Purchase (Bestelling)

De Purchase-entiteit beheert alle inkoopbestellingen in Ultimo. Een bestelling wordt aangemaakt bij een leverancier en bevat een of meerdere bestelregels (PurchaseLine) met artikelen of diensten. Bestellingen doorlopen een goedkeuringsproces en worden gevolgd tot ontvangst en facturatie.

Entiteitsnaam: Purchase Databasetabel: Purchase Primaire sleutel: PCHID (nvarchar 9)

Contextsbewerken

Statussenbewerken

Belangrijkste propertiesbewerken

Functionaliteit & property-gedragbewerken

Veel Purchase- en PurchaseLine-properties worden automatisch gevuld of berekend door workflows, triggers en integraties. Onderstaande paragrafen beschrijven het gedrag van de belangrijkste velden; gebruik lookup_property_usage("Purchase", "<property>") voor de volledige, actuele lijst workflows per property en lookup_workflow("<naam>") voor de XML.

• Statusverloop (Status) — De levenscyclus van een bestelling wordt volledig door workflows bewaakt. Purchase_ChangeStatusFromCreatedToConceptual plaatst een nieuw aangemaakte bestelling eerst op Concept (128). Purchase_DetermineStatus herberekent de status automatisch op basis van de onderliggende PurchaseLine-statussen (bijv. naar PartReceived/Received). Invoice_CloseReceivedPurchases sluit bestellingen die volledig gefactureerd zijn. Achttien workflows schrijven Status; filter erop met de statusmatrix in reference/properties/Purchase voordat je een aangepaste overgang bouwt. Consultanttip: de Purchase_UndoActivate-workflow controleert Exported vóór terugdraaien — als de bestelling al naar een ERP-systeem is verstuurd, blokkeert de undo.

• Goedkeuring & drempelwaarden (Total, CostCenter, Department) — De fiatteerketen start met Purchase_GenerateApprovals, die Total, CostCenter en Department leest. Purchase_PreRequested valideert die velden en blokkeert de overgang naar Aanvraag als een kostenzuil ontbreekt. Approval_PostApproved en Approval_PostRejected lezen RequestEmployee om de aanvrager te notificeren. Het totaalbedrag Total wordt niet direct geschreven door een workflow maar berekend via triggers uit de bestelregels (PchTotal).

• Valuta & wisselkoers (Currency, CurrencyRate, CurrencyConversionFactor, UseFixedExchangeRate) — ActionField1579 zet Currency, CurrencyRate en CurrencyConversionFactor tegelijk bij het kiezen van een leverancier of het kopiëren van een bestelling. UseFixedExchangeRate (default: true) bepaalt of de wisselkoers vast staat voor de hele bestelling: als true, wordt CurrencyRate niet meer gewijzigd bij facturatie. Receipt_PreApprove en Invoice_PreApprovedValidateAndProcess lezen UseFixedExchangeRate om bij ontvangst en factuurverwerking de juiste koersomrekening toe te passen. De wisselkoers werkt door in álle regelberekeningen: PurchaseLine_CalculateAmounts gebruikt CurrencyRate + CurrencyConversionFactor om StandardTotalPrice en StandardTotalPriceIncludingVat naar bedrijfsvaluta om te rekenen.

• Prijsberekening op bestelregels (GrossPrice, StandardTotalPrice, StandardVatPrice, TotalPrice) — Bij het invoeren of importeren van een bestelregel vult PurchaseLine_ValidateAndCopyArticleData alle artikelgerelateerde gegevens in, inclusief GrossPrice. PurchaseLine_CalculateAmounts herberekent daarna StandardTotalPrice, StandardTotalPriceIncludingVat, GrossTotalPrice en TotalPrice. Integratieworkflows overschrijven prijsvelden rechtstreeks: Purchase_ApproveFromMicrosoftDynamics en Purchase_ImportSAPS4HANA schrijven GrossPrice, GrossTotalPrice en PurchaseQuantity vanuit het externe systeem.

• Ontvangst (ToReceiveQuantity, ReceiptLine, status PartReceived/Received) — Purchase_PreReceived stelt ToReceiveQuantity in op bestelregelniveau als de te ontvangen hoeveelheid. Bij gedeeltelijke ontvangst via een Receipt-record zet Purchase_DetermineStatus de bestelling op PartReceived (64); bij volledige ontvangst op Received (256). Receipt_CreateLinesFromPurchase filtert op PurchaseLine.Status en StockArticle om te bepalen welke regels een ontvangstbon krijgen. Purchase_PostCancel reset PurchaseQuantity en ToReceiveQuantity op geannuleerde regels.

