Ultimo Implementatie

Dit artikel beschrijft de belangrijkste aspecten van een Ultimo-implementatie: data-importmethoden, master data setup, opbouwen van de asset tree en het inrichten van de autorisatie. Een succesvolle implementatie vereist een doordachte aanpak waarbij de juiste methoden worden gekozen voor het importeren van gegevens en het activeren van Ultimo-logica.

Data Import Methodenbewerken

Er zijn vier methoden beschikbaar om data in Ultimo te krijgen:

1. Handmatigbewerken

Voor kleine aantallen records (minder dan 100) is handmatige invoer de eenvoudigste optie. Voorbeelden: 20 jobsoorten, 10 afdelingen.

Let op: Handmatig aangemaakte data kan niet eenvoudig naar een andere omgeving worden overgezet.

2. Data Collection Sheets (DCS)bewerken

DCS is de aanbevolen methode voor grotere hoeveelheden eenvoudige records. Het werkt via Excel-bestanden.

Het DCS-proces: 1. Consultant maakt of past de XML-definitie aan 2. Export op basis van de definitie (door consultant of applicatiebeheerder) 3. Klant vult het Excel-bestand met data 4. Validatie in de omgeving (maintenance mode vereist) 5. Bij fouten: sheet terug naar klant, iteratief corrigeren 6. Import van het gevalideerde bestand (maintenance mode vereist)

Importacties per entiteit: Insert, InsertOrUpdate, InsertOrSkip, Update, UpdateOrSkip, Delete, DeleteOrSkip, Trash, TrashOrSkip

Securityniveau: DCS is beschikbaar in de UCT onder Database > Data Collections met security level 26 of lager. Consultants en gecertificeerde applicatiebeheerders (level 18) kunnen definities aanmaken of wijzigen.

Consultanttip: Bestaande recordcodes worden overschreven bij import als er matchende waarden zijn. Let ook op dat Excel automatisch voorloopnullen verwijdert bij numerieke cellen.

3. Data Import Tool (UDIT)bewerken

UDIT wordt gebruikt bij een datamigratie vanuit een bestaand systeem. Er wordt een directe verbinding gemaakt tussen de brondatabase en Ultimo. De consultant maakt een mapping van bron- naar doelvelden.

Voordelen: - Data is continu beschikbaar - Dynamisch: klant hoeft data niet eerst te bewerken - Direct van database naar database

4. Direct via database (SQL)bewerken

SQL-import wordt gebruikt als alternatief voor DCS, met name bij: - Dataconversies (bijv. equipment omzetten naar procesfuncties) - Een Excel-document met data voor meerdere gekoppelde tabellen

Maak altijd een backup van de database voordat je data importeert via SQL.

Wat wel en niet importerenbewerken

Wel importerenbewerken

Niet importeren -- gebruik Ultimo-logicabewerken

Gouden regel: Als een handeling in Ultimo een knop of workflow triggert, importeer dan de onderliggende data maar voer de actie handmatig uit.

Master Data Setup (MDS)bewerken

MDS is bedoeld om snel basisstamdata in een nieuwe omgeving te laden. Het is verplicht in alle Ultimo-producten.

Aanbevolen stamdatabewerken

Algemeen:

Werkorderbeheer:

Personeel:

Consultanttip: Leg de MDS vast in een package. Zo kun je dezelfde stamdata eenvoudig naar andere omgevingen (Test, Productie) transporteren.

Asset Tree opbouwenbewerken

Zie assets voor uitgebreide documentatie. De kernpunten voor implementatie:

Bepaal het detailniveaubewerken

Bespreek met de klant: - Welke soorten assets zijn er? Hoe verhouden ze zich? - Op welk assetniveau moeten jobs worden gemeld? - Op welk niveau wil je inzicht in kosten? - Moet installatie- en uitbouwhistorie worden bijgehouden? - Welk type periodiek-onderhoud wordt toegepast? - Zijn er vaste ID's? Mag de eindgebruiker deze wijzigen?

