Stamgegevens (Master Data)
Stamgegevens zijn gegevens die niet vaak wijzigen en die worden gebruikt in veel schermen en modules binnen Ultimo. De kwaliteit van stamgegevens bepaalt direct de kwaliteit van de processen die erop leunen. Een zorgvuldige inrichting van stamgegevens is de basis van elke succesvolle Ultimo-implementatie.
Gerelateerd: contexten, itsm, assets, jobs, contracten
Wat zijn stamgegevens?bewerken
Stamgegevens zijn referentiegegevens die: - Niet vaak wijzigen (in tegenstelling tot transactiegegevens zoals jobs of incidenten) - In veel schermen worden gebruikt (bijv. een afdeling wordt gebruikt bij assets, jobs, personeel) - Centraal worden beheerd via het hoofdmenu Stamgegevens
Het menu Stamgegevens bevat submenu's per module (Assets, Jobs, IT, Inkoop, etc.) plus algemene stamgegevens die module-overstijgend zijn.
Consultant-perspectief: Begin elke implementatie met het inrichten van stamgegevens. Zonder correcte afdelingen, vakgroepen en prioriteiten is de rest van de configuratie onmogelijk.
Overzicht stamgegevens per categoriebewerken
Algemene stamgegevens (module-overstijgend)bewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel | Waarom belangrijk? |
|---|---|---|---|
| Afdelingen | Stamgegevens > Afdelingen | Organisatie-eenheden met adres, vestiging, hiërarchie | Kostendrager voor assets en jobs, basis voor autorisatie |
| Vestigingen | Stamgegevens > Vestigingen | Autonome eenheden binnen de organisatie | Structuur, contactpersoon voor PO-notificaties, werkvergunningen |
| Prioriteiten | Stamgegevens > Prioriteiten | Belangrijkheidsniveau van jobs | Berekening geplande start-/gereeddatum, icoon in planbord |
| Leveranciers | Stamgegevens > Leveranciers | Adres, contactpersonen, bestelgegevens, beoordelingen | Inkoop, contracten, extern personeel |
| Leveranciersoorten | Stamgegevens > Leveranciersoorten | Categorieen leveranciers | Zoeken en filteren van leveranciers |
| Diversen | Stamgegevens > Diversen | Kosten voor derden (hotel, km-vergoeding) | Kostenregistratie op jobs met automatische kostensoort |
| Gereedschappen | Stamgegevens > Gereedschappen | Huurgereedschappen met uurtarief | Automatische kostenberekening op jobs |
| Grootheden | Stamgegevens > Grootheden | Natuurkundige grootheden (snelheid, temperatuur) | Eenheidsconversie bij kenmerken en zoeken |
| Eenheden | Stamgegevens > Eenheden | Meeteenheden (km, uur, kg) | Uitdrukking van kenmerken en activiteiten |
| Meetcodes | Stamgegevens > Meetcodes | Grootheden voor metingen | Inspectieplannen |
| Frequenties | Stamgegevens > Frequenties | Herhalingspatronen (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) | PO-modellen, termijnfacturatie |
| Dagen | Stamgegevens > Dagen | Dagdefinities voor PO en roosters | Niet wijzigen (standaardconfiguratie) |
| Landen | Stamgegevens > Landen | ISO 3166-1 landcodes | Adresgegevens |
| Taalcodes | Stamgegevens > Taalcodes | Talen voor voorwaarden en beschrijvingen | Meertalige betalings-/leveringsvoorwaarden |
| Onderwerpen aantekeningen | Stamgegevens > Onderwerpen aantekeningen | Categorisatie van aantekeningen bij assets | Structurering van notities |
| Locaties | Stamgegevens > Locaties | Bewaarplaatsen voor wisseldelen en fleet-objecten | Locatiebeheer buiten magazijn |
| Klanten | Stamgegevens > Klanten | Klantgegevens, verhuur, doorbelasting | Facturatie, APK-notificaties |
| Koppelingstypes | Stamgegevens > Koppelingstypes | Soorten relaties tussen assets | Asset-afhankelijkheden (afhankelijk van, ondersteunt, etc.) |
Stamgegevens voor Servicedeskbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| Jobsoorten servicedesk | Stamgegevens > Servicedesk > Jobsoorten | Standaard uurcode en kleur per jobsoort |
| Communicatiemiddelen | Stamgegevens > Servicedesk > Communicatiemiddelen | Hoe meldingen worden ontvangen |
Stamgegevens voor Assetsbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| Assetsoorten | Stamgegevens > (Module) > Assetsoort | Groepering met kenmerken, stuklijsten, storingsoorzaken, onderhoudsclassificaties |
| Middelsoorten | Stamgegevens > (Module) > Middelsoorten | Synoniem voor assetsoorten |
| Kenmerken | Stamgegevens > (Module) > Kenmerken | Technische eigenschappen (numeriek, alfanumeriek, ja/nee, meerkeuze) |
Let op bij assetsoorten: Wanneer u een assetsoort aan een asset koppelt, worden kenmerken, stuklijst, storingsoorzaken en onderhoudsclassificaties automatisch overgenomen.
