HSE (Health, Safety & Environment) in Ultimo

De HSE-module in Ultimo ondersteunt organisaties bij het waarborgen van veiligheid, gezondheid en milieu tijdens onderhoudswerkzaamheden. De module omvat werkvergunningen, Lockout Tagout (LOTO), risicoanalyses, Management of Change, HSE-incidentenbeheer, indienststellingsdossiers en productdossiers.

Overzicht HSE-functionaliteitbewerken

Werkvergunningenbewerken

Wat is een werkvergunning?bewerken

Een werkvergunning is een formeel document dat toestemming geeft voor het uitvoeren van gevaarlijke werkzaamheden. Het waarborgt dat alle veiligheidsmaatregelen zijn genomen voordat het werk begint.

Het werkvergunningsprocesbewerken

Het proces doorloopt de volgende stappen:

1. Aanvragen: de uitvoerder vraagt een werkvergunning aan
2. Valideren: de verantwoordelijke controleert de aanvraag en de veiligheidsmaatregelen
3. Activeren: de werkvergunning wordt actief, het werk mag beginnen
4. Verlengen (optioneel): als het werk langer duurt dan gepland
5. Sluiten: na afronding van het werk wordt de vergunning gesloten

Veiligheidscontroles en -maatregelenbewerken

Werkvergunningen bevatten checklists met veiligheidscontroles die moeten worden uitgevoerd voordat het werk begint. Deze worden geconfigureerd via werkvergunningssjablonen.

Overzichtenbewerken

• Grafische weergave actieve werkvergunningen: visueel overzicht van alle actief lopende vergunningen
• Grafische weergave geplande werkvergunningen: overzicht van geplande vergunningen

Sjablonenbewerken

Werkvergunningssjablonen definiëren standaard veiligheidscontroles en -maatregelen per type werkzaamheid.

Koppeling met jobsbewerken

Werkvergunningen worden gekoppeld aan werkorders via het tabblad Werkvergunningen op het jobdetailscherm.

Lockout Tagout (LOTO)bewerken

LOTO is het proces van vergrendelen en labelen van energiebronnen om te voorkomen dat installaties onverwacht worden geactiveerd tijdens onderhoud.

Het LOTO-procesbewerken

1. LOTO-aanvraag maken: specificeer welke energiebronnen vergrendeld moeten worden
2. Voorbereiden: controleer het LOTO-plan en de benodigde borgingsmethoden
3. Afhandelen: plaats de vergrendelingen, voer het onderhoud uit, verwijder de vergrendelingen
4. Voortgang volgen: monitor de status van de aanvraag

LOTO-plannenbewerken

LOTO-plannen zijn vooraf gedefinieerde vergrendelingsplannen per installatie. Ze bevatten: - De te vergrendelen energiebronnen - De vereiste standen (uit/open/dicht) - De borgingsmethoden

LOTO-plannen zijn zichtbaar op het tabblad LOTO-plannen van het assetdetailscherm.

Stamgegevens voor LOTObewerken

• Energiebronnen: types energiebronnen (elektrisch, hydraulisch, pneumatisch, etc.)
• Standen: mogelijke standen per energiebron
• Borgingsmethoden: hoe de vergrendeling wordt aangebracht
• P&ID's: Piping & Instrumentation Diagrams

Risicoanalysebewerken

De risicoanalysemodule ondersteunt het systematisch beoordelen van risico's.

Configuratiebewerken

De risicoanalyse wordt geconfigureerd via Instellingen > HSE > Risicoanalyse: - Methoden: beoordelingsmethoden - Soorten: typen risicoanalyses - Kansen: waarschijnlijkheidsniveaus - Aspecten: te beoordelen aspecten (veiligheid, milieu, etc.) - Blootstellingen: blootstellingsniveaus - Risico's: risiconiveaus met goedkeuring

LMRA (Laatste-Minuut Risicoanalyse)bewerken

De LMRA is een snelle veiligheidsbeoordeling die direct voor aanvang van werkzaamheden wordt ingevuld. De LMRA is: - Geïntegreerd in het jobproces - Beschikbaar in Ultimo Web en Ultimo Go(+) - Configureerbaar via LMRA-checklists

Management of Change (MoC)bewerken

Management of Change ondersteunt het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen aan processen, installaties of procedures.