Scenario'sbewerken

Belangrijke beperkingenbewerken

• Wisseldelen (exchange parts) kunnen niet worden gebruikt in looproutes, reserveringen, uitgiftebeheer, indienststellingsdossiers of afschrijvingen
• Procesfuncties kunnen niet worden gebruikt in reserveringen, uitgiftebeheer, indienststellingsdossiers of wachtoverdracht
• Als de klant looproutes wil gebruiken, registreer wisseldelen dan als equipment

Gebouwstructuurbewerken

Altijd aanbevolen om in te richten voor kostenrapportage per ruimte:

Site > Complex > Gebouw > Bouwdeel > Bouwlaag > Ruimte

Gebouw, bouwdelen en bouwlagen zijn verplicht in de structuur. Als ze niet van toepassing zijn, voeg een standaard dummy-niveau toe.

Autorisatie Setupbewerken

Zie autorisatie voor uitgebreide documentatie. De kernstappen bij implementatie:

1. Definieer backofficesbewerken

Bespreek welke afdelingen Ultimo gaan gebruiken en maak een configuratiegroep per backoffice.

2. Zet de basis neerbewerken

1. Geef je eigen groep (STDGRP) alle rechten
2. Sluit de applicatie op application level
3. Maak groepen per backoffice

3. Definieer autorisatiegroepenbewerken

Splits de autorisatie per afdeling/module in autorisatiegroepen: - Aut_TS_Manager - Aut_TS_ApproveJobs - Aut_TS_SelfService

4. Richt recordautorisatie inbewerken

• Bepaal op welke tabellen recordautorisatie nodig is
• Maak recordautorisatiegroepen aan
• Koppel gebruikers aan de juiste groepen

5. Gebruikers activerenbewerken

Bepaal welke gebruikers geactiveerd moeten worden. Dit kan in batch via een workflow op basis van de laatste logindatum.

Consultanttip: Implementeer autorisatiewijzigingen eerst in een testomgeving. De klant controleert of de actieve gebruikers correct zijn ingesteld. Na goedkeuring wordt de scripting uitgevoerd. Houd rekening met de wachttijd van 10 dagen voor het deactiveren van gebruikers.

DTAP (OTAP)bewerken

Ultimo werkt met een OTAP-straat: - Ontwikkeling: configuratie en ontwikkeling - Test: functioneel testen - Acceptatie: gebruikersacceptatie - Productie: live omgeving

Configuratiewijzigingen worden via packages door de straat getransporteerd.

Bulk Adjustmentsbewerken

Bulk adjustments bieden eindgebruikers de mogelijkheid om meerdere records tegelijk aan te passen: 1. Filter records 2. Activeer bulk mode 3. Verfijn de selectie 4. Selecteer een wijzigingsactie 5. Voer de actie uit

Custom bulk actions kunnen worden aangemaakt (met goedkeuring van product management) en zijn bedoeld voor eenvoudige datamutaties.

Go-Live checklistbewerken

Bij de go-live: - Alle stamdata correct geladen - Asset tree compleet en gevalideerd door de klant - Autorisatie ingericht en getest - PO-modellen goedgekeurd - Workflows en notificaties geconfigureerd - Gebruikers geactiveerd - Training afgerond

Data Collection Sheet (DCS) — Uitgebreidbewerken

DCS-configuratie per entiteitbewerken

Het DCS-systeem ondersteunt de volgende exporttypen per entiteit:

Per property kunnen de volgende attributen worden ingesteld:

Filtering in DCSbewerken

Sinds recent is het mogelijk om filters toe te voegen aan DCS-templates. Beschikbare filtertypen: - WhenFilter, PropertyFilter, PropertyDifferenceFilter, CombinedFilter, BetweenFilter

Beschikbare operatoren: Equals, In, Or, Like, NotEquals, And, GreaterThan, NotIn, SmallerThanOrEquals, GreaterThanOrEquals, SmallerThan

Voorbeeld DCS-template met filter en join:

