Urenregistratie

Urenregistratie in Ultimo omvat het vastleggen, goedkeuren en analyseren van gewerkte uren. Medewerkers boeken hun uren op jobs, waarna de kosten automatisch worden berekend op basis van uurtariefcategorieen. Ultimo ondersteunt drie methoden voor het registreren van uren en biedt uitgebreide mogelijkheden voor goedkeuring, verlofregistratie en urenverantwoording.

Methoden voor urenregistratiebewerken

Ultimo biedt drie manieren om uren te boeken:

1. Bijwerken voortgang op een jobbewerken

De meest gebruikte methode. Bij het bijwerken van de voortgang van een job registreert de medewerker direct de gewerkte uren.

1. Ga naar Werkzaamheden > Voorbereiden jobs of Afhandelen jobs
2. Selecteer de job
3. Klik op Bijwerken voortgang
4. Voer de gewerkte uren in

Ultimo boekt de uren als werkelijke uren en berekent automatisch de kosten.

2. Start-stop urenregistratiebewerken

Met de optionele module Start-stop urenregistratie kunnen medewerkers een timer starten en stoppen bij aanvang en einde van werkzaamheden.

1. Ga naar het verwerkingsscherm van de job
2. Selecteer Start werkzaamheden in de tabel Start-stop urenregistratie
3. Ultimo registreert de medewerker, startdatum en starttijd
4. Na afronding selecteer je Stop werkzaamheden
5. Ultimo berekent de bruto-uren en rondt deze af

Start-stop statussen:

3. Urenverantwoording weekbewerken

In het scherm Urenverantwoording week vult de medewerker een weekstaat in met alle gewerkte uren, zowel productief als niet-productief.

1. Ga naar Algemeen > Urenverantwoording personeel
2. Selecteer de week (of maak een nieuwe week aan)
3. Selecteer View om de weekstaat te openen
4. Voeg uren toe bij Aan werkzaamheden gerelateerde uren

Productieve en niet-productieve urenbewerken

Niet-productieve uren worden geboekt bij Overige uren in de urenverantwoording week, gekoppeld aan een uurcode.

Uurcodes en uurtariefcategorieenbewerken

Uurcodesbewerken

Uurcodes classificeren geregistreerde uren. Configuratie via Stamgegevens > Personeel > Uurcodes.

Belangrijke instellingen per uurcode: - Selecteren in urenverantwoording -- beschikbaar in weekstaat - Selecteren in job urendialoog -- beschikbaar bij voortgangsdialoog - Kostensoort -- bepaalt op welke kostensoort de uren worden geboekt - Toon als reden verlof -- bruikbaar als verlofreden

Uurtariefcategorieenbewerken

Uurtariefcategorieen bepalen het tarief waarmee uren worden doorberekend. Elke vakman heeft een of meer uurtariefcategorieen met bijbehorende tarieven.

Bij het boeken van uren selecteert de medewerker een uurtariefcategorie. Het standaardtarief van de vakman wordt automatisch ingevuld.

Uren plannen (voorcalculatie)bewerken

Bij het voorbereiden van een job kunnen geplande uren worden ingevoerd op het tabblad Personeel:

1. Ga naar Werkzaamheden > Voorbereiden jobs
2. Selecteer de job
3. Ga naar tabblad Personeel
4. Voeg een rij toe aan Geplande uren
5. Selecteer een Vakman en voer het aantal Geplande uren in

Ultimo berekent: Geplande kosten = Geplande uren x Voorcalculatietarief

Let op: Bij stopgerelateerde jobs worden uren toegevoegd op het tabblad Stop, niet op het tabblad Personeel.

Goedkeuringsprocesbewerken

De urenverantwoording kent een goedkeuringsproces:

Open --> Goedgekeurd --> Gesloten

Week goedkeurenbewerken

1. Ga naar Algemeen > Urenverantwoording personeel
2. Selecteer de medewerker
3. Open de week
4. Selecteer Goedkeuren

Alle urenregistraties met status Open worden Goedgekeurd. Na goedkeuring verschijnt de week in het scherm Urenverantwoording week goedgekeurd/gesloten.

Individuele uurregels goedkeurenbewerken

Je kunt ook per regel goedkeuren via View op een aan werkzaamheden gerelateerde uren-regel, en dan Goedkeuren selecteren. Met Heropenen maak je de goedkeuring ongedaan.

Let op: Start-stop urenregistratieregels kunnen niet worden heropend vanuit de uurregels. Ga hiervoor naar het tabblad Start-stop.

Verlofregistratiebewerken

Verlof wordt geregistreerd als niet-productieve uren in de urenverantwoording:

1. Open de urenverantwoording week
2. Selecteer bij Overige uren de optie Toewijzen verlof
3. Selecteer een Reden voor verlof (een uurcode met verlofinstelling)
4. Optioneel: selecteer Werkzaamheden voor verlofperiode uitplannen om jobs uit de planning te verwijderen
5. Selecteer een periode en eventueel een terugkeerpatroon

Bij overlappende verlofregistraties bepaalt de prioriteit van de uurcode welke registratie voorrang krijgt.

Overzichten en kostenbewerken

Werkelijke uren op een jobbewerken

De geboekte uren zijn zichtbaar op drie plaatsen in het jobscherm:

Details per week staan in de tabel Werkelijke uren op het tabblad Personeel.

Geplande uren op een jobbewerken

Personeelskostenbewerken

Totale personeelskosten (gepland en werkelijk) staan op het tabblad Kosten van het jobscherm.

Facturatie van urenbewerken

Wanneer facturatie voor personeelskosten is geconfigureerd, worden doorbelaste uren automatisch berekend:

• Geplande uren: kolommen Te factureren uren en Te factureren kosten op tabblad Personeel
• Werkelijke uren: doorbelasting op basis van prijsafspraken met de klant

Configuratiebewerken

Applicatie-instellingenbewerken

De volgende instellingen (in UCT > Instellingen > Applicatie-instellingen) zijn relevant:

• Uren invoeren via urenverantwoording of via voortgangsdialoog
• Uurcodes verplicht bij urenregistratie
• Automatisch week toevoegen bij goedkeuring

Medewerkerinstellingenbewerken

Op het personeelsrecord:

• Personeelslid kan uren verantwoorden -- geeft toegang tot de voortgangsdialoog voor urenboekingen
• Automatisch week toevoegen in urenverantwoording -- na goedkeuring wordt automatisch de volgende week aangemaakt

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• entities/hour-code -- uurcodes en uurtariefcategorieen
• jobs -- werkorders waarop uren worden geboekt
• personeel -- medewerkers, vakmensen en vakgroepen
• planning -- inplannen van personeel op jobs
• inkoop -- facturatie van personeelskosten