Reserveringen in Ultimo

De module Reserveringen stelt organisaties in staat om ruimtes, catering, inventaris, poolauto's, parkeerplaatsen, medewerkers en bezoekers centraal te beheren. Denk aan het boeken van een vergaderzaal met bijbehorende beamer en koffieservice, het plannen van een bezoek met parkeerplaats, of het reserveren van een poolauto voor een buitenafspraak. Dit artikel beschrijft het volledige reserveringsproces: van het reserveerbaar maken van objecten tot facturatie.

Reserveerbare objectenbewerken

Voordat reserveringen kunnen worden gemaakt, moeten objecten reserveerbaar worden gesteld. De volgende objecttypen zijn beschikbaar:

Na het reserveerbaar stellen opent het bijbehorende instellingenscherm (bijv. Reserveerbare ruimte, Reserveerbaar middel/poolauto, Reserveerbaar artikel).

Reserveringsinstellingen per objectbewerken

Op het instellingenscherm van een reserveerbaar object configureer je:

• Mag onderliggende reserveringsregels bevatten -- bijvoorbeeld: een zaal waar je ook catering en een beamer aan kunt koppelen.
• Geen catering toegestaan -- voorkomt dat catering aan de zaalreservering wordt toegevoegd.
• Dubbele reservering niet toegestaan -- bepaalt of overlappende reserveringen conflicten opleveren. Koffie levert geen conflict op; een specifieke beamer wel.
• Voorbereidingstijd en Opruimtijd -- geblokkeerde tijd rondom de reservering, zichtbaar als grijze balken in het grafisch overzicht.
• Beschikbaarheidskalender -- de agenda die bepaalt wanneer het object beschikbaar is.
• Maximale reserveringsduur -- voorkomt dat een object onnodig lang wordt geclaimd. Waarde 0 = geen beperking.
• Aanbiedende vakgroep -- filtert welke objecten zichtbaar zijn bij het zoeken.
• Beschikbaar voor -- Reserveringen, Uitgiften, of beiden.
• Niet beschikbaar vanaf / t/m -- om objecten in of uit te faseren.
• Autorisatie nodig om te kunnen reserveren -- beperkt reservering tot specifieke rollen.
• Takenpakket -- taken die automatisch als jobs worden aangemaakt bij verwerking.

Op het tabblad Prijzen stel je het Starttarief, Uurtarief, Prijs per eenheid en Btw-tarief in. Via Afwijkende tarieven kun je tarieven per klant, afdeling of kostenplaats differentiëren.

Op het tabblad Autorisatie beperk je het object tot specifieke afdelingen, kostenplaatsen, vestigingen of gebouwen (recordautorisatie).

Op het tabblad Assortiment koppel je objecten aan assortimenten. Assortimenten bepalen welke objecten een medewerker kan selecteren, afhankelijk van zijn afdeling en kostenplaats.

Consultanttip: Assortimenten worden regelmatig vergeten bij de inrichting. Zonder juiste assortimentskoppeling zien gebruikers alle reserveerbare objecten of juist geen enkel object. Test assortimentsfiltering altijd met een testgebruiker uit de doelgroep.

Instellingen voor reserveringenbewerken

Naast de instellingen per object zijn er reserveringsinstellingen die per reserveringssoort (zaalreservering, evenement, cateringreservering, bezoek) worden geconfigureerd, in samenspraak met een Ultimo-consultant:

Soorten reserveringenbewerken

Er zijn vijf reserveringssoorten:

1. Zaalreservering -- een ruimte met optioneel catering, inventaris, parkeerplaatsen en bezoekers
2. Evenement -- vergelijkbaar met zaalreservering, maar kan meerdere dagen en meerdere zalen beslaan
3. Catering/Middelen -- catering en/of middelen zonder ruimtereservering
4. Bezoek -- bezoekersregistratie met optioneel parkeerplaatsen en poolauto's
5. Poolauto -- reservering van een poolauto

De schermen zijn toegankelijk via het menu Reservering (bijv. Zaalreserveringsverzoeken, Poolauto aanvragen) en via het dashboard Reserveringen.

Reserveringen aanmaken -- stap voor stapbewerken

Basisgegevens invullenbewerken

1. Vul het veld Omschrijving in (verplicht).
2. Voer het Aantal personen in -- wordt gebruikt voor capaciteitscontrole en cateringsuggesties.
3. Selecteer een Reserveringssoort -- filtert aanbevolen ruimtes op basis van gebruiksfuncties.
4. Controleer het veld Aanvrager -- automatisch gevuld met de ingelogde gebruiker.
5. Stel Vestiging in.
6. Voer Datum/tijd (start- en eindtijd) in.
7. Optioneel: stel een Terugkeerpatroon in (dagelijks, wekelijks, etc.) met een herhalingsbereik.
8. Koppel Kostendragers als het kader zichtbaar is (afhankelijk van autorisatie).

