Planning in Ultimo

Ultimo biedt uitgebreide planningsfunctionaliteit waarmee onderhoudswerkzaamheden visueel worden ingepland, capaciteit wordt bewaakt en medewerkers worden ingeroosterd. De planningsmodule vormt de brug tussen werkvoorbereiding en uitvoering, en is essentieel voor een gestructureerde onderhoudsorganisatie.

Overzicht planningsinstrumentenbewerken

Assetplannerbewerken

De Assetplanner biedt een visueel planningsoverzicht van werkzaamheden per installatie op een tijdlijn.

Hoe werkt het?bewerken

• Verticale as: installaties
• Horizontale as: tijd
• Weergave: Gantt-achtige balken die geplande werkzaamheden representeren

De Assetplanner toont data uit werkorders, PO-jobs en PO-modellen. Via een filterconfiguratie bepaal je welke installaties en jobtypen worden weergegeven.

Wanneer gebruiken?bewerken

De Assetplanner is ideaal voor: - Het plannen van grote onderhoudsstops waarbij meerdere installaties tegelijk onderhouden moeten worden - Visueel overzicht van de onderhoudsbelasting per installatie - Afstemming tussen verschillende onderhoudsactiviteiten op dezelfde productielijn

Consultanttip: De filterconfiguratie is cruciaal om het overzicht beheerbaar te houden bij grote installatiebestanden. Configureer voorgedefinieerde filters per afdeling of productiegebied.

Jobplanning per medewerkerbewerken

Dit scherm biedt een Gantt-weergave van de werkplanning per medewerker.

Hoe werkt het?bewerken

• Verticale as: medewerkers
• Horizontale as: tijd
• Jobs: horizontale balken die de geplande werkzaamheden weergeven
• Te plannen: een paneel rechts toont openstaande jobs die nog niet zijn ingepland

Drag-and-dropbewerken

Jobs kunnen vanuit het "Te plannen"-paneel naar de planning gesleept worden om ze aan een medewerker toe te wijzen. Na het inplannen wordt de toewijzing opgeslagen op de werkorder.

Kleurcoderingbewerken

De planner gebruikt kleurcondities op basis van prioriteit: - Rood: prioriteit 3 (hoog) - Oranje: prioriteit 2 - Blauw: prioriteit 4 - Groen: prioriteit 1 (laag)

De kleurcondities zijn gebaseerd op de SortSequence van de prioriteit en worden geconfigureerd via Job Scheduler Templates in de UCT.

Consultanttip: Dit is het primaire hulpmiddel voor de dagelijkse werkplanning. Houd rekening met de beschikbaarheid van medewerkers uit de roosterplanning. De synchronisatie van de jobplanner met het scherm is per context configureerbaar in de Application Settings.

Inroosterenbewerken

Het scherm Werkzaamheden > Inroosteren biedt functionaliteit om openstaande jobs te matchen met beschikbare medewerkers en capaciteit.

Sectiesbewerken

• Gevonden jobs: jobs die aan de zoekcriteria voldoen
• Capaciteitsberekening: beschikbare capaciteit versus geplande werklast

Wanneer gebruiken?bewerken

Gebruik het Inroosterscherm voor: - Het signaleren van overbelasting van teams - Wekelijkse of dagelijkse toewijzing van werkzaamheden - Capaciteitsplanning op teamniveau

De capaciteitsberekening gebruikt gegevens uit de roostering (medewerkers per roostergroep) en de geplande werklast uit openstaande jobs.

Roosteringbewerken

Planning medewerkers per roostergroepbewerken

Dit scherm toont een maandkalender met dienstroosters per roostergroep. Het biedt inzicht in wie wanneer beschikbaar is.

Configuratie

• Werkperioden: bijv. Ochtend, Avond, Nacht, 24h (geconfigureerd in stamgegevens)
• Ploegen: bijv. A t/m E
• Roostergroepen: groepen medewerkers met dezelfde dienstindeling

Aggregatieweergave

De weergave "Aantal medewerkers per roostergroep" toont hoeveel medewerkers per roostergroep beschikbaar zijn, bijvoorbeeld "11 algemeen, 44 24h".

Via de popup "Toewijzen medewerker aan roostergroep" kunnen medewerkers aan roostergroepen worden gekoppeld.

Consultanttip: Zorg dat roosters actueel zijn -- ze vormen de basis voor de capaciteitsplanning. De werkperioden moeten aansluiten bij de daadwerkelijke ploegindeling van de organisatie. Integreer indien mogelijk met een HR-systeem via import connectors.

Overzicht verlof per medewerkerbewerken

Dit scherm toont geplande verlof- en afwezigheidsperioden per medewerker. De verlofgegevens worden meegenomen in: - De capaciteitsberekening bij het Inroosteren - De Jobplanning per medewerker

Consultanttip: Houd het verlofoverzicht actueel om verrassingen in de werkplanning te voorkomen.

