Assets (Installaties) in Ultimo

Assets vormen het fundament van Ultimo: het zijn alle fysieke objecten waaraan onderhoud wordt gepleegd, waarop kosten worden geboekt en waarvoor werkorders worden aangemaakt. Zonder een goed ingericht assetbestand kan geen enkel onderhoudsproces correct functioneren. Dit artikel beschrijft wat assets zijn, hoe je ze registreert en welke structuren en functies beschikbaar zijn.

Wat is een asset?bewerken

Een asset in Ultimo is elk fysiek object dat onderhoud nodig heeft of waarvan registratie wettelijk verplicht is. Verbruiksartikelen zoals bouten, lagers en filters zijn geen assets -- die worden beheerd als magazijnartikelen.

Afhankelijk van de backoffice verschilt de naamgeving:

Een gebruiker ziet alleen de assetvariant die bij zijn backoffice hoort.

Voorbeeld: kopieerapparaat als assetbewerken

Voor een kopieerapparaat kun je in Ultimo registreren: - Contracten: lease- of onderhoudscontract - Kenmerken: aantal pagina's per minuut - Stuklijst: reserveonderdelen zoals toners - Storingen: overzicht van verwerkte en open activiteiten - Leverancier: de leverancier van het apparaat - Preventief onderhoud: periodieke onderhoudswerkzaamheden - Documenten: handleidingen, veiligheidsinstructies

Wanneer registreer je een asset?bewerken

Registreer een asset wanneer: 1. Je er onderhoud aan moet uitvoeren 2. Je wettelijk verplicht bent om het te registreren

De vuistregel: als het weggegooid wordt bij slijtage (verbruiksartikel), registreer het als artikel. Als het onderhouden of gerepareerd wordt, registreer het als asset.

Hoe registreer je een asset?bewerken

De basisstappen voor het registreren van een asset:

1. Ga naar het assetscherm (bijv. TD > Installaties)
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer de omschrijving in
4. Voer de kostendragers in (locatie-informatie, kostenplaats)
5. Voer overige gegevens in (afbeelding, kenmerken, etc.)

Voor instrumenten (Medische Techniek) is er een extra stap: na registratie wijzig je de status naar In gebruik via de knop "Wijzigen status".

Voor fleet-objecten kun je in Nederland ook een object aanmaken op basis van het kenteken via de RDW-kentekendatabase.

Assetstructuurbewerken

Een assetstructuur is een hierarchische koppeling tussen assets. Het hoofdasset heeft een of meer onderliggende assets die de werking ondersteunen.

Opbouwen van een structuurbewerken

1. Maak het hoofdasset aan
2. Maak de onderliggende assets aan
3. Stel bij elk onderliggend asset het veld Onderdeel van in op het hoofdasset

Via het tabblad Structuur op het onderliggende asset kun je het hoofdasset bekijken.

Standaard asset tree (90% van de implementaties)bewerken

De aanbevolen structuur voor Technische Dienst is:

Vestiging (Site)
  └── Afdeling (Department)
       └── Procesfunctie (Process Function)
            └── Installatie (Equipment)
                 └── Wisseldeel (Exchange Part)

Kosten op een installatie worden automatisch doorberekend naar de bovenliggende procesfunctie, afdeling en vestiging.

Consultanttip: Ga bij voorkeur slechts een niveau diep (Site 1 > Afdeling 1 > Procesfunctie 1 > Installatie 1). Gebruik "Onderdeel van" alleen wanneer het echt nodig is.

Andere backofficesbewerken

• Medische Techniek: Instrumenttype > Instrument > Job
• Fleet: Site > Vlootnummer (= procesfunctie) > Object (= equipment)
• Infra: Onderhoudsobject > Element > Bouwdeel (conform NEN 2767-4)
• Gebouw: Site > Complex > Gebouw > Bouwlaag > Ruimte

Procesfuncties vs. assetstructuurbewerken

Een procesfunctie en een assetstructuur lijken op elkaar, maar er zijn belangrijke verschillen:

Voorbeeld: een afvullijn voor melkpakken kan als procesfunctie worden geregistreerd met daarin een kartonvouwmachine, een vulinstallatie en een plakmachine.