<DataCollection>
  <Entity EntityName="Equipment" Context="1" InsertStatus="2" 
          Id="Equipment" Sort="Id" Type="ExportEditable" 
          ImportAction="InsertOrUpdate">
    <Properties>
      <Property Name="Id" />
      <Property Name="Description" Mandatory="True" />
      <Property Name="Site" />
    </Properties>
    <Joins>
      <Join Name="Site" EntityName="Site" Alias="site" JoinType="InnerJoin" />
    </Joins>
    <Filters>
      <CombinedFilter FilterOperator="And">
        <PropertyFilter PropertyName="Status" PropertyValue="2" Operator="Equals" />
        <PropertyFilter PropertyName="site.PartOfSite" PropertyValue="05" Operator="Equals" />
      </CombinedFilter>
    </Filters>
  </Entity>
</DataCollection>

Let op: Filter op Root.Context is niet mogelijk via filters; gebruik daarvoor het Context-attribuut op het Entity-element.

Meertalige DCSbewerken

Bij meertalige velden wordt per taal een kolom aangemaakt in Excel met de taalafkorting als suffix.

DCS Do's and Don'tsbewerken

Do: - Laat DCS altijd begeleiden door een consultant - Gebruik DCS voor nieuwe klanten of module-uitbreidingen

Don't: - Gebruik DCS niet voor bulk updates - Importeer geen records met een insert status die bedrijfslogica omzeilt (bijv. PmJobs met status 'Approved')

UDIT (Data Import Tool) — Uitgebreidbewerken

UDIT wordt ingezet bij datamigraties vanuit een bestaand systeem:

1. Verbinding maken tussen brondatabase en Ultimo
2. Mapping defini??ren van bron- naar doelvelden door consultant
3. Data continu beschikbaar — klant hoeft data niet eerst te bewerken
4. Dynamisch — direct van database naar database

Wanneer UDIT gebruikenbewerken

• Bij een volledige datamigratie vanuit een legacy-systeem
• Wanneer data in een bestaande database staat en direct overgenomen kan worden
• Als alternatief voor DCS bij grote volumes met bestaande database-koppelingen

Bulk Adjustments — Uitgebreidbewerken

Beschikbaarheid per licentiebewerken

Configuratiebewerken

1. Autorisatie via AET: Zoek op 'bulk' in de AET, autoriseer de 'Bulk actions' node per groep/gebruiker
2. Bestaande bulk actions aanpassen: Bewerk user content blocks in bulk action workflows (type: Bulk)
3. Custom bulk actions maken (goedkeuring product management vereist):
4. Workflow type moet Bulk zijn
5. Verplichte properties: Domainobjects (type List[DomainObjects], Direction In) en CountOfUpdatedItems (type Int32, Direction Out)
6. Koppel aan scherm via User Interface > Screens

Voorbeeld: Afdeling wijzigen met kostenplaats kopierenbewerken

Gebruik het User content block in de workflow 'Change department' om automatisch de kostenplaats van de afdeling over te nemen.

Bulk Actions Do's and Don'tsbewerken

Do: - Stel workflow type altijd in op 'Bulk' - Kopieer de verplichte properties vanuit een standaard bulk action workflow

Don't: - Geen user interaction in de daadwerkelijke bulk change workflows - Geen acties anders dan data-mutaties (geen rapporten genereren) - Geen complexe business logic met meerdere workflow calls

Module-specifieke inrichtingsstappenbewerken

Technical Servicebewerken

Medical Asset Managementbewerken

Fleet Asset Managementbewerken

Infra Asset Managementbewerken

Decompositie op basis van NEN 2767-4:

Gebruikerstypesbewerken

Overzichtbewerken

Activering en deactiveringbewerken

• Gebruiker moet geactiveerd worden om in te loggen
• Deactivering pas mogelijk na 10 dagen
• Bij licentielimiet: geen nieuwe activaties mogelijk
• UsedByUltimo gebruikers tellen niet mee in licentie (voor Ultimo medewerkers)
• Systeemgebruikers (US0000001, US0000002, US0000003) voor geautomatiseerde acties

Batchactiveringbewerken

Gebruik de workflow in de Workflow Scheduler om gebruikers in batch te activeren, gesorteerd op laatste logindatum en User Id. Specificeer aantallen backoffice-gebruikers en self-service-gebruikers apart.

