Voortgangsstatussen (Progress Statuses)

Voortgangsstatussen zijn klant-definieerbare statussen die de operationele voortgang van jobs, assets, werkvergunningen en andere entiteiten beschrijven. Ze vormen een verfijningslaag bovenop de vaste recordstatussen van Ultimo en zijn een van de belangrijkste configuratie-onderdelen bij elke Ultimo-implementatie.

Recordstatus vs. Voortgangsstatusbewerken

Voorbeeld: Drie voortgangsstatussen "Wacht op materiaal", "Wacht op goedkeuring" en "Gepland" kunnen alle drie gekoppeld zijn aan recordstatus "Open". Het systeem behandelt ze identiek qua functionaliteit, maar operationeel vertellen ze een heel ander verhaal.

Contextsbewerken

Elke voortgangsstatus behoort tot een context die bepaalt voor welk proces de status geldt. Contexten zijn gescheiden — TD-statussen zijn niet zichtbaar bij Servicedesk.

Job-contexten (veelgebruikt)bewerken

Asset-contextenbewerken

Overige contextenbewerken

De koppeling tussen job-context en voortgangsstatus-context wordt geconfigureerd via Default context combination in de Application Element Tree.

Standaard statusflow voor jobsbewerken

Een typische statusflow voor TD-jobs:

Aangemeld → In behandeling → Goedgekeurd → Gepland → In uitvoering → Gereed → Afgesloten
    ↓              ↓              ↓            ↓           ↓
 (Request)      (Open)       (Approved)    (Open)     (Active)      (Ready)   (Closed)
                                                          ↕
                                                    Onderbroken
                                                     (Active)

De bovenste rij zijn voortgangsstatussen (configureerbaar), de onderste rij de gekoppelde recordstatussen (vast).

Configuratiebewerken

Waar configureer je voortgangsstatussen?bewerken

Grafisch overzicht — de visuele editorbewerken

Het grafisch overzicht is de primaire tool voor het configureren van voortgangsstatussen. Het toont:

• Kolommen = recordstatussen
• Blokken in kolommen = voortgangsstatussen
• Pijlen = toegestane overgangen
• Blauwe pijlen = standaard vervolgstatus
• Gele markering = eindstatussen (geen opvolger)

Toolbar functies:

• Voortgangsstatus toevoegen/verwijderen
• Statusovergang toevoegen/verwijderen
• Verplaatsen binnen kolom
• Exporteren als PNG
• Exporteren/importeren als XML (.psc bestanden)
• Exporteren naar Excel (inclusief autorisaties en validaties)

Stap-voor-stap configuratiebewerken

1. Statussen definiëren: Maak voortgangsstatussen aan en koppel ze aan de juiste recordstatus
2. Overgangen definiëren: Bepaal welke status naar welke status mag (statusmatrix)
3. Default vervolgstatus: Markeer per overgang of deze de standaard is (blauw weergegeven)
4. Autorisatie instellen: Beperk overgangen tot specifieke gebruikersgroepen
5. Validaties instellen: Eis dat bepaalde velden gevuld zijn bij een overgang
6. E-mailnotificaties: Koppel teksttemplates aan overgangen voor automatische e-mails
7. Standaard-instellingen: Configureer welke voortgangsstatus automatisch wordt gezet bij een recordstatuswijziging

Statusmatrix (ProgressStatusFlow)bewerken

De statusmatrix bepaalt welke overgangen mogelijk zijn. Niet elke status hoeft naar elke andere te kunnen.

Autorisatie per overgangbewerken

Via ProgressStatusFlowGroup kun je per overgang bepalen welke gebruikersgroepen deze mogen uitvoeren:

• Geen groepen geconfigureerd → alle gebruikers met schermtoegang mogen de overgang uitvoeren
• Groepen geconfigureerd → alleen gebruikers in die groepen mogen de overgang uitvoeren

Voorbeeld:

Validatieregelsbewerken

Via ProgressStatusValidationRule kun je afdwingen dat velden gevuld zijn bij een statusovergang:

• Welk veld: Elke databasekolom kan gevalideerd worden
• Conditioneel: Validatie alleen uitvoeren als een ander veld wel/niet gevuld is
• Meerdere validaties: Per status kunnen meerdere regels gelden

Veelgebruikte validaties:

E-mailnotificatiesbewerken

Op het Communicatie-tabblad kun je per statusovergang e-mailnotificaties configureren:

• Naar melder: Meldt de indiener dat de status gewijzigd is
• Naar medewerker: Informeert de uitvoerder
• Naar manager: Notificeert de leidinggevende
• Beoordelingsverzoek: Vraagt de melder om een beoordeling (via "Vraag beoordeling" kolom)

E-mailtemplates worden beheerd via UCT > Teksttemplates.

