Bevoegdheden in Ultimo

De module Bevoegdheden zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers specifieke taken uitvoeren of bepaalde instrumenten gebruiken. U kunt bevoegdheden registreren, toewijzen aan medewerkers en valideren tijdens de uitvoering van jobs.

Waarom bevoegdheden?bewerken

In gereguleerde omgevingen (medische technologie, procesindustrie, infrastructuur) is het essentieel om vast te leggen wie welk werk mag uitvoeren. De bevoegdhedenmodule biedt:

• Compliance: aantoonbaar dat alleen bevoegde medewerkers werkzaamheden uitvoeren
• Audittrail: registratie van wie welk werk heeft gedaan en of ze bevoegd waren
• Notificaties: waarschuwing wanneer een niet-bevoegde medewerker een job probeert af te handelen
• Opleidingskoppeling: bevoegdheden kunnen automatisch worden verleend na succesvolle opleiding

De bevoegdhedenmatrixbewerken

Elke bevoegdheid definieert twee dimensies:

Door deze matrix kunt u zeer specifiek vastleggen dat medewerker X bevoegd is om kalibratie uit te voeren op infuuspompen, maar niet op beademingsapparatuur.

Bevoegdheid aanmaken: stap-voor-stapbewerken

1. Ga naar MT > Bevoegdheden > Bevoegdheden
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer een omschrijving in

Activiteiten koppelenbewerken

1. Ga naar het tabblad Algemeen
2. In het kader Activiteiten: selecteer Rij toevoegen
3. Kies in kolom Activiteitbeschrijving een jobsoort of overige activiteit
4. Gebruik de View-koppeling om het gerelateerde scherm te openen

Instrumentsoorten koppelenbewerken

1. In het kader Instrumentsoorten: selecteer Rij toevoegen
2. Kies een instrumentsoort waarvoor een bevoegdheid verplicht is

Let op: U kunt alleen instrumenten selecteren wanneer het voor de gekoppelde instrumentsoort of AOC-code is gespecificeerd dat bevoegdheden verplicht zijn.

AOC-codes koppelenbewerken

1. In het kader AOC-codes: selecteer Rij toevoegen
2. Kies een AOC-code
3. Selecteer eventueel Incl. onderliggende structuur om alle onderliggende codes mee te nemen

Goedkeurenbewerken

• Nieuwe rijen hebben de status Open
• Selecteer Goedkeuren om de status naar Goedgekeurd te wijzigen -- de startdatum wordt automatisch ingevuld
• Als een bovenliggende AOC-code al is goedgekeurd met onderliggende structuur en u keurt een onderliggende code apart goed, krijgt u een notificatie
• Als u later een bredere AOC-code goedkeurt, worden bestaande onderliggende codes als Vervallen gemarkeerd

Bevoegdheden toewijzen aan medewerkersbewerken

Handmatig toewijzenbewerken

1. Ga naar het tabblad Medewerkers
2. Selecteer Rij toevoegen
3. Selecteer een medewerker in kolom Medewerker
4. Selecteer Goedkeuren om de bevoegdheid toe te wijzen -- de datum toegekend wordt automatisch ingevuld

Via opleidingenbewerken

Wanneer een medewerker een opleidingscursus succesvol afrondt, kan de bevoegdheid automatisch worden toegekend. De kolommen Opleidingscode en Opleidingsomschrijving tonen de cursusdetails.

Geldigheid beherenbewerken

• Selecteer het vakje Vervalt om een vervaldatum in te stellen
• Voer de datum in kolom Vervaldatum in
• Voeg een aantekening toe in kolom Opmerking voor toekenning (alleen bij status Open)
• Gebruik Annuleren om een bevoegdheid te laten vervallen -- status wordt Geannuleerd en de vervaldatum wordt geupdate

Medewerker verwijderen en heractiverenbewerken

• Als een medewerker wordt verwijderd in het personeelscherm, vervallen hun bevoegdheden en worden deze verborgen
• Bij heractivering worden bevoegdheden NIET hersteld -- u moet ze handmatig opnieuw toewijzen

Consultanttip: Stel een proces in voor periodieke controle van bevoegdheden die binnenkort vervallen. Dit voorkomt dat medewerkers onverwacht niet-bevoegd zijn.

Opleidingenbewerken

Op het tabblad Opleidingen van een bevoegdheid: - Bekijk de lijst met goedgekeurde opleidingen die aan de bevoegdheid zijn gekoppeld - Gebruik View om het opleidingenscherm te openen en cursusdetails te bekijken

Wijzigingshistoriebewerken

Het tabblad Wijzigingen toont: - Wanneer de bevoegdheid is aangemaakt, goedgekeurd of geannuleerd - Welke medewerker elke wijziging heeft aangebracht

Validatie bij jobuitvoeringbewerken

Ultimo valideert bevoegdheden automatisch bij het bijwerken van de voortgang van een job:

1. Ultimo controleert of een bevoegdheid verplicht is voor de jobsoort en het instrument (op basis van AOC-code of instrumentsoort)
2. Ultimo controleert of de medewerker de verplichte bevoegdheid heeft op het tijdstip van registratie
3. Zo niet: de medewerker ontvangt een notificatie
4. De job kan nog steeds worden afgerond, maar het rapport toont dat deze is uitgevoerd zonder de verplichte bevoegdheid

Consultanttip: Deze "soft block" benadering (notificatie in plaats van harde blokkade) is bewust gekozen. In urgente situaties moet werk door kunnen gaan. De audittrail legt vast wanneer werkzaamheden zijn verricht zonder bevoegdheid, wat belangrijk is voor compliance-rapportages.

Overige activiteitenbewerken

Overige activiteiten zijn taken die niet direct gekoppeld zijn aan jobsoorten maar wel bevoegdheden vereisen.

Aanmakenbewerken

1. Ga naar MT > Bevoegdheden > Overige activiteiten
2. Maak een nieuw record aan
3. Voer een omschrijving in

Vrijgave toestaanbewerken

Selecteer het selectievakje Vrijgave toestaan om ervoor te zorgen dat de bevoegdheid voor deze activiteit de medewerker ook autoriseert om instrumenten vrij te geven. Dit is nuttig wanneer de activiteit het afronden of vrijgeven van instrumenten als onderdeel van de workflow omvat.

Koppeling met bevoegdhedenbewerken

Na het aanmaken kunt u de overige activiteit koppelen aan een bevoegdheid in het scherm Bevoegdheden (tabblad Algemeen, kader Activiteiten).

Wanneer bevoegdheden inzetten?bewerken

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• jobs - De werkorders waarbij bevoegdheden worden gevalideerd
• autorisatie - Gebruikersrechten en rollen in Ultimo
• hse - Werkvergunningen en veiligheidsbeheer