• Kostendragers op bestelregels (CostCenter, Department, Equipment, ProcessFunction, Project) — PurchaseLine_CopyDataFromEquipmentProcessFunction kopieert CostCenter, Department, Equipment en ProcessFunction van het gekoppelde object naar de bestelregel. PurchaseLine_Process schrijft diezelfde velden inclusief Project bij de verwerking van de regel. PurchaseLine_CopyDataFromEquipment haalt ProcessFunction op uit het equipment en vult die ook op de regel. Deze automatische overname zorgt ervoor dat inkoopkosten direct op de juiste kostendragers landen zonder handmatige invoer.

• ERP-integratie (ExternalId, Exported, DataProvider, Language) — Purchase_ExportMicrosoftDynamics schrijft ExternalId en DataProvider bij export naar Dynamics 365; vijf workflows filteren op ExternalId om duplicaten te voorkomen bij terugkoppeling. Purchase_ApproveFromMicrosoftDynamics en Purchase_ImportSAPS4HANA schrijven Vendor, Currency, Description, BookDate, DeliveryDate en Language vanuit het externe systeem. Purchase_ReceivedFromMicrosoftDynamics verwerkt de ontvangststatus terug vanuit het ERP.

Het volledige overzicht van álle Purchase-properties met hun schrijvende/lezende/filterende workflows staat in reference/properties/Purchase (en reference/properties/PurchaseLine).

Relaties met andere entiteitenbewerken

Tips voor consultantsbewerken

• Statusflow: Concept (128) -> Open (1) -> Goedgekeurd (2) -> Actief (4) -> Deels ontvangen (64) -> Ontvangen (256) -> Gesloten (32).
• Bestelaanvraag: Bestellingen worden vaak aangemaakt vanuit een bestelaanvraag.
• Ontvangst: Via de Receipt-entiteit worden goederenontvangsten geregistreerd per bestelregel.
• Facturatie: Factuurregels worden gekoppeld via InvoiceLines voor matching van facturen met bestellingen.
• Valuta: Ultimo ondersteunt multi-currency via Currency en CurrencyRate op de bestelling.
• Goedkeuring: Het goedkeuringsproces kan worden ingericht met fiatteerniveaus (ApprovalLevel).

Database Detailsbewerken

De tabel dba.Purchase bevat 70 kolommen.

Computed columns (berekende velden)bewerken

Kolommen gezet door triggersbewerken

Belangrijke defaultsbewerken

Triggers en externe triggersbewerken

Purchase heeft 1 eigen trigger (UPDATE) en wordt beinvloed door 7 externe triggers:

• PurchaseLine-triggers: Bij INSERT/UPDATE/DELETE van bestelregels worden PchTotal, PchNumberOfLines, PchDlvDate, en BTW-velden herberekend
• InvoiceLine-triggers: Bij facturatie worden PchNowInv en PchNowInvInclVat bijgewerkt

Consultanttip: De Purchase-tabel heeft geen DELETE- of INSERT-trigger -- alleen een UPDATE-trigger. Het totaalbedrag en het aantal regels worden volledig gestuurd door wijzigingen in de PurchaseLine-tabel. Bij het handmatig aanmaken van bestellingen via de API moeten de regels apart worden aangemaakt om de totalen correct te laten berekenen.

Brondatabewerken

Let op: De wiki-samenvatting hierboven toont een curated subset van properties en praktische consultant-tips. Voor ground truth (exacte kolomnamen, alle properties, defaults, triggers) gebruik de onderstaande tools.

• Entity-definitie — lookup_entity("Purchase") · reference/entities/Purchase Alle properties, contexts en statussen. Bron: Entities.xml.
• DB-schema — lookup_table_schema("Purchase") · reference/tables/Purchase Alle DB-kolommen, triggers, computed columns en defaults. Bron: database-schema.json.
• Gerelateerde workflows — find_workflows("", entity="Purchase") Alle Before/After Save events en andere workflow-ActionFields voor Purchase. Bron: workflows.xml.
• Property-gebruik — lookup_property_usage("Purchase", "Status") · reference/properties/Purchase Welke workflows een specifieke Purchase-property (of die van reference/properties/PurchaseLine) lezen/schrijven/filteren. Bron: workflows.xml.
• Workflow-XML van een vuller — lookup_workflow("Purchase_DetermineStatus") De volledige logica achter de automatische statusbepaling op basis van bestelregel-statussen (PartReceived → Received → Closed). Bron: workflows.xml.

Zie ookbewerken

• purchase-request - Bestelaanvragen
• supplier - Leveranciers
• job - Werkorders
• article - Artikelen