SLA-impactbewerken

Voortgangsstatussen beinvloeden direct de SLA-bewaking:

SLA on holdbewerken

Configureer welke statussen de SLA-klok pauzeren:

• SetsServiceLevelAgreementOnHold = true → SLA wordt gepauzeerd
• Planning-veld toont "Onbekend, SLA on hold"
• Tijd in deze status telt niet mee voor SLA-berekening

Typische on-hold statussen: Wacht op materiaal, Wacht op klant, Onderbroken

SLA responsdatumbewerken

• SetsJobServiceContractResponseDate = true → SLA-responsdatum wordt gezet bij het bereiken van deze status
• Gebruikt voor het meten van reactietijd

SLA-velden op jobsbewerken

Specifieke eigenschappen per statusbewerken

Equipment-status integratiebewerken

Statuswijziging vanuit jobsbewerken

Met de instelling Job.EnableToChangeEquipmentStatusWhenChangingJobStatus kan een job-voortgangsupdate ook de equipment-status bijwerken:

1. Medewerker werkt jobstatus bij naar "Gereed"
2. Systeem biedt aan om ook de equipment-status te wijzigen
3. StatusProposals bepalen welke equipment-statussen worden voorgesteld

Automatische statusvoorstellenbewerken

Cascade naar onderliggende objectenbewerken

Bij statuswijziging van een parent-asset kan de status doorgezet worden naar child-assets:

• Optie: "Wijzig status van onderliggende objecten met dezelfde status"
• Niet beschikbaar voor Parts Infra en Software

Standaard voortgangsstatus-instellingenbewerken

Via Standaard voortgangsstatus-instellingen (apart configuratiescherm) stel je in welke voortgangsstatus automatisch wordt toegekend als een record een bepaalde recordstatus bereikt.

Voorbeeld:

Materiaalstatus-automatiseringbewerken

Met Job.UseStockProgressStatus (default: true) kan Ultimo automatisch de voortgangsstatus aanpassen op basis van voorraad:

Aan/uit via AET-setting: "Automatic update progress status job".

Tips voor consultantsbewerken

Ontwerpbewerken

• Begin bij het proces: Interview de klant over hun werkproces voor je begint met configureren
• Houd het simpel: Te veel statussen creëren complexiteit — begin met 5-8 per context
• Gebruik "Not defined": Voor statussen die geen recordstatus moeten wijzigen
• Documenteer de matrix: Exporteer naar Excel, deel met de klant voor akkoord

Autorisatiebewerken

• Minder is meer: Begin zonder restricties, voeg ze toe waar nodig
• Test met verschillende rollen: Maak testgebruikers per rol
• Documenteer in Excel: Leg vast welke groep welke overgang mag

Validatiesbewerken

• Niet te vroeg valideren: Valideer bij logische afsluitpunten, niet bij aanmaak
• Conditioneel waar mogelijk: Niet elk jobtype heeft dezelfde validaties nodig
• Meerdere punten: Valideer op meerdere momenten in het proces

Export en versiebeheerbewerken

• Exporteer regelmatig: XML (.psc) export als backup
• Kopieer tussen contexten: Gebruik "Copy contexts and record statuses" scherm
• Versioneer: Sla exports op met datum in bestandsnaam

Test-checklistbewerken

• Alle statusovergangen doorlopen per context
• Autorisatiegroepen getest per rol
• Validaties proberen te omzeilen (moeten blokkeren)
• E-mailnotificaties ontvangen en gecontroleerd
• SLA on-hold gedrag geverifieerd
• Equipment-status cascade getest
• Selfservice-zichtbaarheid gecontroleerd
• GO+ mobiel getest (beperktere opties)

Database structuurbewerken

Zie progress-status voor de technische entiteit-referentie met alle kolommen en tabellen:

• ProgressStatus — statussen
• ProgressStatusFlow — overgangen
• ProgressStatusFlowGroup — autorisatie per overgang
• ProgressStatusValidationRule — validatieregels
• ProgressStatusProposal — statusvoorstellen
• ObjectProgressStatus — huidige status per equipment
• ObjectProgressStatusHistory / JobProgressStatusHistory — audittrail

Gerelateerde artikelenbewerken

• progress-status — Technische entiteit-referentie
• jobs — Werkorders met voortgangsstatussen
• assets — Asset-levenscyclus
• bevoegdheden — Autorisatie en competentiechecks
• contexten — Context-systeem en filtering
• backoffice — Context-filtering per backoffice
• application-element-tree — Default context combinations
• text-template-entity — E-mailtemplates voor notificaties
• application-settings — Gerelateerde procesinstellingen

Brondatabewerken

Dit artikel is consultant-synthese. Voor ground-truth data over specifieke Ultimo-objecten gebruik de onderstaande tools.

• Entiteit-data — lookup_entity("<Name>") · lookup_table_schema("<Name>") Alle properties, DB-kolomnamen, triggers en computed columns. Bronnen: Entities.xml, database-schema.json.
• Workflows per entiteit — find_workflows("", entity="<Name>") Alle Before/After Save events en andere ActionFields voor een entiteit. Bron: workflows.xml.
• Schermen — lookup_screen("<ScreenName>") · Schermen index Schermdefinities incl. tabel, autorisatielevel, screen-level. Bron: ultimo_screens_names.xml.
• AET-settings / feature toggles — find_aet_settings(query) · AET index Feature toggles en systeem-configuratie. Bron: ApplicationElementTreeData.json.
• Kennisbank-breed zoeken — search(query) Doorzoekt alle wiki-artikelen, entities, workflows, schermen, templates en ActionFields tegelijk.