Wanneer procesfuncties gebruiken?bewerken

Gebruik procesfuncties wanneer: - De klant productielijnen heeft met relatief vaste assets - Installatie- en uitbouwhistorie moet worden bijgehouden - Kosten op het niveau van de functionele positie moeten worden geaggregeerd

Als de klant geen vaste productielijnen heeft, volstaat het gebruik van equipment met een "onderdeel van"-structuur.

Stuklijst (Bill of Materials)bewerken

De stuklijst op een asset definieert welke reserveonderdelen bij het asset horen. Deze onderdelen zijn magazijnartikelen die besteld en op voorraad gehouden kunnen worden. De stuklijst wordt beheerd via het tabblad Stuklijst op het assetdetailscherm.

Metingenbewerken

Via het tabblad Metingen op een asset kun je meters en meetpunten beheren:

• Meters: tellers die een oplopende waarde registreren (bijv. draaiuren, kilometers)
• Meetpunten: punten waar meetwaarden worden afgelezen (bijv. temperatuur, trillingen)

Metingen zijn de basis voor conditiegestuurd onderhoud: PO-modellen kunnen op basis van meterstand in plaats van kalenderinterval worden geconfigureerd.

Conditiescoresbewerken

Conditiescores zijn beoordelingen van de fysieke staat van een asset, vaak volgens een gestandaardiseerde methodiek zoals NEN 2767. Ze worden ingevoerd via Financieel > Invoeren conditiescores en zijn zichtbaar op het tabblad Kritikaliteit van het assetdetailscherm.

Conditiescores worden gebruikt voor: - Vervangingsbeleid - Prioritering van onderhoud - Input voor de assetplanner

Asset Criticality Assessmentbewerken

Ultimo biedt een Asset Criticality Assessment-module waarmee de kritikaliteit van assets uniform en feitelijk wordt vastgesteld. De beoordeling is gebaseerd op:

• MTBF (Mean Time Between Failures): gebaseerd op het aantal correctieve jobs
• MTTR (Mean Time To Repair): gebaseerd op geregistreerde downtime
• Aspecten: Safety, Production, Environment, etc.

Het resultaat is een kritikaliteitsscore met een voorgestelde onderhoudsstrategie (Run to Failure, Preventive Maintenance, of Predictive Maintenance).

Beschikbaarheid: optioneel in Premium, standaard in Enterprise. Activeer via Application Element Tree.

Voortgangsstatussenbewerken

Assets hebben voortgangsstatussen die de levenscyclus beschrijven: - Pending integration (wacht op indienststelling) - Operational (in gebruik) - Decommissioned (buiten bedrijf) - Scrapped (administratief gesloopt)

De statusflow kan per context worden geconfigureerd via Instellingen > Voortgangsstatussen. Via de grafische weergave kunnen statustransities worden geautoriseerd en validaties worden ingesteld.

Gedetailleerde registratie-instructiesbewerken

Stap-voor-stap: installatie registreren (TD)bewerken

1. Ga naar TD > Installaties > Op te voeren installaties
2. Klik op Aanmaken om een nieuw record aan te maken
3. Vul het veld Omschrijving in (verplicht)
4. Vul de kostendragers in:
5. Vestiging: de site waar het asset zich bevindt
6. Afdeling: de organisatorische eenheid
7. Kostenplaats: de financiele kostenplaats voor doorbelasting
8. Ruimte: optioneel, de fysieke locatie (gebouw/bouwlaag/ruimte)
9. Voer technische gegevens in op het tabblad Algemeen:
10. Serienummer, Assetsoort, Fabrikant
11. Garantiedatum, Installatiedatum
12. Eigenaar van het asset
13. Voeg optioneel een afbeelding toe
14. Klik op Wijzigen status om de status te wijzigen naar In gebruik (Operational)

Valkuil: Vergeet niet de kostendragers in te vullen. Zonder vestiging/afdeling is het asset niet zichtbaar voor gebruikers met record-autorisatie, en kosten worden niet correct doorbelast.