Stamgegevens voor Jobsbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| Jobsoorten | Stamgegevens > (Module) > Werkzaamheden > Jobsoorten | Uurcode, kleur, categorie (correctief/preventief/overig), acceptatie |
| Storingsoorzaken | Stamgegevens > (Module) > Werkzaamheden > Storingsoorzaken | Oorzaken van storingen, koppelbaar aan assetsoorten |
| Checklists acceptatie | Stamgegevens > (Module) > Werkzaamheden > Checklists acceptatie | Controle bij het accepteren van jobs |
| LMRA-checklists | Stamgegevens > (Module) > Werkzaamheden > LMRA-checklists | Laatste-minuutrisicoanalyse vragen |
Jobsoorten - categorieen: - Correctief: gebruikt voor MTBF-berekening (Mean Time Between Failures) - Preventief: gepland onderhoud - Overig: overige werkzaamheden
MTBF is zichtbaar in rapportages: RAM per uitrusting en RAM per procesfunctie (menu Rapportages > TD).
Stamgegevens voor IT Service Managementbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| CI types | Stamgegevens > IT > Configuratiebeheer | Groepering CI's (monitoren, printers, laptops) |
| CI-statussen | Stamgegevens > IT > Configuratiebeheer | Voortgangsstatussen CI's |
| Softwaresoorten | Stamgegevens > IT > Configuratiebeheer | Groepering software |
| Incidentsoorten | Stamgegevens > IT > Incidentbeheer | Classificatie incidenten |
| Storingsoorzaken (IT) | Stamgegevens > IT > Incidentbeheer | Oorzaken incidenten |
| Probleemsoorten | Stamgegevens > IT > Probleembeheer | Classificatie problemen |
| Wijzigingssoorten | Stamgegevens > IT > Wijzigingsbeheer | Classificatie wijzigingen |
| Wijzigingsjobsoorten | Stamgegevens > IT > Wijzigingsbeheer | Classificatie wijzigingsjobs |
| Serviceaanvraagsoorten | Stamgegevens > IT | Classificatie serviceaanvragen |
| Impact | Stamgegevens > IT | Impactniveaus |
| Urgenties | Stamgegevens > IT | Urgentieniveaus |
| Communicatiemiddelen | Stamgegevens > IT | Communicatiekanalen |
| Netwerklocaties | Stamgegevens > IT | Wall outlets en patchpanelen |
| Kenmerken software | Stamgegevens > IT | Technische specificaties software |
| Nieuwsberichten | Stamgegevens > IT | Berichten op het dashboard |
Zie itsm voor de volledige ITSM-module.
Stamgegevens voor Contractenbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| Contractsoorten | Stamgegevens > (Module) > Contracten > Contractsoorten | Categorieen (onderhoudscontract, servicecontract) |
| Contractvormen | Stamgegevens > (Module) > Contracten > Contractvormen | Hoe wordt gefactureerd (fixed-price, nacalculatie) |
| Betalingsvoorwaarden | Stamgegevens > (Module) > Contracten > Betalingsvoorwaarden | Betaalcondities per taal |
Zie contracten voor de volledige contractenmodule.
