voor tankbeurten die niet via een leveranciersbestand zijn aangeleverd:

1. Ga naar Fleet > Tankbeurtenregistratie > Aanmaken tankbeurten
2. Vul de Transactiegegevens in: leverancier, transactiedatum, tanklocatie, nummer
3. Selecteer medewerker en fleet-object (Ultimo vult automatisch vestiging, afdeling en kostenplaats)
4. Registreer het ingekochte artikel met hoeveelheid, prijs en btw in het kader Artikel
5. Vink Verwerken aan om de hoeveelheid te koppelen aan een meetpunt van het fleet-object
6. Voer de kilometerstand in
7. Selecteer Valideren om afwijkingen te controleren
8. Selecteer Aanmaken factuur om een factuur te genereren

Overzicht tankbeurtenbewerken

Via Fleet > Tankbeurtenregistratie > Overzicht tankbeurten bekijk je alle tankbeurtenruns, inclusief runs met status Verwerkt (dit is het enige scherm waar deze zichtbaar zijn).

De knop Naar scherm opent de run in het juiste scherm op basis van status: - Incompleet of Ongeldig: opent in Valideren tankbeurten - Geldig: opent in Verwerken tankbeurten - Verwerkt: geen scherm beschikbaar

Schadesbewerken

Melden en afhandelen van schadesbewerken

Schaderegistratie geeft inzicht in schades per object, bestuurder, verzekering en periode.

1. Ga naar Fleet > Schades > Melden en afhandelen schades
2. Op het tabblad Algemeen: leg de schadedatum, oorzaak, object, betrokkenen, melder, locatie en toedracht vast. Registreer geschatte en werkelijke schadebedragen, uitkering, verhaalschade of verkoop van wrak
3. Op het tabblad Tekst: leg aanvullende informatie vast over correspondentie met betrokkenen en verzekeraars
4. Op het tabblad Verzekeringen: selecteer Rij toevoegen, kies een verzekeringscode, voer gegevens in en gebruik Specificeren kosten voor een gedetailleerde kostenspecificatie
5. Op het tabblad Kosten/Opbrengsten: selecteer een kostenberekeningsmethode, voer kosten en opbrengst in
6. Op het tabblad Aantekeningen: voeg kennisonderwerpen en notities toe
7. Op het tabblad Documentatie: koppel documenten via Document koppelen of Rij toevoegen
8. Op de tabbladen Afbeeldingen 1 en Afbeeldingen 2: registreer elk maximaal vier foto's van de schade

Tip: je kunt dit scherm ook openen vanuit Melden jobs om een schaderapport gekoppeld aan een job aan te maken.

Afgehandelde schadesbewerken

Via Fleet > Schades > Afgehandelde schades bekijk je verwerkte schades.

Overzicht van schadesbewerken

Ultimo biedt verkenners voor een overzicht van schades. Zie Wat zijn verkenners? voor meer informatie.

Verzekeringenbewerken

Wat is een verzekering?bewerken

Een verzekering is een overeenkomst tussen een verzekeraar en een verzekerde waarbij de verzekeraar het risico van schade op zich neemt in ruil voor een premie. In Fleet koppel je verzekeringen aan fleet-objecten en aan schademeldingen.

Registreren van een verzekeringbewerken

1. Ga naar Fleet > Verzekeringen > Verzekeringen
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer een omschrijving in
4. Voer de details van de verzekeraar in
5. Voer de financiele details in (premie, kosten per jaar)
6. Voer de dekking in en in welke situaties de verzekering de schade dekt
7. Gebruik het tekstvak Beschrijving voor aanvullende informatie (overleggen, bezoeken, verzekeringsvoorwaarden)
8. Selecteer Printen verzekering voor een afdruk van de verzekeringsdetails en gekoppelde fleet-objecten

Fleet-objecten koppelen aan een verzekeringbewerken

1. Ga naar Fleet > Verzekeringen > Verzekeringen
2. Ga naar het tabblad Objecten
3. Selecteer Rij toevoegen om een fleet-object toe te voegen
4. Selecteer View om een fleet-object te bekijken of te wijzigen

Let op: selecteer Kosten van verzekering cumulatief o.b.v. kosten van objecten om de kosten per jaar te berekenen als totaal van de kosten per object. Het veld Kosten per jaar op tabblad Algemeen toont dan het berekend totaal.

Schades onder een verzekeringbewerken

Op het tabblad Schades van een verzekering vind je een overzicht van schademeldingen die onder de dekking vallen. In Melden en afhandelen schades geef je aan bij welke verzekering een schade kan worden geclaimd.

Facturen bij een verzekeringbewerken

Het tabblad Facturen toont facturen gerelateerd aan kosten die bij de verzekering kunnen worden gedeclareerd. Via Aanmaken facturen zonder bestelling en Aanmaken creditfacturen zonder bestelling kun je facturen als verzekeringsclaims registreren.

Factuurcontrole (Fleet)bewerken

Het submenu Factuurcontrole binnen Fleet wordt gebruikt om facturen te registreren en te controleren, waarmee een factuurgeschiedenis wordt opgebouwd. Dit betreft zowel reguliere facturen als creditfacturen, al dan niet gerelateerd aan een bestelling.

Facturen zonder bestelling aanmakenbewerken

1. Ga naar Fleet > Factuurcontrole > Aanmaken facturen zonder bestelling
2. Maak een nieuw record aan
3. Selecteer leverancier, valuta en vestiging
4. Voer een toelichting in
5. Selecteer Aanmaken factuurregel om een nieuwe factuurregel te registreren
6. Na controle van prijzen en kortingen: selecteer Goedkeuren (status wordt Goedgekeurd)
7. De factuur verhuist naar Afgehandelde facturen zonder bestelling

Kosten kunnen worden toegewezen aan kostendragers zoals vlootnummers, objecten en verzekeringen.

Afgehandelde facturen bekijken en heropenenbewerken

1. Ga naar Fleet > Factuurcontrole > Afgehandelde facturen zonder bestelling
2. Selecteer View bij de gewenste factuurregel
3. Selecteer Heropenen om de status terug te zetten naar Open

Creditfacturen zonder bestellingbewerken

1. Ga naar Fleet > Factuurcontrole > Aanmaken creditfacturen zonder bestelling
2. Maak een nieuw record aan (leverancier, valuta, vestiging, toelichting)
3. Selecteer Aanmaken factuurregel voor een nieuwe creditfactuurregel
4. Na controle: selecteer Goedkeuren (status wordt Credit goedgekeurd)
5. De creditfactuur verhuist naar Afgehandelde creditfacturen zonder bestelling

Tip: het Totalen-kader toont de totaalbedragen van de creditfactuurregels.

Afgehandelde creditfacturen heropenenbewerken

Via Fleet > Factuurcontrole > Afgehandelde creditfacturen zonder bestelling kun je creditfacturen met status Goedgekeurd bekijken en via Heropenen terugzetten naar Open.

APKbewerken

Fleet-objecten ondersteunen APK-tracking als onderdeel van de algemene gegevens. De APK-datum wordt vastgelegd bij het fleet-object zodat tijdig een nieuwe keuring kan worden ingepland.

Zie ookbewerken

• uitgiftebeheer -- reserveren, uitgeven en innemen van assets (ook fleet-objecten)
• assets -- algemeen assetbeheer
• inkoop -- factuurcontrole en bestellingen
• metingen -- meetpunten en meetwaarden