Stap-voor-stap: instrument registreren (MT)bewerken

1. Ga naar MT > Instrumenten > Op te voeren instrumenten
2. Maak een instrumentrecord aan
3. Voer de omschrijving in
4. Vul kostendragers in (locatie-informatie, kostenplaats)
5. Selecteer op tabblad Kenmerken een instrumentsoort -- Ultimo neemt de AOC-code over
6. Registreer optioneel de Unique Device Identification (UDI) code
7. Klik op Wijzigen status om naar In gebruik te gaan

Instrumenten hebben extra velden ten opzichte van installaties: - AOC-code: Article Object Classification, wordt overgenomen van de instrumentsoort - Out of service: datum waarop de leverancier geen service meer levert - Service o.b.v. Best effort: geeft aan dat de leverancier onderhoud uitvoert zonder garantie op doorlooptijd - Geen periodiek onderhoud nodig: sluit het instrument uit van PO-rapportages - Vrijgave en Vrijgave tot: wanneer en onder welke conditie het instrument is vrijgegeven - Knop Printen instrumentsticker: drukt een sticker af met vorige/eerstvolgende onderhoudsactiviteit, geschiktheid humaan gebruik en barcode

Valkuil: Vergeet niet het veld "Geen periodiek onderhoud nodig" correct in te stellen. Als dit niet is aangevinkt maar er ook geen PO-model is, verschijnt het instrument op de rapportage "Instrumenten zonder periodiek onderhoud".

Stap-voor-stap: fleet-object registrerenbewerken

1. Ga naar Fleet > Object > Objecten
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer een omschrijving in
4. Selecteer optioneel een vlootnummer of koppel via Onderdeel van
5. Voer het kenteken in zoals op de kentekenplaat
6. Vul de brandstoffen in op tabblad Kenmerken:
7. Hoofdbrandstof + tankinhoud
8. Optioneel tweede brandstof + tankinhoud

Registratie op basis van kenteken (alleen Nederland): 1. Ga naar Fleet > Object > Aanmaken object o.b.v. kenteken 2. Voer het kenteken in zonder streepjes 3. Ultimo haalt automatisch gegevens op uit de RDW-kentekendatabase, inclusief kenmerken

Valkuil: De RDW-koppeling vereist een geconfigureerde interface. Neem contact op met de applicatiebeheerder als deze optie niet beschikbaar is.

Assetstructuur configureren: verdiepingbewerken

Het veld "Onderdeel van"bewerken

Het veld Onderdeel van op een asset bepaalt de hierarchische positie. Je vult dit in op het onderliggende asset, niet op het hoofdasset. Het tabblad Structuur toont vervolgens: - Het veld Onderdeel van: het bovenliggende asset - Het kader Onderdelen: een lijst van alle sub-assets

Let op: Niet alle assetschermen hebben het tabblad Structuur.

Procesfunctie of vlootnummer aanmakenbewerken

1. Ga naar TD > Installaties > Procesfuncties of Fleet > Objecten > Vlootnummers
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer een omschrijving in
4. Klik op de knop Installatie/meter inbouwen, Object inbouwen of Uitrusting inbouwen om bestaande assets toe te voegen
5. Vul de kostendragers in (vestiging, afdeling, kostenplaats)

De wijzigingen in samenstelling worden bijgehouden in een historisch overzicht op het tabblad Inbouw/uitbouw historie. Elke keer dat u een asset inbouwt of uitbouwt, maakt Ultimo een nieuwe rij aan.

