Voorraadtelling (Stock Count) in Ultimo

De voorraadtelling brengt de fysieke voorraad in overeenstemming met de administratieve voorraad in Ultimo. Het is een essentieel onderdeel van het magazijnbeheer en draagt bij aan betrouwbare voorraadinformatie, correcte besteladviezen en nauwkeurige kostencalculaties.

Overzicht procesbewerken

Voorraadtelling aanmaken
  └── Instellingen kiezen (ABC-code, blinde telling, real-time)
       └── Voorraadtellingsregels aanmaken
            └── Voorraadtelling activeren
                 └── Fysiek tellen en aantallen invoeren
                      └── Voorraadtelling afhandelen
                           ├── Opnieuw tellen (hertelling)
                           └── Voorraadtelling sluiten

Stap-voor-stap: voorraadtelling uitvoerenbewerken

1. Aanmakenbewerken

Via Magazijn > Voorraadbeheer > Voorraadtelling:

1. Maak een nieuw record aan
2. Voer een omschrijving in (bijv. "Maandtelling Magazijn A - April 2026")
3. Selecteer een vestiging
4. Selecteer een magazijn
5. Selecteer optioneel een medewerker (verantwoordelijke voor de telling)
6. Selecteer een kostenplaats (bij voorraadverschillen boekt Ultimo de kosten hierop)

2. Instellingenbewerken

3. Tellingsregels aanmakenbewerken

Klik op Voorraadtellingsregels aanmaken. Ultimo vult de telling met alle artikelregels die geteld moeten worden op basis van het geselecteerde magazijn en de optionele ABC-code-filter.

4. Activerenbewerken

Klik op Voorraadtelling activeren.

Belangrijk: Blokkeer bij niet-realtime tellingen het magazijn (of het relevante magazijndeel) wanneer u de voorraadtelling activeert. Dit voorkomt dat voorraadmutaties tijdens het tellen de resultaten vertekenen. Bij real-time tellingen is blokkering niet nodig -- Ultimo haalt het geregistreerde aantal op het exacte moment van de artikeltelling op.

5. Tellenbewerken

Voer voor elke voorraadtellingsregel het werkelijke aantal in het magazijn in.

Bij blinde telling: Het huidige administratieve voorraadaantal is niet zichtbaar. De medewerker moet fysiek tellen.

Bij real-time telling (barcodescanner): Scan de artikelen direct. Ultimo registreert het getelde aantal in real-time.

6. Afhandelenbewerken

Klik op Voorraadtelling afhandelen wanneer u alle artikelen (of een deel) heeft geteld. Ultimo berekent het verschil tussen het administratieve en het getelde aantal.

In deze stap kunt u per artikel kiezen: - Accepteren: het verschil wordt verwerkt - Opnieuw tellen: er wordt een hertelling aangemaakt voor het artikel

7. Sluitenbewerken

Klik op Voorraadtelling sluiten. Ultimo voert de volgende acties uit: - Genereert een magazijnmutatie voor alle voorraadverschillen - Boekt de kosten op de kostenplaats die bij de voorraadtelling is ingesteld - Maakt voor artikelen met Opnieuw tellen een nieuwe voorraadtelling aan

8. Afdrukkenbewerken

Klik op Voorraadtelling afdrukken om een afdrukbaar voorraadtellingsformulier te genereren. Gebruik dit voor papieren tellingen die later in Ultimo worden ingevoerd.

ABC-codesbewerken

ABC-codes classificeren artikelen op basis van waarde en/of kriticiteit:

De ABC-code wordt ingesteld op het artikel of de artikelgroep in het artikelstambestand.

Bij het aanmaken van een voorraadtelling kunt u filteren op ABC-code. Dit maakt cyclisch tellen mogelijk: A-artikelen telt u vaker dan C-artikelen, zonder steeds het volledige magazijn te hoeven tellen.

Consultanttip: Richt ABC-codes in bij implementatie. Baseer de classificatie op een combinatie van artikelwaarde en kriticiteit voor het productieproces. Dit optimaliseert de telinspanning en richt de aandacht op de artikelen die er het meest toe doen.

Blinde tellingbewerken

Bij een blinde telling (blind count) wordt de huidige administratieve voorraad niet getoond aan de medewerker die de telling uitvoert. Dit dwingt een daadwerkelijke fysieke telling af en voorkomt dat medewerkers het bekende aantal klakkeloos overnemen.

Voordelen: - Hogere betrouwbaarheid van de telresultaten - Onregelmatigheden worden sneller ontdekt - Vereist minder vertrouwen in de administratieve voorraad

Nadelen: - Kost meer tijd doordat het administratieve aantal niet als referentie beschikbaar is

Consultanttip: Gebruik altijd blinde telling voor A- en B-artikelen. Voor C-artikelen is een niet-blinde telling acceptabel om tijd te besparen, mits de administratieve voorraad al redelijk betrouwbaar is.

Barcodescanner (real-time telling)bewerken

Bij een real-time telling wordt een barcodescanner gebruikt om artikelen direct te scannen en te tellen:

• Selecteer de optie Real-tijd bij het aanmaken van de voorraadtelling
• Blokkering van het magazijn is niet nodig
• Ultimo haalt het geregistreerde aantal op voor een artikel op het moment van de artikeltelling
• Dit is nauwkeuriger bij magazijnen met veel mutaties

Consultanttip: Real-time telling vereist dat artikelen voorzien zijn van barcodes. Plan dit mee bij de implementatie van het magazijnbeheer. De barcodefunctionaliteit is beschikbaar via Ultimo Go(+).

Voorraadtelling vanuit Artikelmagazijnlocatiesbewerken

U kunt ook een voorraadtelling aanmaken voor een specifieke selectie artikelen:

1. Ga naar Magazijn > Artikelmagazijnlocaties
2. Stel filtercriteria in (bijv. op locatie, artikelgroep)
3. Klik op Bulkaanpassingen
4. Deselecteer artikelen die u niet wilt tellen
5. Selecteer bij Selecteer een actie:
6. Toevoegen aan bestaande voorraadtelling: alleen als de artikelen in hetzelfde magazijn zitten als de bestaande telling
7. Toevoegen aan nieuwe voorraadtelling: als de artikelen in meerdere magazijnen zitten, maakt Ultimo per magazijn een aparte telling aan
8. Ga naar Magazijn > Voorraadbeheer > Voorraadtelling en verwerk de telling

Consultanttip: Gebruik deze methode voor ad-hoc tellingen van specifieke locaties of artikelgroepen, zonder een volledige magazijntelling te hoeven opzetten.

Valkuilen en aandachtspuntenbewerken

Configuratiebewerken

Application Settingsbewerken

In de UCT onder Settings > Application Settings:

• Purchase and stock management: methode voor artikelhistorie (per week/maand/jaar)
• Purchase and stock management II: voorraad per magazijn beheren, voorraadcontrole per site

Autorisatiebewerken

Bij klanten met meerdere vestigingen is de recordautorisatie van belang. Monteurs met vestigingsautorisatie die een centraal magazijn moeten kunnen raadplegen, vereisen een uitzondering op de recordautorisatie.

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• magazijn - Artikelstambestand en voorraadbeheer
• inkoop - Besteladviezen op basis van voorraadniveaus
• jobs - Materiaalverbruik en reserveringen
• autorisatie - Record authorisation voor magazijnen
• uct-overzicht - Configuratie van voorraadtellingen