Schoonmaak module
De Schoonmaak-module in Ultimo ondersteunt het plannen, uitvoeren en bewaken van schoonmaakwerkzaamheden. Het is een van de modules die naast TD, Infra, Fleet en IT beschikbaar is binnen het Ultimo-menu. Schoonmaakjobs hebben een eigen jobcontext met eigen voortgangsstatussen en workflows.
Gerelateerd: contexten, jobs, kanban, planning
Positie in het menubewerken
Schoonmaak is een aparte module in het Ultimo-hoofdmenu. Als een organisatie meerdere modules gebruikt (bijv. TD + Schoonmaak), verschijnt Schoonmaak als apart submenu. Gebruikt de organisatie alleen Schoonmaak, dan worden de submenu-items direct in het hoofdmenu getoond.
De module is beschikbaar onder het pad: Schoonmaak > ...
Schoonmaakjobsbewerken
Schoonmaakjobs zijn jobs met de jobcontext Schoonmaak. Dit betekent:
- Ze verschijnen in het Schoonmaak-menu
- Ze hebben eigen voortgangsstatussen, geconfigureerd via:
Instellingen > Schoonmaak > Voortgangsstatussen jobs Schoonmaak - Workflows kunnen filteren op de Schoonmaak-context
- Schoonmaakjobs volgen hetzelfde jobproces als andere jobs (aanmaken, toewijzen, uitvoeren, afsluiten) maar met een eigen afhandelsjabloon
Aanmaken via reserveringenbewerken
Schoonmaakjobs worden vaak automatisch aangemaakt vanuit het reserveringsproces. Wanneer een ruimte wordt gereserveerd, kan Ultimo via takenpakketten automatisch jobs genereren per afhandelsjabloon. Een typisch voorbeeld:
| Taak | Afhandelsjabloon |
|---|---|
| Ruimte openen | Facilitair |
| Ruimte schoonmaken | Schoonmaak |
| Ruimte sluiten | Facilitair |
Hierbij wordt voor het afhandelsjabloon "schoonmaak" een aparte schoonmaakjob aangemaakt, gescheiden van de facilitaire taken.
Kanbanbord voor Schoonmaakbewerken
Schoonmaakjobs kunnen worden beheerd via een kanbanbord. Op het kanbanbord worden jobs als passen (kaarten) weergegeven die tussen kolommen (voortgangsstatussen) kunnen worden gesleept.
De kleurmarkering op het kanbanbord heeft voor schoonmaak een specifieke betekenis:
| Kleur linkerrand | Betekenis |
|---|---|
| Geel | Aanvraag extra schoonmaak |
| Blauw | Naar aanleiding van uitgevoerde schoonmaak |
Dit verschilt van de standaard kleurcodering (rood/geel/groen voor prioriteit). De kleurcodering wordt in de kanbanbordconfiguratie ingesteld.
Zie kanban voor meer over kanbanborden in Ultimo.
Planning en ruimtesbewerken
Schoonmaakwerkzaamheden worden typisch gepland op basis van: - Ruimtes en gebouwen (gekoppeld via de Gebouw-module) - Frequenties (dagelijks, wekelijks, maandelijks) - Reserveringen die schoonmaak triggeren
De koppeling met ruimtes loopt via de gebouwhierarchie: Gebouw > Bouwdeel > Bouwlaag > Ruimte. Schoonmaakjobs worden aan specifieke ruimtes of zones gekoppeld.
Jobplannen voor Schoonmaakbewerken
Net als bij TD-werkzaamheden kun je voor schoonmaaktaken jobplannen gebruiken. Een jobplan is een blauwdruk voor een taak die planningsgegevens bevat voor veelvoorkomende taken -- van het vervangen van toner tot het schoonmaken van een machine. Wanneer je een schoonmaakjob aanmaakt, kun je het jobplan toevoegen en Ultimo kopieert de gegevens naar de job.
Jobplannen worden beheerd via: Planning > Periodiek Onderhoud > Jobplannen
Kwaliteitscontrolesbewerken
Schoonmaakkwaliteit kan in Ultimo worden bewaakt via: - Klanttevredenheidsscores -- melders beoordelen de uitgevoerde schoonmaak (zie evaluaties) - Inspectierondes -- via looproutes kunnen controleurs systematisch ruimtes inspecteren - Kanban-monitoring -- het kanbanbord geeft een realtime overzicht van de status van schoonmaakjobs
Configuratiebewerken
Voortgangsstatussenbewerken
Configureer de voortgangsstatussen voor schoonmaakjobs via:
Instellingen > Schoonmaak > Voortgangsstatussen jobs Schoonmaak
Hier definieer je de statusovergangen (bijv. Aangemaakt -> Gepland -> In uitvoering -> Gereed) en koppel je deze aan de standaard jobrecordstatussen van Ultimo.
Afhandelsjablonenbewerken
Het afhandelsjabloon "Schoonmaak" bepaalt welke jobs als schoonmaakjobs worden aangemaakt. Dit sjabloon wordt gekoppeld aan taken in het reserveringssysteem en aan de selfservice-module.
Backofficebewerken
De Schoonmaak-module heeft een eigen backoffice. Dit backoffice bepaalt: - Welke gebruikers toegang hebben tot schoonmaakjobs - Welke voortgangsstatussen beschikbaar zijn - Welke schermen worden getoond
Praktische tipsbewerken
1. Schoonmaak als aparte contextbewerken
Schoonmaakjobs hebben een eigen jobcontext. Zorg dat workflows en schermregels die je voor TD maakt, niet onbedoeld ook op schoonmaakjobs van toepassing zijn. Check altijd de contextconditie.
2. Integratie met reserveringenbewerken
De kracht van de Schoonmaak-module zit in de automatische jobgeneratie vanuit reserveringen. Configureer de takenpakketten en afhandelsjablonen zorgvuldig.
3. Kanbanbord inrichtenbewerken
Het kanbanbord is het primaire werkoverzicht voor schoonmaakteams. Richt het in met de juiste kolommen (voortgangsstatussen) en kleurcoderingen.
Zie ookbewerken
- contexten -- Schoonmaak als jobcontext
- jobs -- Jobproces en voortgangsstatussen
- kanban -- Kanbanborden configureren
- planning -- Werkplanning en roostering
Opmerking: De Schoonmaak-module is in de standaard Ultimo Help-documentatie beperkt gedocumenteerd. Dit artikel bevat de beschikbare informatie. Voor klantspecifieke configuraties of aanvullende details kan de Ultimo Kennisbank MCP worden geraadpleegd.