Het MoC-procesbewerken

1. Verzoek indienen: een modificatieverzoek aanmaken
2. Voorbereiden en beoordelen: het verzoek evalueren met checklists en beoordelingsrollen
3. Uitvoeren: de modificatie doorvoeren
4. Gebruiken en evalueren: de wijziging monitoren en evalueren

Configuratiebewerken

MoC wordt geconfigureerd via stamgegevens: - MoC-checklists: beoordelingscriteria - MoC-beoordelingsrollen: wie beoordeelt - Modificatiesoorten, -prioriteiten, belangen en redenen: classificatie - Stop-relaties: koppeling aan stopplanning

Dashboards en Kanbanbewerken

MoC biedt specifieke dashboards en Kanbanborden voor visueel management van modificaties.

HSE-incidentenbeheerbewerken

Het HSE-incidentprocesbewerken

1. Melden: het incident registreren
2. Afhandelen: onderzoek uitvoeren, oorzaken vaststellen
3. Evalueren en sluiten: lessen trekken en acties definieren

Stamgegevensbewerken

• Te waarschuwen instanties
• Incidentcategorieën
• Directe oorzaken
• Basisoorzaken

Indienststellingsdossiers (Commissioning)bewerken

Het indienststellingsdossier is het formele proces voor het in gebruik nemen van nieuwe of gewijzigde installaties.

Het procesbewerken

1. Aanmaken: indienststellingsdossier aanmaken
2. Opstellen: documentatie en checklists samenstellen
3. Beoordelen: formele beoordeling uitvoeren
4. Statuswijziging: goedkeuren en activeren

Indienststellingsinformatie is zichtbaar op het tabblad Indienststellingsinformatie van het assetdetailscherm.

Productdossiersbewerken

Productdossiers ondersteunen het samenstellen en beoordelen van productgerelateerde documentatie:

1. Aanvragen: productdossier aanvragen
2. Samenstellen en beoordelen: met checklists
3. Beheren: lopende dossiers monitoren

Actiepuntenbewerken

Actiepunten zijn follow-up acties die voortkomen uit HSE-processen (werkvergunningen, incidenten, MoC, risicoanalyses). Ze worden beheerd via een centraal scherm en kunnen via Kanbanborden visueel worden gevolgd.

Root Cause Analysis (RCA)bewerken

De RCA-module biedt een gestructureerd proces voor het analyseren van de grondoorzaak van problemen:

• Why tree: een flexibele boomstructuur voor 5-Why analyse
• Timeline events: chronologisch overzicht van relevante gebeurtenissen
• Validatierollen: formele goedkeuring door stakeholders
• Follow-up actions: vervolgacties als jobs, actiepunten of MoC-modificaties
• AI-ondersteuning: suggesties voor vervolgacties op basis van de analyse

Beschikbaarheid: onderdeel van de Reliability-module. Optioneel in Premium, standaard in Enterprise.

Gedetailleerde processtappenbewerken

Werkvergunningen (stap-voor-stap)bewerken

Zie ook het aparte artikel werkvergunningen voor een uitgebreide beschrijving.