Beheer van assetgegevensbewerken

Tabblad Algemeenbewerken

Op dit tabblad beheert u de basisgegevens: - Waar is het asset? (vestiging, ruimte) - Wie betaalt? (kostenplaats) - Technische details: serienummer, soort, garantiedatum - Eigenaar: de eigenaar van het asset - Wijzigen status: wijzig de voortgangsstatus

Tabblad Aantekeningenbewerken

Op het tabblad Aantekeningen kunt u twee typen informatie vastleggen: - Aantekeningen: met een specifiek kennisonderwerp, datum en medewerker. Voeg toe via kader Aantekeningen > Rij toevoegen > selecteer kennisonderwerp - Opmerkingen: vrije tekst in het tekstveld voor algemene gegevens

Tabblad Kenmerkenbewerken

Kenmerken definieer je op twee manieren: 1. Via assetsoort: selecteer een assetsoort op tabblad Kenmerken -- Ultimo neemt alle kenmerken van de soort over 2. Handmatig: klik op Rij toevoegen om individuele kenmerken toe te voegen

Valkuil bij instrumenten: In het kader Noodstroomvoorziening kun je invoeren hoe het instrument in noodgevallen van stroom wordt voorzien. Vergeet dit niet voor medische apparatuur.

Tabblad Gekoppelde objecten (relaties)bewerken

Gebruik het tabblad Gekoppelde objecten om relaties tussen assets vast te leggen die geen hierarchische structuur vormen maar wel afhankelijkheden tonen: 1. Ga naar tabblad Gekoppelde objecten 2. Klik op Rij toevoegen 3. Selecteer het gerelateerde asset in kolom Gekoppeld object 4. Selecteer het relatietype in kolom Koppelingstypeomschrijving 5. Ultimo voegt automatisch het omgekeerde koppelingstype toe aan het andere asset

Beschikbare koppelingstypes beheert u via Stamgegevens > Koppelingstypes.

Tabblad Contractenbewerken

Op het tabblad Contracten kunt u twee typen overeenkomsten bekijken en koppelen: - Contracten: lease-, onderhouds- of servicecontracten - SLA's: Service Level Agreements

Tabblad Kosten/Statusbewerken

Dit tabblad toont: - Kosten: totale kosten, kosten huidig boekjaar, kosten vorig boekjaar (geschat op basis van uitgevoerde jobs) - Verloop voortgangsstatus: alle statuswijzigingen met tijdstip en medewerker - Voor instrumenten: het kader Verwerving met verwervingsvorm en einddatum

Tabblad Jobsbewerken

Vanuit het asset kun je direct jobs aanmaken en beheren: - Klik op Aanmaken job om een job te starten met status Open, Goedgekeurd of Actief - Op het tabblad Jobs in structuur zie je ook jobs voor alle onderliggende assets

Downtime (Stilstand)bewerken

Op het tabblad Stilstand registreer je geplande en ongeplande stilstand.

Geplande stilstandbewerken

1. Ga naar tabblad Stilstand
2. Voeg in kader Geplande stilstand een rij toe
3. Vul start- en einddatum in
4. Optioneel: selecteer Doorvoeren voor bovenliggende structuur en/of Doorvoeren naar onderliggende structuur om de stilstand zichtbaar te maken in de grafische planner voor de hele structuur

Ongeplande stilstandbewerken

1. Selecteer het selectievakje Registratie van stilstand met productieverlies toegestaan
2. Voer Productieverlies per uur in
3. Kies een van de opties:
4. Registreren stilstand: registreer de stilstand (koppel optioneel een bestaande job)
5. Registreren stilstand en direct een job melden: maakt automatisch een job aan
6. Registreren opgeloste stilstand: voor reeds opgeloste downtime

Ultimo berekent automatisch: Uren stilstand x Productieverlies per uur = Totale productiederving

Let op: Voor fleet-objecten en instrumenten is ongeplande stilstandregistratie niet beschikbaar.

Locatiebeheerbewerken

Ruimtesbewerken

Een asset kan aan een ruimte worden gekoppeld. Selecteer een ruimte op het assetscherm om de fysieke locatie vast te leggen.

