Invoice (Factuur)

De Invoice-entiteit vertegenwoordigt een inkoopfactuur in Ultimo. Facturen worden gekoppeld aan bestellingen en leveranciers en doorlopen een goedkeuringsproces. Elke factuur bevat een of meer factuurregels (InvoiceLine) die de individuele kostenposten beschrijven.

Entiteitsnaam: Invoice Databasetabel: Invoice Primaire sleutel: INVID (nvarchar 9)

Contextsbewerken

Statussenbewerken

Statusverloopbewerken

Open (Created) --> Goedgekeurd (Approved)
Credit open (CreditCreated) --> Credit goedgekeurd (CreditApproved)

Facturen zonder gekoppelde bestelling doorlopen dezelfde statusstappen maar met aparte statuswaarden (NoPurchase-varianten).

Belangrijkste propertiesbewerken

Functionaliteit & property-gedragbewerken

Veel Invoice-properties worden niet handmatig ingevuld maar door workflows gezet op vaste momenten in het factuurproces. Onderstaande paragrafen beschrijven het gedrag van de belangrijkste velden; gebruik lookup_property_usage("Invoice", "<property>") voor de volledige, actuele lijst workflows per property en lookup_workflow("<naam>") voor de XML.

• Status — levenscyclus via Pre-workflows als gate — De factuurstatus kent twee parallelle paden: met en zonder gekoppelde bestelling. De overgang van Open naar Goedgekeurd wordt bewaakt door Invoice_PreCreatedToCreatedNoPurchase (zonder bestelling) respectievelijk de pendant met Purchase. De goedkeuring zelf, inclusief het zetten van BookDate en StatusApprovedDate, vindt plaats in Invoice_Approve. Voor creditfacturen bestaat een gelijk patroon via Invoice_PreCreditCreatedToCreditCreatedNoPurchase en Invoice_PreCreditCreopen/Invoice_PreCreditReopenNoPurchase. In totaal schrijven 14 workflows Status — behandel dit veld nooit als vrij in te vullen maar als het resultaat van een statusovergang. Invoice_PostImport en de vier ActionField221/223/362/364-slots zorgen voor edge-cases bij import en handmatige correcties.

• BookDate — boekingsdatum gezet bij goedkeuring — Dit veld heeft drie schrijvers: Invoice_Approve stelt de boekingsdatum in op het moment van goedkeuring (typisch de sysdatum of een expliciete keuze); Invoice_PreApprovedValidateAndProcess herberekent of valideert de datum als onderdeel van de verwerkingsstap; Invoice_ImportSAPS4HANA vult de datum direct vanuit de SAP S/4HANA-payload. Vier workflows lezen BookDate terug — onder andere voor kostentoerekening aan de juiste factuurperiode. Consultanttip: de boekingsdatum bepaalt in welke InvoicePeriod kosten vallen; pas bij heropening (Invoice_PreReopen) kan een factuur een andere periode krijgen.

• Valuta-groep (Currency, CurrencyRate, CurrencyConversionFactor) — gevuld vanuit bestelling of SAP — Alle drie de valutavelden worden door dezelfde zes schrijvers bijgehouden: Purchase_CreateInvoiceLines en Purchase_CreateCreditInvoiceLines kopiëren valuta, koers en conversiefactor van de gekoppelde bestelling naar de factuur; Invoice_ImportSAPS4HANA vult ze vanuit de SAP-payload; Invoice_PreApprovedValidateAndProcess herberekent de koers vlak voor verwerking. ActionField136 en ActionField1581 verzorgen aanvullende correcties bij handmatige invoer. Negen tot elf workflows lezen deze velden voor de omrekening van transactie- naar bedrijfsvaluta op de factuurregels.

• Vendor — overgenomen van de bestelling — De leverancier op de factuur wordt bij aanmaak gezet door Purchase_CreateInvoiceLines (en het creditvariant Purchase_CreateCreditInvoiceLines), die de Vendor van de gekoppelde Purchase overnemen. Invoice_ImportSAPS4HANA vult Vendor vanuit het ERP-bericht. ActionField136 en ActionField1581 bieden correctiemogelijkheid. Zes workflows lezen Vendor — onder andere voor leveranciersmatch en validatie bij het aanmaken van inkoopregels.