Stamgegevens voor Personeelbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| Personeel | Stamgegevens > Personeel > Personeel | Medewerkergegevens, contactinfo, urenverantwoording |
| Vakmensen | Stamgegevens > Personeel > Vakmensen | Specialisten met voorcalculatietarief |
| Vakgroepen | Stamgegevens > Personeel > Vakgroepen | Teams van vakmensen, contactpersoon voor PO-notificaties |
| Functies | Stamgegevens > Personeel > Functies | Functietitels |
| BHV-functies | Stamgegevens > Personeel > BHV-functies | Bedrijfshulpverlening |
| Uurcodes | Stamgegevens > Personeel > Uurcodes | Soorten uren (normaal, overwerk, etc.) |
| Uurtariefcategorieen | Stamgegevens > Personeel > Uurtariefcategorieen | Tarieven per categorie |
| Feestdagen | Stamgegevens > Personeel > Feestdagen | Vrije dagen |
| Kalenders | Stamgegevens > Personeel > Kalenders | Werkdagen en werktijden |
| Geslachten | Stamgegevens > Personeel > Geslachten | Personalisatie |
| Titels | Stamgegevens > Personeel > Titels | Aanhef |
Stamgegevens voor Stopplanningbewerken
| Stamgegeven | Menu | Doel |
|---|---|---|
| Multi-jobsjablonen | Stamgegevens > Algemeen > Stopplanning | Planningsgedrag en structuur van stops |
| Kenmerken stops | Stamgegevens > Algemeen > Stopplanning > Kenmerken | Aanvullende eigenschappen van stops |
Zie projecten-stops voor de volledige projecten- en stopplanningmodule.
Belangrijke stamgegevens in detailbewerken
Afdelingenbewerken
Menu: Stamgegevens > Afdelingen
Afdelingen zijn de organisatie-eenheden. Ze hebben: - Adresgegevens en positie in de organisatie (veld Onderdeel van en Vestiging) - Tabbladen voor installaties, inventaris, instrumenten, configuraties, configuratie-items - Tabblad Kosten met overzicht per boekjaar
Waarom belangrijk: Afdelingen zijn kostendragers en worden gebruikt voor recordautorisatie. Een gebruiker ziet alleen assets en jobs van zijn eigen afdeling(en).
Vestigingenbewerken
Menu: Stamgegevens > Vestigingen
Vestigingen vormen de hoofdstructuur van de organisatie. Kenmerken: - Hiërarchie via veld Onderdeel van - Adresgegevens met Google Maps-integratie - Contactpersoon ontvangt PO-notificaties (als er geen vakgroep-contactpersoon is) - Tabblad Werkvergunning voor vestiging-specifieke werkvergunningsgegevens
Notificatie-cascade bij PO-modellen: 1. Contactpersoon van de vakgroep 2. Als ontbrekend: contactpersoon van de vestiging 3. Als ontbrekend: contactpersoon uit applicatieparameters
Prioriteitenbewerken
Menu: Stamgegevens > Prioriteiten
Prioriteiten bepalen het belangrijkheidsniveau en optioneel de planning: - Geen start- of gereeddatum bepalen: geen invloed op datums - Geplande startdatum bepalen: X uren na melddatum, op specifiek tijdstip - Geplande gereeddatum bepalen: X uren na melddatum
Andere velden: - Icoon: weergave in het planbord - Sorteervolgorde: volgorde in keuzemenu's (hoger = lager in lijst)
Leveranciersbewerken
Menu: Stamgegevens > Leveranciers
Leveranciers worden breed gebruikt in Ultimo. Tabbladen:
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Algemeen | Adres, contactpersonen, leveranciersoort |
| Tekst/bestelgegevens | Taalcode, valuta, leveringskalender |
| Bestellingen | Alle bestellingen bij deze leverancier |
| Contracten | Afgesloten contracten |
| Artikelen | Gekoppelde artikelen (met voorkeursleverancier-markering) |
| Aantekeningen | Notities, koppelbaar aan contact of contract |
| Personeel | Extern personeel en gedetacheerde medewerkers |
| Beoordelingen | Leveranciersbeoordelingen met sjablonen en vragenlijsten |
| Documentatie | Documenten |
Consultant-tip: Bij wijziging van de valuta toont Ultimo een rapport met artikelen en hun nieuwe prijs. Dit heeft direct impact op besteladviezen.