1. Aanvragen (scherm: HSE > Werkvergunningen > Aanvragen werkvergunningen)

1. Maak een werkvergunningsrecord aan
2. Voer een omschrijving in
3. Vul Aanvraaggegevens in
4. Beschrijf de Werkzaamheden waarvoor de vergunning wordt aangevraagd
5. Voer de Geplande startdatum en Geplande gereeddatum in
6. Selecteer een Risicocategorie (Laag of Hoog)
7. Voeg een of meer werkvergunningstypen toe
8. In kader Uitvoering: vul Aantal uitvoerenden in
9. In kader Keuzelijsten: controleer de getoonde keuzelijsten. Markeer N.v.t. waar niet van toepassing. Selecteer per keuzelijst de relevante opties in kader Opties
10. Klik op Aanvragen -- status wordt Aangevraagd

Bij hoge risicocategorie: Bepaalde bekrachtigingsrollen worden alleen geactiveerd bij risicocategorie Hoog. De medewerker die Hoog instelt, wordt geregistreerd. Alleen deze medewerker (of de verstrekker met de instelling Mag altijd keuzelijstopties uitzetten) kan de risicocategorie terugzetten naar Laag.

2. Voorbereiden (scherm: HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen)

De verstrekker controleert de aanvraag, identificeert risico's en definieert maatregelen: - Tabblad Maatregelen verstrekker: maatregelen door de verstrekkende afdeling - Tabblad Maatregelen houder: maatregelen door de uitvoerende partij

3. Bekrachtigen (valideren)

Op het tabblad Bekrachtiging van het werkvergunningsscherm:

1. Zoek uw medewerkerscode of bekrachtigingsrol in het kader Bekrachtiging
2. Klik op Digitaal bekrachtigen
3. Lees de verklaring en selecteer het akkoordvakje
4. De werkvergunning is ondertekend voor uw rol

Verplichte bekrachtigingsrollen (minimaal drie):

Optionele rollen: Operator, Bouwkundig ingenieur, Brandexpert.

Dashboard-integratie: Voeg de tabellen "Te bekrachtigen werkvergunningen" en "Te bekrachtigen werkvergunningen van mijn rol" toe aan uw dashboard.

4. Activeren

Via Afhandelen werkvergunningen: Controleer of alle digitale bekrachtigingen zijn uitgevoerd op tabblad Validatie. Klik op Wijzig status > Actief. De uitvoerenden mogen nu aan het werk.

5. Verlengen

Als de job niet in een werksessie is afgerond:

1. Wijzig de status naar Te verlengen
2. Wijzig de Geplande startdatum en Geplande einddatum voor de nieuwe werkperiode
3. Op tabblad Validatie, kader Verlenging: bekrachtig opnieuw via Digitaal bekrachtigen
4. Na alle bekrachtigingen: activeer opnieuw

Maximaal 6 verlengingen per werkvergunning.

6. Sluiten (oplevering)

1. Controleer of werkoppervlakten zijn schoongemaakt, afval is verwijderd, maatregelen zijn opgeheven
2. Op tabblad Bekrachtiging, kader Oplevering: bekrachtig via Digitaal bekrachtigen
3. Zorg dat alle validaties zijn uitgevoerd
4. Wijzig de status naar Gesloten

Werkvergunningssjablonen

Via HSE > Werkvergunningen > Werkvergunningssjablonen: Maak blauwdrukken voor werkvergunningsaanvragen. Sjablonen bevatten: aanvraaggegevens, maatregelen verstrekker, maatregelen houder, documentatie.

Sjablonen kunnen worden gekoppeld aan PO-jobs en looproutejobsjablonen. Bij status Goedgekeurd worden werkvergunningen automatisch aangemaakt wanneer jobs worden gegenereerd.

Via HSE > Werkvergunningen > Aanmaken werkvergunning o.b.v. sjabloon: Direct een werkvergunning aanmaken op basis van een sjabloon. De nieuwe werkvergunning krijgt status Aangemaakt en opent direct in het aanvraagscherm.

Grafische weergaven

• Grafische weergave actieve werkvergunningen: Toont alle werkvergunningen met status Actief op een plattegrond. Cirkels geven het aantal per locatie aan, kleuren tonen de risicocategorie, waarschuwingsiconen signaleren verlopen vergunningen
• Grafische weergave geplande werkvergunningen: Filtert op geplande periode en voortgangsstatus

Consultanttip: Grafische weergaven vereisen configuratie in Instellingen: upload een plattegrond (productiehal, terrein) en koppel markeringen aan installaties, procesfuncties of ruimten.