• PurchaseAddType — koppeltype bepaalt het matchingpad — Dit veld (None=0, Purchase=1, Receipt=2) geeft aan of de factuur wordt gematcht op bestelling of op ontvangst. Het wordt door vier workflows gevuld: Purchase_CreateInvoiceLines en Purchase_CreateCreditInvoiceLines bij aanmaak, Invoice_ImportSAPS4HANA bij SAP-import, en ActionField136 bij handmatige invoer. ActionField365 leest het veld om het juiste matchingpad te activeren. Consultanttip: kies Receipt (2) als de organisatie drie-weg-matching (bestelling–ontvangst–factuur) wil; Purchase (1) volstaat voor twee-weg-matching.

• Exported en Lines — gates voor heropening en goedkeuring — Exported wordt door geen enkele workflow geschreven maar door vier lezende workflows gecheckt (Invoice_PreReopen, Invoice_PreReopenNoPurchase, Invoice_PreCreditReopen, Invoice_PreCreditReopenNoPurchase): een al naar ERP geëxporteerde factuur kan niet worden heropend tenzij de vlag expliciet wordt gereset. Lines (de collectie InvoiceLine-regels) wordt door tien workflows gelezen, waaronder alle Pre*-transitionworkflows en de reopen-workflows, die controleren of er geldige regels aanwezig zijn vóór de statusovergang wordt toegestaan.

Het volledige, gegenereerde overzicht van álle Invoice-properties met hun schrijvende/lezende/filterende workflows staat in reference/properties/Invoice.

Gerelateerde entiteitenbewerken

InvoiceLine (Factuurregel)bewerken

Elke factuur bevat een of meer factuurregels. Een factuurregel kan gekoppeld zijn aan een job, uitrusting, bestelling, ontvangstregel of servicecontract.

Primaire sleutel: INVLINVID + INVLLINEID

Belangrijkste properties:

InvoiceLine-statussen:

InvoiceGroup (Factuurgroep)bewerken

Factuurgroepen worden gebruikt om facturen te groeperen.

InvoicePeriod (Factuurperiode)bewerken

Factuurperiodes definieren een tijdvak waarbinnen kosten worden geboekt.

Relaties met andere entiteitenbewerken

• Vendor -- leverancier op de factuur
• Purchase -- de bestelling waartegen de factuur wordt geboekt
• Job -- factuurregels kunnen direct aan een job gekoppeld zijn
• Equipment -- factuurregels kunnen aan een uitrusting gekoppeld zijn
• Employee -- medewerker die de factuur goedkeurt
• Currency -- valuta van de factuur
• Site -- vestiging

Tipsbewerken

• Facturen kunnen zowel met als zonder bestelling worden aangemaakt. De NoPurchase-statusvarianten worden gebruikt wanneer er geen bestelling aan gekoppeld is.
• Via het veld PurchaseAddType kun je aangeven of de factuur aan een bestelling of aan een ontvangst moet worden gekoppeld.
• Het veld Exported geeft aan of de factuur al naar een extern systeem (bijv. ERP) is geexporteerd. Gebruik dit bij integraties.
• Creditfacturen doorlopen een apart statuspad (CreditCreated --> CreditApproved).
• De boekingsdatum (BookDate) bepaalt in welke factuurperiode de kosten vallen.

Brondatabewerken

Let op: De wiki-samenvatting hierboven toont een curated subset van properties en praktische consultant-tips. Voor ground truth (exacte kolomnamen, alle properties, defaults, triggers) gebruik de onderstaande tools.

• Entity-definitie — lookup_entity("Invoice") · reference/entities/Invoice Alle properties, contexts en statussen. Bron: Entities.xml.
• DB-schema — lookup_table_schema("Invoice") · reference/tables/Invoice Alle DB-kolommen, triggers, computed columns en defaults. Bron: database-schema.json.
• Gerelateerde workflows — find_workflows("", entity="Invoice") Alle Before/After Save events en andere workflow-ActionFields voor Invoice. Bron: workflows.xml.
• Property-gebruik — lookup_property_usage("Invoice", "Status") · reference/properties/Invoice Welke workflows een specifieke Invoice-property lezen/schrijven/filteren (bijv. de 14 schrijvers van Status of de 6 schrijvers van CurrencyRate). Bron: workflows.xml.
• Workflow-XML van een vuller — lookup_workflow("Invoice_Approve") De volledige logica achter goedkeuring, boekingsdatum en statusovergang van de factuur. Bron: workflows.xml.