Grafische weergavenbewerken

Grafische weergaven zijn visuele representaties van assets (bijv. plattegrond van een fabriek). Markeringen op de afbeelding kunnen gekoppeld zijn aan meetpunten en tonen dan de meest recente meetwaarde met kleurcodering: - Grijs: geen meetwaarde - Blauw: meetwaarde zonder grenzen - Groen: meetwaarde binnen grenzen - Rood: meetwaarde buiten grenzen

Klik op een markering voor opties: Toon details, Open scherm, Aanmaken job.

Track and Tracebewerken

Schakel Track & Trace in via het kader Track & trace > selecteer Van toepassing. De laatst bekende locatie van het asset wordt getoond wanneer de externe Track & trace-applicatie synchroniseert.

Assets kopierenbewerken

Je kunt een bestaand asset kopieren om snel vergelijkbare assets aan te maken:

1. Open een Kopieren asset scherm
2. Selecteer het bromasset
3. Kies een kopieeroptie:
4. Asset kopieren: kopieert stamgegevens, kenmerken en stuklijst (niet: meterstand, kosten)
5. Asset kopieren en assetscherm openen: idem, maar opent direct het nieuwe asset
6. Stuklijst kopieren: kopieert alleen de stuklijst (bestaande stuklijst kan worden verwijderd of behouden)

Let op: Het gekopieerde asset krijgt altijd de status Actief, ongeacht de status van het origineel. Als de assetsoort verschilt, krijgen gekopieerde stuklijstregels de status Handmatig toegevoegd.

Overige tabbladenbewerken

LOTO-plannenbewerken

Op het tabblad LOTO zie je goedgekeurde LOTO-plannen en LOTO-planregels gekoppeld aan het asset. Zie hse voor meer informatie.

CAD-tekeningenbewerken

Het tabblad CAD toont de hoofdtekening en overige CAD-tekeningen. Je kunt CAD-tekeningen koppelen via CAD-tekening koppelen (nieuw document) of Rij toevoegen (bestaand document). Via Toon CAD-tekening open je de tekening in de CAD-viewer of als PDF.

Ultimo kan ook assetgegevens importeren op basis van een CAD-tekening. Wijzigingen worden bijgehouden in het kader Mutatiehistorie.

Energiemetersbewerken

Op het tabblad Energiemeters zie je gekoppelde energiemeters of virtuele energiemeters.

LMRA (Laatste-Minuut Risico Analyse)bewerken

Op het tabblad LMRA configureer je een standaard LMRA-checklist voor het asset. Zie hse voor configuratie-instructies.

Modificatiesbewerken

Het tabblad Modificaties toont modificaties die van toepassing zijn op het asset. Objecten worden gekoppeld aan een modificatie op het tabblad Objecten in de modificatieschermen.

Indienststellingbewerken

Het tabblad Indienststelling toont bestanden geregistreerd voor de indienststelling van het asset. Indienststellingsdossiers worden gekoppeld aan een assetsoort en leverancier.

Wachtoverdrachtenbewerken

Het tabblad Wachtoverdracht toont open logregels en de laatste 100 gesloten logregels van wachtoverdrachten met betrekking tot het asset.

Energiemetersbewerken

Het tabblad Energiemeters toont gekoppelde energiemeters en virtuele meters voor verbruiksregistratie.

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• jobs - Werkzaamheden op assets
• periodiek-onderhoud - Preventief onderhoud voor assets
• magazijn - Stuklijstartikelen en reserveonderdelen
• contracten - Onderhoudscontracten gekoppeld aan assets
• planning - Asset- en jobplanning
• hse - Werkvergunningen en LOTO op assets
• implementatie - Asset tree opbouwen bij implementatie
• autorisatie - Record authorisation op basis van vestiging/afdeling
• metingen - Meters, meetpunten en meetwaarden
• stuklijsten - Bill of Materials en wisseldeelbeheer
• uitgiftebeheer - Assets reserveren, uitgeven en innemen