Objecten toevoegenbewerken

Afhankelijk van het reserveringstype zijn de volgende knoppen beschikbaar:

Na het toevoegen kun je per reserveringsregel het aantal wijzigen, de levertijd/reserveringstijd wijzigen, een opmerking toevoegen of de regel verwijderen.

Aanvragen en verwerkenbewerken

• Gebruikers zonder verwerkingsautorisatie zien de knop Aanvragen. De status wordt dan Aangevraagd (of Aangevraagd met conflicten).
• Gebruikers met verwerkingsautorisatie zien de knop Direct verwerken. De status springt naar Verwerkt.
• Aangevraagde reserveringen worden verwerkt via het scherm Te verwerken reserveringen of via de knop Verwerken op de reservering zelf.

Annulerenbewerken

Via de knop Reservering annuleren (kader Acties) wijzigt de status naar Geannuleerd. De reservering blijft zichtbaar in het overzicht. Bij geannuleerde regels kun je nog Aantal te factureren en Te factureren kosten specificeren.

Statussen van reserveringsregelsbewerken

Elke reserveringsregel doorloopt deze statussen:

Informatiebalk en conflictenbewerken

De informatiebalk is een grijze regel midden in het reserveringsscherm. Blauwe iconen geven statusinformatie; rode iconen geven conflicten aan. Bij conflicten toont de balk detailregels met knoppen om het conflict op te lossen (bijv. andere zaal kiezen, tijd aanpassen).

Consultanttip: Conflicten ontstaan vaak doordat voorbereidings-/opruimtijden niet zijn geconfigureerd. Instrueer klanten om realistische buffer-tijden in te stellen, zodat back-to-back reserveringen geen onverwachte conflicten opleveren.

Grafische overzichtenbewerken

Grafische overzichten tonen reserveringen visueel in een tijdbalk, gegroepeerd per object:

Functionaliteitbewerken

• Horizontale as = tijd; verticale as = reserveerbare objecten.
• Gekleurde blokken tonen bezetting. Iconen in blokken geven extra info: catering gereserveerd, middelen gereserveerd, terugkerend patroon, afwijkende opstelling.
• Grijze balken links/rechts = voorbereidings-/opruimtijd.
• Tijdschalen: uur, dag, 2 dagen, werkweek, week, maand.
• Slepen: versleep een blok om de tijd of het object te wijzigen.
• Doorlooptijd aanpassen: sleep de linker- of rechterzijde van een blok.
• Nieuwe reservering: rechtsklik op de planner en selecteer Evenement toevoegen.
• Pop-up details: hover over het info-icoon in een blok.

Bezoekersregistratiebewerken

Ga naar het dashboard Reserveringen > tegel Overige > Bezoekersregistratie.

Het scherm is opgesplitst in twee delen:

Verwachte bezoekers (bovenaan)bewerken

Acties per bezoeker: - Details bezoeker wijzigen -- pas naam, bedrijf, etc. aan - Bezoeker aanmelden -- verplaats naar "aanwezig", voer pasnummer in - Groep aanmelden -- meld alle bezoekers van hetzelfde bezoek in een keer aan - Nieuwe bezoeker toevoegen -- registreer een onverwachte bezoeker - Bezoeker komt niet -- verwijder uit de lijst

Aanwezige bezoekers (onderaan)bewerken

Acties per bezoeker: - Bezoeker afmelden -- registreer vertrek - Groep afmelden -- vertrek van de hele groep - Bezoeker is nog niet gearriveerd -- verplaats terug naar verwacht - Pasnummer wijzigen

Via de knop Bezoek aanmaken open je direct het reserveringsscherm voor een nieuw bezoek.

Reserveringsjobs (werkzaamheden)bewerken

Bij het verwerken van een reservering maakt Ultimo automatisch jobs aan op basis van de takenpakketten die aan reserveerbare objecten zijn gekoppeld.

Hoe worden jobs aangemaakt?bewerken

• Per afhandelsjabloon wordt een job aangemaakt voor alle taken met datzelfde sjabloon.
• Taken met het veld Voor deze taak een aparte job aanmaken geselecteerd krijgen een eigen job.
• Zolang de job niet de status Gereed of Gesloten heeft, kunnen er taken worden toegevoegd door aanvullingen op de reservering.

Voorbeeldbewerken

Voor een vergaderruimte + beamer + 8 lunches met afhandelsjablonen "facilitair", "schoonmaak", "inkoop keuken" en "bereiding keuken" worden vier jobs aangemaakt. De taak "broodjes bestellen" kan als aparte job worden ingesteld (drie dagen vooruit), wat het totaal op vijf brengt.

