Bewerken: HSE (Health, Safety & Environment) in Ultimo

Sectie: Werkvergunningen (stap-voor-stap)

Reden:

### Werkvergunningen (stap-voor-stap)

Zie ook het aparte artikel [[werkvergunningen]] voor een uitgebreide beschrijving.

#### 1. Aanvragen (scherm: **HSE > Werkvergunningen > Aanvragen werkvergunningen**)

1. Maak een werkvergunningsrecord aan
2. Voer een omschrijving in
3. Vul **Aanvraaggegevens** in
4. Beschrijf de **Werkzaamheden** waarvoor de vergunning wordt aangevraagd
5. Voer de **Geplande startdatum** en **Geplande gereeddatum** in
6. Selecteer een **Risicocategorie** (Laag of Hoog)
7. Voeg een of meer **werkvergunningstypen** toe
8. In kader **Uitvoering**: vul **Aantal uitvoerenden** in
9. In kader **Keuzelijsten**: controleer de getoonde keuzelijsten. Markeer N.v.t. waar niet van toepassing. Selecteer per keuzelijst de relevante opties in kader **Opties**
10. Klik op **Aanvragen** -- status wordt **Aangevraagd**

**Bij hoge risicocategorie**: Bepaalde bekrachtigingsrollen worden alleen geactiveerd bij risicocategorie Hoog. De medewerker die Hoog instelt, wordt geregistreerd. Alleen deze medewerker (of de verstrekker met de instelling **Mag altijd keuzelijstopties uitzetten**) kan de risicocategorie terugzetten naar Laag.

#### 2. Voorbereiden (scherm: **HSE > Werkvergunningen > Afhandelen werkvergunningen**)

De verstrekker controleert de aanvraag, identificeert risico's en definieert maatregelen:
- Tabblad **Maatregelen verstrekker**: maatregelen door de verstrekkende afdeling
- Tabblad **Maatregelen houder**: maatregelen door de uitvoerende partij

#### 3. Bekrachtigen (valideren)

Op het tabblad **Bekrachtiging** van het werkvergunningsscherm:

1. Zoek uw medewerkerscode of bekrachtigingsrol in het kader **Bekrachtiging**
2. Klik op **Digitaal bekrachtigen**
3. Lees de verklaring en selecteer het akkoordvakje
4. De werkvergunning is ondertekend voor uw rol

**Verplichte bekrachtigingsrollen** (minimaal drie):

| Rol | Verantwoordelijkheid | Voorbeeld |
|---|---|---|
| **Aanvrager** | Aanvragen en bevestigen van werkzaamheden | Jobplanner |
| **Verstrekker** | Maatregelen verstrekkende afdeling | Veiligheidsmanager |
| **Houder** | Veiligheid tijdens en na uitvoering | Teamleider, onderhoudsmanager |

Optionele rollen: Operator, Bouwkundig ingenieur, Brandexpert.

**Dashboard-integratie**: Voeg de tabellen "Te bekrachtigen werkvergunningen" en "Te bekrachtigen werkvergunningen van mijn rol" toe aan uw dashboard.

#### 4. Activeren

Via **Afhandelen werkvergunningen**: Controleer of alle digitale bekrachtigingen zijn uitgevoerd op tabblad **Validatie**. Klik op **Wijzig status** > **Actief**. De uitvoerenden mogen nu aan het werk.

#### 5. Verlengen

Als de job niet in een werksessie is afgerond:

1. Wijzig de status naar **Te verlengen**
2. Wijzig de **Geplande startdatum** en **Geplande einddatum** voor de nieuwe werkperiode
3. Op tabblad **Validatie**, kader **Verlenging**: bekrachtig opnieuw via **Digitaal bekrachtigen**
4. Na alle bekrachtigingen: activeer opnieuw

**Maximaal 6 verlengingen** per werkvergunning.

#### 6. Sluiten (oplevering)

1. Controleer of werkoppervlakten zijn schoongemaakt, afval is verwijderd, maatregelen zijn opgeheven
2. Op tabblad **Bekrachtiging**, kader **Oplevering**: bekrachtig via **Digitaal bekrachtigen**
3. Zorg dat alle validaties zijn uitgevoerd
4. Wijzig de status naar **Gesloten**

#### Werkvergunningssjablonen

Via **HSE > Werkvergunningen > Werkvergunningssjablonen**: Maak blauwdrukken voor werkvergunningsaanvragen. Sjablonen bevatten: aanvraaggegevens, maatregelen verstrekker, maatregelen houder, documentatie.

Sjablonen kunnen worden gekoppeld aan PO-jobs en looproutejobsjablonen. Bij status **Goedgekeurd** worden werkvergunningen automatisch aangemaakt wanneer jobs worden gegenereerd.

Via **HSE > Werkvergunningen > Aanmaken werkvergunning o.b.v. sjabloon**: Direct een werkvergunning aanmaken op basis van een sjabloon. De nieuwe werkvergunning krijgt status **Aangemaakt** en opent direct in het aanvraagscherm.

#### Grafische weergaven

- **Grafische weergave actieve werkvergunningen**: Toont alle werkvergunningen met status Actief op een plattegrond. Cirkels geven het aantal per locatie aan, kleuren tonen de risicocategorie, waarschuwingsiconen signaleren verlopen vergunningen
- **Grafische weergave geplande werkvergunningen**: Filtert op geplande periode en voortgangsstatus

> **Consultanttip**: Grafische weergaven vereisen configuratie in **Instellingen**: upload een plattegrond (productiehal, terrein) en koppel markeringen aan installaties, procesfuncties of ruimten.