LOTO (Lockout Tagout) -- gedetailleerdbewerken

LOTO-aanvraag aanmaken

Via HSE > Lockout Tagout > Aanmaken LOTO-aanvragen:

1. Op tabblad Algemeen, kader Veilig te stellen object: selecteer de procesfunctie en/of asset, en eventueel de vestiging
2. In kader Uitvoeren door: selecteer de Vakgroep die de LOTO-procedure uitvoert
3. In kader Opmerkingen: instructies of aantekeningen
4. Klik op Aanvragen in het actie-kader -- status wordt Aangevraagd

LOTO-aanvraag voorbereiden

Via HSE > Lockout Tagout > Voorbereiden LOTO-aanvragen:

Sloten en labels toewijzen: - Rij toevoegen: handmatig een slot of label toevoegen - Koppelen LOTO-plan: sloten en labels van een vooraf gedefinieerd plan overnemen - Ontkoppelen LOTO-plan: plan weer loskoppelen

Tabelkolommen sloten en labels: Recordstatus, Volgorde plaatsing, Volgorde verwijdering, LOTO-plan, LOTO-plancode, Energiebron, Veilige stand, Operationele stand, Borgingsmethode, P&ID, Geannuleerd op/Medewerker/Reden

P&ID-integratie: Op tabblad P&ID's kunt u visueel sloten en labels plaatsen op Piping & Instrumentation Diagrams. Klik op de afbeelding en selecteer Toevoegen slot/label. Opties bij selectie: Toon details, Bewerken, Verwijderen, Laten vervallen.

LOTO-aanvraag afhandelen

Via HSE > Lockout Tagout > Afhandelen LOTO-aanvragen:

Status doorloopt: Te plaatsen > Actief (= geplaatst) > Te verwijderen > Gesloten

Acties: - Alle sloten en labels geplaatst: bij status Te plaatsen, wijzigt alle items naar Geplaatst - Alle sloten en labels verwijderd: bij status Te verwijderen, wijzigt alle items naar Verwijderd - Printen LOTO-aanvraag: rapport met volledige plaatsings-/verwijderingsdetails - Printen labels: labels met omschrijving, energiebron, procesfunctie, asset, werkvergunningen en job

LOTO-plannen

Via HSE > Lockout Tagout > LOTO-plannen: Sjablonen met vooraf gedefinieerde sloten en labels. Na goedkeuring vergrendeld voor bewerking (heropenen via Heropenen knop). Tabblad LOTO-aanvragen toont alle gekoppelde aanvragen.

Consultanttip: Richt LOTO-plannen in voor alle kritische assets. Dit voorkomt fouten bij het handmatig invoeren van sloten en labels en zorgt voor consistentie. Koppel LOTO-plannen aan assets zodat ze zichtbaar zijn op het tabblad LOTO-plannen van het assetdetailscherm.

Risicoanalyse -- gedetailleerdbewerken

Risicoanalyses worden gebruikt in meerdere HSE-processen: bij werkvergunningen, bij MoC-modificaties, en bij HSE-incidenten.

Typen risicoanalyses bij MoC: - Initieel risico: risico voor de modificatie - Verwacht restrisico: verwacht risico na de modificatie - Werkelijk restrisico: gemeten risico na implementatie

Aanmaken: Klik op Aanmaken risicoanalyse, selecteer de soort, en voer de analyse uit in het risicoanalyse-scherm. Bij het afronden van een nieuwe analyse als Compleet worden oudere analyses van hetzelfde type mogelijk op Vervallen gezet.

