Contractbeheer in Ultimo
De module Contracten beheert alle onderhouds-, service- en leverancierscontracten binnen Ultimo. Contracten bieden inzicht in contractuele verplichtingen, looptijden, kosten en de installaties die onder een contract vallen. De module is beschikbaar in alle backoffices behalve Schoonmaak.
Wat is een contract?bewerken
Een contract in Ultimo bevat informatie over: - Voorwaarden en afspraken - Leverancier - Kosten - Opzegtermijnen - Status en looptijd
Contracten kunnen worden gekoppeld aan installaties, procesfuncties, gebouwen, werkorders, facturen en periodiek onderhoud.
Tabbladen op het contractdetailschermbewerken
Het contractdetailscherm bevat negen tabbladen:
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Algemeen | Contractnummer, omschrijving, leverancier, looptijd, type, status |
| Installaties | Installaties die onder het contract vallen |
| Procesfuncties | Procesfuncties die onder het contract vallen |
| Gebouwen | Gebouwen die onder het contract vallen |
| Aantekeningen | Vrije tekst en notities |
| Documentatie | Bijgevoegde contractdocumenten |
| Jobs | Werkorders die onder het contract zijn uitgevoerd |
| Facturen | Facturen gekoppeld aan het contract |
| Periodiek onderhoud | Preventieve onderhoudsschema's via het contract |
Contractsoort vs. contractvormbewerken
Het is belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen contractsoort en contractvorm:
| Concept | Definitie | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Contractsoort (type) | Het onderwerp of de dienst die wordt geleverd | Leveringscontract, leasecontract, onderhoudscontract |
| Contractvorm (form) | Hoe de dienst wordt gefactureerd | Nacalculatie, vaste prijs |
Owner vs. managerbewerken
Ultimo maakt onderscheid tussen twee rollen bij een contract:
- Owner: de ondertekenaar van het contract
- Manager: de contractmanager die de contractvoorwaarden beheert na ondertekening
Let op: E-mailnotificaties worden verzonden naar de owner, niet naar de manager.
Automatische notificatiesbewerken
Er zijn twee standaard workflows in de Workflow Scheduler voor contractnotificaties:
| Workflow | Functie | Wanneer |
|---|---|---|
Standard_ServiceContract_OnExpirationMailToOwner |
Melding dat opzegtermijn nadert | 30 dagen voor opzegtermijn (als Verlengen/Beeindigen niet automatisch staat) |
Standard_ServiceContract_OnExpirationReminder |
Herinnering opzegtermijn | 7 dagen voor opzegtermijn (als Verlengen/Beeindigen automatisch staat) |
Consultanttip: De checkboxen "Auto-renew" en "To expire" zijn alleen voor rapportagedoeleinden. Er zit geen bedrijfslogica achter -- ze worden niet automatisch ingesteld.
Koppelingen vanuit andere modulesbewerken
Contracten verschijnen op meerdere plekken in Ultimo:
| Module | Waar zichtbaar |
|---|---|
| assets | Tabblad Contracten op installatie/procesfunctie |
| jobs | Contractkoppeling op de werkorder |
| inkoop | Facturen gekoppeld aan contracten |
| periodiek-onderhoud | PO-modellen die via het contract worden uitgevoerd |
Door contracten te koppelen aan installaties, periodiek onderhoud, jobs en facturatie ontstaat een totaaloverzicht op contractniveau.
Evaluatiesbewerken
Ultimo ondersteunt contractevaluaties en leveranciersbeoordelingen:
- Leveranciersbeoordelingen: periodieke beoordeling van leveranciers op basis van thema's en vragen
- Beoordelingssjablonen: standaard sjablonen voor beoordelingen
- Beoordelingsrondes: geplande evaluatierondes
- Actiepunten evaluatie: opvolging van bevindingen
Prijsafsprakenbewerken
Via Contracten > Prijsafspraken worden specifieke prijsafspraken met leveranciers vastgelegd. Deze kunnen worden gebruikt bij het inkoopproces om automatisch de juiste prijzen toe te passen.
Best practices bij implementatiebewerken
- Koppel contracten aan installaties: dit geeft een compleet overzicht van welke assets gedekt zijn
- Koppel periodiek onderhoud: hiermee volg je contractuele onderhoudsafspraken op
- Stel notificaties in: configureer de Workflow Scheduler voor tijdige waarschuwingen bij opzegtermijnen
- Definieer contractsoorten en -vormen: gebruik de stamgegevens voor een consistente classificatie
- Gebruik het tabblad Facturen: zet werkelijke kosten af tegen de contractuele afspraken
Contracten in IT Service Managementbewerken
In de ITSM-module worden contracten gebruikt voor het onderhoud van configuratie-items (CI's) en software:
Menu: IT > Contracten
CI-contractenbewerken
Op het tabblad Contracten van een configuratie-item kunt u contracten koppelen: 1. Ga naar IT > Configuratiebeheer > Configuratie-items 2. Open een CI, ga naar tabblad Contracten 3. Selecteer Rij toevoegen 4. Selecteer een contract in de kolom Code contract
Software-contracten en SLA'sbewerken
Software heeft zowel contracten als SLA's op het tabblad Contracten: - Contracten voor onderhouds- en licentieafspraken - SLA's (Service Level Agreements) die responstijden en oplossingstijden definiëren
SLA's bepalen het serviceniveau dat van toepassing is op incidenten. De SLA, service en het serviceniveau met de geplande responstijd en oplossingstijd worden getoond op het tabblad Algemeen II van het incidentscherm.
Let op: De responstijd en oplostijd die in de SLA zijn vastgelegd, hebben een hogere prioriteit dan handmatig ingevoerde start- en gereeddatums op incidenten.
Contractstamgegevensbewerken
De contractstamgegevens worden beheerd via Stamgegevens > (Module) > Contracten: - Contractsoorten: categorisatie (onderhoudscontract, servicecontract) - Contractvormen: facturatiemodel (fixed-price, nacalculatie) - Betalingsvoorwaarden: betaalcondities per taal
Zie stamgegevens voor het volledige overzicht van in te richten master data.
Gerelateerde onderwerpenbewerken
- assets - Installaties en procesfuncties onder contract
- jobs - Werkzaamheden gekoppeld aan contracten
- periodiek-onderhoud - Preventief onderhoud via contracten
- inkoop - Inkoopfacturen bij contracten
- autorisatie - Wie mag contracten beheren
- uct-overzicht - Workflow Scheduler voor notificaties
- itsm - IT Service Management met CI-contracten en SLA's
- stamgegevens - Contractsoorten, -vormen en betalingsvoorwaarden