Stopplanningbewerken

Voor grote onderhoudsstops biedt Ultimo een aparte module Stopplanning:

• Configureer een stop: definieer het tijdsvenster en de scope
• Bereid de stop voor: koppel jobs en installaties
• Verwerk de stop: voer uit en registreer
• Stopplanner: visuele planning van de stop

Stops kunnen worden gekoppeld aan jobs via het tabblad Stop op het jobdetailscherm.

Planningsconfiguratie in de UCTbewerken

Job Scheduler Templatesbewerken

In de UCT onder User Interface > Job Scheduler Templates worden de visuele instellingen van de planner geconfigureerd: - Title: dynamische expressie (bijv. ${Item.Job.Description}) - Description: conditionele logica voor het tonen van ProcessFunction, Equipment, etc. - Kleurcondities: op basis van ${Item.Job.Priority.SortSequence}

Templates zijn beschikbaar per context: Fleet, Infra, IT, MedicalTechnology en TechnicalService.

Application Settingsbewerken

Op het tabblad General van de Application Settings: - Capaciteit per team configureren - Synchronisatie van jobplanner met scherm per context - Datuminstellingen voor planning

Best practicesbewerken

1. Begin met de roostering: zorg dat ploegen, werkperioden en roostergroepen correct zijn ingericht voordat je de jobplanner gebruikt
2. Gebruik de Assetplanner voor PM: combineer de Assetplanner met PO-modellen voor een visueel overzicht van alle preventieve werkzaamheden
3. Configureer filters: bij grote installatiebestanden zijn voorgedefinieerde filters essentieel
4. Train de planner: de planningsmodule vereist training; het is geen intuïtief werkproces voor alle gebruikers
5. Integreer met HR: verlof- en roostergegevens uit een HR-systeem voorkomen dubbele invoer

Assetplanner: gedetailleerdbewerken

Filterscherm (voordat de planner opent)bewerken

Ga naar (Module) > Planning > Assetplanner om het filterscherm te openen:

1. Maak een assetplannerrecord aan (dit slaat uw filter op voor hergebruik)
2. Stel Startdatum en Einddatum in
3. Selecteer een Vestiging
4. In kader Weergeven assets: kies Assets in structuur (hierarchisch) of als lijst, en filter welke assets u toont
5. In kader Toon jobs: selecteer welke jobsoorten zichtbaar moeten zijn
6. Voeg filters toe op objectsoorten, afdelingen, procesfuncties of ruimtes
7. Selecteer de knop Assetplanner om de grafische planner te starten

Consultanttip: U kunt het opgeslagen filter hergebruiken door het record te selecteren. Dit bespaart tijd bij dagelijks of wekelijks gebruik.

Grafische assetplanner: onderdelenbewerken

De grafische planner bestaat uit vier onderdelen:

Werkbalk-knoppenbewerken

Jobbalk-weergave op het planbordbewerken

• Kleur: geeft de recordstatus weer (zie legenda)
• Gele balken: niet-gegenereerd periodiek onderhoud
• Paarse balk onderaan: verhouding geplande uren vs. nog in te plannen uren
• Vraagteken voor omschrijving: ontbrekende start- of einddatum
• Stilstand-icoon: als stilstand vereist is voor het asset
• Relatie-icoon: job kan niet worden gewijzigd in assetplanner (open via andere planner)
• Samenvattingstaak: grijze balk bij ingeklapte structuur (meerdere overlappende jobs)

Acties op het planbordbewerken

Let op: Jobs met statussen Gereed, Compleet en Gesloten kunnen niet worden gewijzigd. Multi-jobs, subjobs en stopgerelateerde jobs ook niet. U kunt een job niet naar een ander asset verplaatsen.

Modules en assettypesbewerken

Jobplanner per medewerker: gedetailleerdbewerken

Ga naar (Module) > Planning > Jobplanning per medewerker

Onderdelen van de jobplannerbewerken

Werkbalk-knoppenbewerken

Overzicht te plannen jobs (rechterpaneel)bewerken

Filteropties: - Vervolgkeuzemenu: Te plannen (jobs met open uren), Gepland (al ingepland), Alle - Knop Toon alle jobs / Toon jobs binnen tijdsbestek: schakelaar voor datumfilter - Zoekveld: zoek op omschrijving, asset, jobsoort, vakman (meerdere termen combineerbaar)

Informatie per jobblok: - Omschrijving job - Asset - Jobsoort - Eerst ingeplande tijdstip - Vakman met aantal uren nog in te plannen / totaal

Kleurmarkeringen (standaard prioriteit): - Rood: hoge prioriteit - Geel: gemiddelde prioriteit - Groen: lage prioriteit

Consultanttip: Het filter en de kleurmarkeringen zijn configureerbaar via de UCT (Job Scheduler Templates). Ultimo slaat uw laatst gebruikte filter op.