LMRA (Laatste-Minuut Risicoanalyse) -- aanvullingbewerken

De LMRA is een snelle check direct voor aanvang van werkzaamheden: - Geintegreerd in het jobproces (beschikbaar op het tabblad LMRA van de job) - Beschikbaar in Ultimo Web en Ultimo Go(+) - Configureerbaar via LMRA-checklists in de HSE-instellingen - Kan verplicht worden gesteld voordat een job kan worden gestart (via workflow-configuratie)

Management of Change (MoC) -- gedetailleerdbewerken

MoC-proces volledig

Fase 1: Aanvragen (scherm: HSE > Management of Change > Aanvragen modificaties)

1. Maak een nieuwe modificatie aan
2. In kader Locatie: specificeer vestiging, afdeling, uitrusting en/of procesfunctie (automatisch aangevuld)
3. In kader Modificatiegegevens: Aanvrager (auto-ingevuld), Modificatiesoort, Kostenschatting, Prioriteit
4. In kader Planning: Gewenste opleverdatum, Stopgerelateerd (koppeling productiestop), Doorlooptijd (Permanent/Tijdelijk met einddatum)
5. Beschrijf: Aanleiding/Probleem (verplicht), Doelstelling, Voorgestelde modificatie
6. Optioneel tabblad Redenen: selecteer van toepassing per vooraf gedefinieerde reden
7. Klik op Verzoek -- status wordt Aangevraagd, record verhuist naar Behandelen modificaties

Fase 2: Voorbereiden en beoordelen (scherm: HSE > Management of Change > Behandelen modificaties)

Zichtbare statussen: Aangevraagd, In voorbereiding, Uitgesteld, Ter beoordeling

1. Wijzig status naar In voorbereiding
2. Update projectleider en klant
3. Markeer Significant als de modificatie meldingsplichtig is (BRZO)
4. Beschrijf de Definitieve modificatie
5. Risicoanalyses: maak analyses aan voor initieel risico en verwacht restrisico
6. Checklists: worden automatisch gekoppeld of handmatig via Checklist koppelen
7. Actiepunten: maak taken aan die verband houden met de modificatie
8. Beoordeling: wijs medewerkers toe aan beoordelingsrollen. Verplichte beoordelingen moeten worden afgerond of geannuleerd voordat de status kan wijzigen
9. Objects: koppel installaties, bouwdelen of procesfuncties
10. Jobs en Projecten: koppel of maak aan
11. Wijzig status naar Ter beoordeling en vervolgens naar Goedgekeurd

Fase 3: Uitvoeren (scherm: HSE > Management of Change > Lopende modificaties)

Wijzig status naar In uitvoering. Voer actiepunten, jobs en projecten uit. Na afronding: status Gereed.

Fase 4: Gebruiken en evalueren

Wijzig status naar Operationeel. Na een periode: status Ter evaluatie. Voer een restrisico-risicoanalyse uit. Sluit de modificatie met status Gesloten.

MoC-dashboards: Beschikbare views: aantal aangemaakte wijzigingen vorig jaar/30 dagen, lopende modificaties per status, gearchiveerde modificaties, doorlooptijd (permanent/tijdelijk), geschatte kosten per soort.

Kanbanborden: Via HSE > Management of Change > Kanbanborden voor visueel management van modificaties.

Consultanttip: Werkvergunningen kunnen worden aangemaakt voor jobs gerelateerd aan een modificatie. De werkvergunning toont de modificatiecode en -beschrijving, waardoor de samenhang zichtbaar is.

HSE-incidentenbeheer -- gedetailleerdbewerken

1. Melden (scherm: HSE > HSE-incidenten > Melden incidenten)

1. Maak een nieuw HSE-incident aan
2. Voer een omschrijving in
3. Voer alle gegevens in over het incident
4. Klik op Melden -- status wijzigt van Aangemaakt naar Gemeld

Na melding: Ultimo stuurt e-mails naar medewerkers met Ontvang HSE-rapport via email ingeschakeld. Een PDF van de melding wordt automatisch toegevoegd aan tabblad Documentatie.