Record Autorisatiebewerken

Record autorisatie bepaalt welke records een gebruiker mag zien op basis van gerelateerde data (vestiging, afdeling, vakgroep, kostenplaats).

Standaard master tables voor record autorisatiebewerken

• Site
• CostCenter
• Department
• Building
• SkillCat

Instellingen per tabelbewerken

Custom record autorisatie tabel toevoegenbewerken

1. UCT > Database > Database objects
2. Open tabel SGROUPRECORDAUTHORIZATION
3. Voeg foreign key toe naar gewenste tabel (bijv. Vendor)
4. Herhaal voor SUSERRECORDAUTHORIZATION
5. Database reviseren in maintenance mode

Troubleshootingbewerken

Contract Managementbewerken

Contracten bevatten condities, leveranciers, kosten, opzegtermijnen en status. Koppelbaar aan:

Automatische notificatiesbewerken

Let op: Eigenaar (owner) is de ondertekenaar; beheerder (manager) beheert de condities. Mails gaan naar de owner.

Asset Criticality Assessment — Implementatiebewerken

Methodenbewerken

Stappen voor implementatiebewerken

1. Stel master data in: Aspects (Safety, Production, Environment), Durations, Probabilities, Criticalities
2. Kies methode (advies: U00 voor pragmatisch, U02 als duration relevant is)
3. Maak analysis types aan (per site of backoffice)
4. Definieer criticalities met scores en maintenance strategies
5. Autoriseer via AET-element 25710f21-f166-47af-9d4b-2d80994145df

Implementation Resourcesbewerken

Workshop Templatesbewerken

Ultimo biedt standaard workshop templates voor: - Fleet — vlootbeheer inrichting - HSE — veiligheid en gezondheid - Healthcare — medische technologie - Manufacturing — productie/technische dienst

DTAP (OTAP) — Uitgebreidbewerken

Configuratiewijzigingen worden via packages door de straat getransporteerd. Gebruik de Package Manager in de UCT.

Go-Live Checklist (uitgebreid)bewerken

• [ ] Alle stamdata correct geladen en gevalideerd
• [ ] Asset tree compleet en goedgekeurd door klant
• [ ] Autorisatie ingericht en getest (AET + scherm + record)
• [ ] PO-modellen geimporteerd en goedgekeurd
• [ ] Workflows en notificaties geconfigureerd en getest
• [ ] E-mailnotificaties werkend
• [ ] Gebruikers geactiveerd (batchactivering uitgevoerd)
• [ ] Training afgerond
• [ ] DTAP-straat compleet doorlopen
• [ ] Feature toggles correct ingesteld
• [ ] Record autorisatie gevalideerd
• [ ] Gebouwstructuur ingericht (indien van toepassing)
• [ ] Contracten gekoppeld aan assets en PO
• [ ] Rapportages beschikbaar en getest
• [ ] Backup strategie besproken

Hoe te testenbewerken

1. Maak testcases per module/functionaliteit
2. Test met juiste autorisatiegroep (niet als admin)
3. Test in de correcte context (TD vs Incident vs Selfservice)
4. Controleer workflows en notificaties end-to-end
5. Valideer data-imports in testomgeving voor productie

Gerelateerde onderwerpenbewerken

• assets - Asset tree opbouwen
• autorisatie - Autorisatie setup
• uct-overzicht - Package Manager en configuratietools
• periodiek-onderhoud - Import en goedkeuring van PO-modellen
• magazijn - Import van artikelstambestand
• jobs - Jobsoorten en werkorderinrichting
• configuration/process-settings - Process settings per context
• configuration/application-element-tree - AET configuratie