Processtappenbewerken

1. Voorbereiden jobs (Reservering > Werkzaamheden > Voorbereiden jobs) -- planningsgegevens invoeren, vakgroep/medewerker/leverancier toewijzen, start-/eindtijden instellen.
2. Afhandelen jobs (Reservering > Werkzaamheden > Afhandelen jobs) -- taken uitvoeren, status wijzigen naar Actief/Gereed, cateringverbruik registreren.
3. Overzicht jobs (Reservering > Werkzaamheden > Overzicht jobs) -- alle jobs bekijken ongeacht status, niet bewerkbaar.

Jobstatussenbewerken

• Aanvraag > Open > Goedgekeurd > Actief > Uitgesteld > Gereed > Gesloten

Via de knop Bijwerken voortgang stel je een nieuwe voortgangsstatus in en voeg je opmerkingen toe.

Facturatie van reserveringenbewerken

De module ondersteunt het doorbelasten van reserveringskosten aan klanten, afdelingen, kostenplaatsen of projecten.

Processtappenbewerken

1. Factuurperiode aanmaken -- definieer de periode in het scherm Factuurperiode.
2. Factuurvoorstel aanmaken (Reservering > Facturatie > Aanmaken factuurvoorstellen) -- selecteer de periode en criteria. Ultimo genereert een voorstel.
3. Controleren en goedkeuren (Reservering > Facturatie > Afhandelen facturen reserveringen) -- bekijk factuurregels, wijzig indien nodig, selecteer Goedkeuren factuur.
4. Afdrukken (Reservering > Facturatie > Afgehandelde facturen reserveringen) -- druk de definitieve factuur af.
5. Factuurperiode sluiten -- na betaling en afronding.

Consultanttip: Wijzig voor facturatie de kolommen Aantal te factureren en Te factureren kosten per reserveringsregel in het scherm Overzicht reserveringen. Hier kun je ook afwijkende kostendragers instellen per regel.

Overzicht reserveringenbewerken

Via Reservering > Overzicht reserveringen bekijk je alle geregistreerde reserveringen met hun details en tabbladen:

• Bezoekers -- bezoekersgegevens per reservering
• Taken -- gekoppelde jobs met View-links
• Exemplaren -- alle exemplaren van een terugkerende reeks
• E-mails -- verzonden e-mails en reacties
• Voortgang -- aanmaak- en aanvraagdatum met medewerker

Bijzondere acties: - No show -- selecteer de checkbox en voer een reden in - E-mail -- verstuur reserveringsdetails naar een contactpersoon - Naar reservering -- navigeer naar het bewerkbare reserveringsscherm

Mijn reserveringenbewerken

Via het dashboard Reserveringen of de koppeling op het startdashboard open je Mijn reserveringen. Dit toont alleen de reserveringen waarbij de ingelogde gebruiker de aanvrager is, opgesplitst in:

• Zaalreserveringen
• Evenementen
• Catering-/Middelreserveringen
• Bezoeken
• Poolautoreserveringen

Dashboard-optiesbewerken

Op het Reserveringen-dashboard kun je de volgende tegels toevoegen:

• Mijn reserveringen
• Reserveringen te verwerken
• Bezoekersregistratie
• Mijn bezoekers

Stamgegevensbewerken

De stamgegevens voor reserveringen omvatten:

• Jobsoorten -- classificatie van reserveringsjobs
• Cateringartikelen en artikelgroepen
• Diversen -- overige reserveerbare objecten
• Parkeerplaatsen
• Reserveerbare objectsoorten -- classificatie van objecttypen
• Reserveringssoorten -- zaalreservering, evenement, etc.

Veelvoorkomende valkuilenbewerken

1. Assortimenten niet ingericht -- gebruikers zien alle of geen objecten.
2. Beschikbaarheidskalender niet ingesteld -- objecten zijn 24/7 beschikbaar of juist nooit.
3. Takenpakketten ontbreken -- bij verwerking worden geen jobs aangemaakt.
4. Voorbereidings-/opruimtijd = 0 -- back-to-back reserveringen zonder buffer.
5. MaximeerAantalDagen te laag -- gebruikers kunnen niet ver genoeg vooruit reserveren.
6. E-mailsjabloon niet geconfigureerd -- automatische mails geven lege of foutieve inhoud.
7. Terugkeerpatroon zonder einddatum -- oneindige reeks reserveringen.
8. Kosten weergeven uitgeschakeld -- aanvragers zien niet wat de reservering kost.

Zie ookbewerken

• Assets (Installaties)
• Jobs en werkzaamheden
• Fleet Asset Management
• Uitgiftebeheer
• Planning en roostering