Storingsoorzakenbewerken
Menu: Stamgegevens > (Module) > Werkzaamheden > Storingsoorzaken
Storingsoorzaken worden gekoppeld aan jobs en aan assetsoorten/CI types. Dit heeft een filtering-effect: - Alle storingsoorzaken: gebruiker kan elke oorzaak kiezen - Storingsoorzaken van assetsoort/CI type: gebruiker kan alleen de gekoppelde oorzaken kiezen
Rapportages: bestede uren/aantal jobs per asset per storingsoorzaak.
Kenmerkenbewerken
Menu: Stamgegevens > (Module) > Kenmerken
Kenmerken zijn technische eigenschappen van assets. Waardetypen: - Numeriek: met grootheid en eenheid (bijv. 130 km/u) - Alfanumeriek: vrije tekst - Ja/nee: binaire keuze - Meerkeuze: selectie uit vooraf gedefinieerde waarden
Let op: Na het instellen van het waardetype kan dit niet meer worden gewijzigd. Bij numerieke kenmerken kunt u wel de eenheid nog aanpassen. Bij wijziging van Eenheid niet wijzigbaar worden bestaande waarden automatisch omgerekend.
Inrichtingsvolgordebewerken
De aanbevolen volgorde voor het inrichten van stamgegevens bij een nieuwe implementatie:
| Stap | Stamgegevens | Reden |
|---|---|---|
| 1 | Vestigingen | Basis organisatiestructuur |
| 2 | Afdelingen | Organisatie-eenheden, kostendragers |
| 3 | Prioriteiten | Nodig voor jobs en incidenten |
| 4 | Kalenders, feestdagen | Nodig voor planningsberekeningen |
| 5 | Personeel, vakgroepen, vakmensen | Wie voert het werk uit? |
| 6 | Uurcodes, uurtariefcategorieen | Kostenberekening uren |
| 7 | Leveranciers, leveranciersoorten | Inkoop en contracten |
| 8 | Assetsoorten / CI types met kenmerken | Classificatie en standaardisatie assets |
| 9 | Storingsoorzaken | Analyse-mogelijkheden voor jobs |
| 10 | Jobsoorten | Classificatie werkzaamheden |
| 11 | Contractsoorten, contractvormen | Contractbeheer |
| 12 | Module-specifieke stamgegevens | Afhankelijk van geactiveerde modules |
Niet wijzigen (standaardconfiguratie)bewerken
De volgende stamgegevens worden door Ultimo meegeleverd en mogen niet worden gewijzigd:
- Frequenties: DY (dagelijks), MH (maandelijks), JR (jaarlijks), WK (wekelijks)
- Dagen: dagdefinities voor PO en roosters
- Grootheden: u kunt eenheden activeren/deactiveren, maar geen nieuwe grootheden aanmaken
Best practicesbewerken
- Codeer consistent: gebruik een logisch en consistent coderingssysteem (bijv. AFD-001 voor afdelingen)
- Beperk het aantal prioriteiten: 4-5 prioriteiten is voldoende (meer leidt tot verwarring)
- Richt storingsoorzaken per assetsoort in: dit verbetert de datakwaliteit en vereenvoudigt rapportages
- Documenteer de keuzes: leg vast waarom bepaalde stamgegevens zijn ingericht
- Test de cascade: controleer dat PO-notificaties bij de juiste contactpersoon aankomen
- Gebruik leveranciersoorten: dit maakt het zoeken naar de juiste leverancier eenvoudiger
- Richt kenmerken selectief in: niet elk asset hoeft 50 kenmerken; focus op kenmerken die je daadwerkelijk gebruikt voor filtering en rapportage
Gerelateerde onderwerpenbewerken
- contexten - Hoe contexten bepalen welke stamgegevens per module beschikbaar zijn
- itsm - ITSM-specifieke stamgegevens
- assets - Assets die afhankelijk zijn van assetsoorten en kenmerken
- jobs - Jobs die gebruikmaken van jobsoorten, prioriteiten en storingsoorzaken
- contracten - Contractsoorten en -vormen
- projecten-stops - Stopplanning stamgegevens
- uct-overzicht - Configuratie van applicatie-instellingen