Jobs inplannenbewerken

Sleep een jobblok vanuit het rechte paneel naar het planbord bij de gewenste medewerker en het gewenste tijdstip. De toewijzing wordt direct opgeslagen op de werkorder.

Inroosteren (scherm): gedetailleerdbewerken

Ga naar Werkzaamheden > Inroosteren

Dit scherm combineert jobselectie met capaciteitsberekening:

1. Maak een roosterrecord aan (of selecteer een bestaand rooster als sjabloon)
2. Voer de Voor week in
3. Voer Zoekcriteria in (het tijdvenster kan groter zijn dan een week)
4. In kader Projectjobs: bepaal of projectjobs meegenomen worden
5. Voer filters in: afdelingen, jobsoorten, voortgangsstatussen
6. Selecteer Zoeken jobs

Resultaat: - Kader Capaciteit in uren: Aanwezig (totaal uren medewerkers), Beschikbaar (na aftrek verlof), Nodig (uren voor gevonden jobs) - Kader Resultaat: aantal gevonden jobs en aantal geselecteerd voor activering

1. Op tabblad Gevonden jobs: bekijk jobs met hun Gewenste voortgangsstatus (standaard: Actief)
2. Pas per job aan met => als nodig
3. Selecteer/deselecteer Afdrukken per job
4. Selecteer Afhandelen

Gebruik de knop Grafisch overzicht om de gevonden jobs in de jobplanner te tonen.

Consultanttip: Hergebruik een rooster als sjabloon. Alleen Voor week en datums in zoekcriteria hoeven te worden aangepast. Ideaal voor wekelijks terugkerende inplanningsroutines.

Roostering: gedetailleerdbewerken

Medewerkers inplannen per roostergroepbewerken

Ga naar (Module) > Planning > Medewerkers inplannen per roostergroep

Dit is een read-only grafisch overzicht dat toont welke medewerkers aan welke roostergroepen zijn toegewezen. Werkbalk met: vernieuwen, navigatie, datumkeuze, periodeweergave (uur/dag/2-dagen/werkweek/week/maand), legenda (kleuren per roostergroep).

Aantal medewerkers per roostergroepbewerken

Ga naar (Module) > Planning > Nummer medewerkers per roostergroep

Toont hoeveel medewerkers er per roostergroep zijn, met gekleurde balken. Vanuit dit scherm kunt u: - Toewijzen medewerker aan roostergroep (rechtermuisklik op balk) - Deelname aan roostergroep aanpassen: periode verkorten of verlengen - Deelname laten vervallen voor een periode: medewerker tijdelijk uit roostergroep verwijderen

Medewerker toewijzen aan roostergroepbewerken

Ga naar (Module) > Planning > Toewijzen medewerker aan roostergroep

1. Kies een Algemeen rooster en Roostergroep
2. Voer een Vanaf-datum en T/m-datum in
3. Gebruik filters (Vakgroep, Vakman, Personeel, Leverancier) of zoek op naam
4. Verplaats medewerkers van Beschikbare medewerkers naar Geselecteerde medewerkers
5. Selecteer OK

Verlofbeheer: gedetailleerdbewerken

Verlofoverzichtbewerken

Ga naar (Module) > Planning > Planning medewerkers per roostergroep

Read-only grafisch overzicht dat medewerkers en hun verlof/verzuim toont.

Verlof toewijzenbewerken

Ga naar (Module) > Planning > Toewijzen verlof

1. Voer een Reden voor verlof in (heeft een prioriteit die bepaalt welke registratie voorrang krijgt bij overlap)
2. Optioneel: schakel Werkzaamheden voor verlofperiode uitplannen in -- Ultimo verwijdert dan ingeplande uitvoeringsmomenten en voegt ze terug als in te roosteren uren
3. Voer een Vanaf-datum en T/m-datum in
4. Optioneel: voeg een Terugkeerpatroon toe:
5. Dagelijks: elke dag of om X dagen
6. Wekelijks: om de X weken op specifieke dagen
7. Maandelijks: om de X maanden op een dag of weekdag
8. Herhalingsbereik: aantal herhalingen of einddatum
9. Selecteer medewerkers (met filters of zoekveld)
10. Gebruik knop Bekijk wijzigingen in kader Samenvatting om te zien wat er gebeurt
11. Selecteer OK om het verlof te verwerken

Consultanttip: Verlofprioriteiten worden bepaald door uurcodes. Bij overlap wint de registratie met de hoogste prioriteit. Goedgekeurd verlof wordt nooit automatisch bijgewerkt. Houd het verlofoverzicht actueel om verrassingen in de werkplanning te voorkomen.

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• jobs - De werkorders die worden ingepland
• assets - De installaties waarop gepland wordt
• periodiek-onderhoud - Preventief onderhoud in de planner
• uct-overzicht - Job Scheduler Templates en Workflow Scheduler
• autorisatie - Wie mag plannen en roosteren