2. Afhandelen (scherm: HSE > HSE-incidenten > Behandelen incidenten)

1. Selecteer het incident en wijzig status naar In uitvoering
2. Controleer de rapportdata en voortgangsopmerkingen
3. Op tabblad Analyse:
4. Selecteer een directe oorzaak in het gelijknamige kader
5. Selecteer een of meer basisoorzaken
6. Voer mogelijke gevolgen in
7. Klik op Aanmaken risicoanalyse en voer deze uit
8. Standaard maakt Ultimo een risicoanalyse aan bij status In behandeling
9. Op tabblad Maatregelen:
10. Aanmaken job: maak een werkorder aan als maatregel
11. Aanmaken actiepunt: maak een actiepunt aan
12. Wijzig status naar Ter evaluatie

3. Evalueren en sluiten (scherm: HSE > HSE-incidenten > Evalueren incidenten)

1. Voer indien nodig een restrisicobeoordeling uit
2. Evalueer maatregelen met betrokken medewerkers
3. Wijzig status naar Gereed -- e-mail naar melder van het incident
4. Na volledige afhandeling: wijzig status naar Gesloten

Waarschuwing bij sluiten: Als er jobs of actiepunten zijn gekoppeld die niet gesloten zijn, krijgt u hierover een melding.

Overzicht en rapportage: Via Overzicht incidenten (alle incidenten, alleen-lezen) en menu Rapportage (standaardrapportages met HSE-incidentgegevens). Kanbanborden beschikbaar via HSE > HSE-incidenten > Kanbanborden.

Indienststellingsdossiers (Commissioning) -- gedetailleerdbewerken

Het indienststellingsdossier is verplicht in Belgie voor gemechaniseerde assets die binnen een bedrijf worden gebruikt.

Stamgegevens configureren (vooraf in Instellingen > HSE > Indienststelling): - Welke controles moeten worden uitgevoerd - Wie voert de controles uit - Welke beoordelingen kunnen worden ingediend - Welke statussen bestaan in de beoordelingsafhandeling - Per medewerker (in personeelsstamgegevens, tabblad Indienststelling): optionele beoordelaar, standaard beoordelaar, of geen beoordelaar

Proces: 1. Assets registreren waarvoor een dossier nodig is 2. Dossier aanmaken: algemene gegevens (eindverantwoordelijke, beoordelaar, gekoppelde assets, afbeeldingen, documentatie) 3. Voorbereiden: status naar In voorbereiding - Ultimo vult automatisch veiligheidseisen en checklists in (op basis van goedgekeurde checklists) - Standaard beoordelaars worden automatisch toegevoegd; optionele beoordelaars handmatig - Vul beoordelingen van checklists en veiligheidseisen in 4. Beoordelen: formele beoordeling door de toegewezen beoordelaars 5. Goedkeuren en activeren: statuswijziging bij positieve beoordeling

Indienststellingsinformatie is zichtbaar op het tabblad Indienststellingsinformatie van het assetdetailscherm.

Best practices bij implementatiebewerken

1. Begin met werkvergunningen: dit is vaak de eerste HSE-functionaliteit die wordt ingericht
2. Richt LOTO-plannen in per asset: vooraf gedefinieerde plannen besparen tijd en verhogen de veiligheid
3. Importeer geen HSE-data: in de HSE-suite is alles met elkaar verweven; richt het handmatig in
4. Configureer notificatieflows: gebruik workflows voor automatische meldingen bij statuswijzigingen
5. Koppel aan het jobproces: werkvergunningen en LMRA moeten integraal onderdeel zijn van het werkproces

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• jobs - Werkvergunningen en LMRA op werkorders
• assets - LOTO-plannen en indienststellingsinformatie op installaties
• planning - Stopplanning en MoC-gerelateerde werkzaamheden
• autorisatie - Bevoegdheden voor HSE-processen
• uct-overzicht - Workflow Scheduler voor notificaties