Bewerken: Jobs (Werkzaamheden) in Ultimo

Sectie: Fase 2: Voorbereiden (scherm Voorbereiden jobs)

Reden:

### Fase 2: Voorbereiden (scherm Voorbereiden jobs)

1. Ga naar **Werkzaamheden > Voorbereiden jobs**
2. Selecteer de job die u wilt voorbereiden
3. Wijzig of voer meer **kostendragers** in
4. Selecteer een **Jobsoort**
5. Wijzig of breid de meldinginformatie uit
6. **Plan de job in** (zie hieronder)
7. **Plan wie de job uitvoert** (zie hieronder)
8. Voeg indien van toepassing **jobplannen** of **producten** toe
9. Voer een **werkinstructie** in
10. Voeg **materiaal** toe dat nodig is
11. Voeg **diversen** toe (externe kosten)
12. Voeg **gereedschappen** toe
13. Voeg **personeel** toe
14. Werk de **voortgang** bij wanneer de job volledig is voorbereid

**Wat gebeurt er?** Wanneer de jobstatus wijzigt naar **In uitvoering**, verdwijnt de job van het scherm Voorbereiden jobs en is deze klaar om afgehandeld te worden.

#### Job inplannen (kader Planning op tabblad Algemeen)

Er zijn drie berekeningsmethoden:

| Invoer | Ultimo berekent | Logica |
|---|---|---|
| Alleen **Prioriteit** | **Gereed**datum | Melddatum + prioriteitstijd |
| **Doorlooptijd** + **Prioriteit** | **Start** + **Gereed** | Gereed = Melddatum + prioriteitstijd; Start = Gereed - Doorlooptijd |
| **Prioriteit** + **Startdatum** | **Doorlooptijd** + **Gereed** | Gereed = Melddatum + prioriteitstijd; Doorlooptijd = Gereed - Start |

Standaard rekent Ultimo **op basis van werkdagen** (ma-vr, 08:00-17:00). Deselecteer het veld **Op basis van werkdagen** om te rekenen met 7 dagen/24 uur.

> **Consultanttip**: De prioriteitsinstellingen (aantal uren per prioriteitsniveau, afronding op einde werkdag) worden geconfigureerd in de stamgegevens. Controleer deze bij de inrichting -- ze bepalen hoe automatisch berekende deadlines uitvallen.

#### Knop Inplannen (automatisch plannen)

Gebruik de knop **Inplannen** op het tabblad Algemeen om de uitvoeringsuren op te nemen in de medewerkerplanning:
- Bij meerdere vakmensen op het tabblad Personeel: selecteer eerst een vakman
- Het dialoogvenster **Automatisch plannen** opent
- Na inplannen worden de uitvoeringstijden weergegeven in het kader **Geplande medewerkers**

> **Let op**: Multi-jobs kunnen niet worden ingepland met de knop Inplannen. Wel de individuele subjobs. Stopgerelateerde jobs worden via het tabblad Stop ingepland.

#### Wie voert de job uit? (kader Uitvoeren door)

Op het tabblad **Algemeen** in het kader **Uitvoeren door**:
- Selecteer een **Vakgroep** -- daarna kunt u alleen medewerkers van die vakgroep kiezen
- Selecteer een **Medewerker** -- Ultimo selecteert automatisch de bijbehorende vakgroep
- Voert een leverancier het werk uit? Selecteer een **Leverancier**

#### Jobplan toevoegen

1. Ga naar tabblad **Jobplannen** op het scherm Voorbereiden jobs of Afhandelen jobs
2. Selecteer **Toevoegen jobplan**
3. Selecteer het gewenste jobplan

Ultimo kopieert alle gegevens (materiaal, personeel, gereedschap, inspectieregels, werkinstructie) naar de job. Bevat de job al gegevens? Dan worden de nieuwe gegevens eronder toegevoegd.

> **Tip**: U kunt meerdere jobplannen toevoegen. Voeg ze in de juiste volgorde toe -- de gegevens worden in die volgorde gekopieerd. Gebruik de kolom **Opmerkingen (intern)** voor notities per jobplan. Een jobplan annuleren verwijdert de gekopieerde gegevens, behalve de werkinstructie.

#### Werkinstructie toevoegen

1. Ga naar tabblad **Toelichting**
2. Voer de werkinstructie in het tekstveld **Werkinstructie** in
3. Voeg eventueel een bijlage toe via het veld **Bijlage** of de knop **Bijlage uploaden**

#### Materiaal plannen (tabblad Materiaal)

1. Voeg een rij toe aan de tabel **Materiaalregels** (of gebruik **Toevoegen artikel van stuklijst** als de job een asset met stuklijst heeft)
2. Selecteer het materiaal in kolom **Code artikelcode** -- de **Prijs** wordt automatisch getoond
3. Voer het **Gepland aantal** in
4. Ultimo berekent: Gepland aantal x Prijs = **Geplande materiaalkosten**
5. Gebruik kolom **Reserveren** om materiaal te reserveren (wordt pas verwerkt bij jobstatus **Goedgekeurd**)

> **Let op**: U kunt alleen rijen toevoegen wanneer de jobstatus **Open** is.

#### Diversen plannen (tabblad Diversen)

Voor kosten die niet onder materiaal, gereedschap, personeel of bestellingen vallen (bijv. externe partijen):

1. Voeg een rij toe aan de tabel **Diversen**
2. Selecteer item in kolom **Omschrijving diversen**
3. Selecteer de **Leverancier** in kolom **Code leverancier**
4. Voer het **Gepland aantal** en de **Geplande diverse kosten** in

#### Gereedschap plannen (tabblad Gereedschap)

1. Voeg een rij toe aan de gereedschapstabel
2. Selecteer gereedschap in kolom **Omschrijving gereedschap** -- het **Voorcalculatie tarief** wordt getoond
3. Voer **Gepland aantal** en **Geplande uren** in
4. Ultimo berekent: Gepland aantal x Geplande uren x Voorcalculatie tarief = **Geplande gereedschapkosten**

#### Personeel inroosteren (tabblad Personeel)

1. Voeg een rij toe aan de tabel **Geplande uren**
2. Selecteer de **Vakman** -- het **Voorcalculatie tarief** wordt getoond
3. Voer het aantal **Geplande uren** in
4. Ultimo berekent: Geplande uren x Voorcalculatie tarief = **Geplande kosten**

Het totaal geplande uren is zichtbaar op drie plaatsen:
- Tabblad Personeel > kader Totalen > veld **Totaal geplande uren**
- Tabblad Algemeen > kader Planning > veld **Uren**
- Tabblad Kosten > kader Geplande kosten > veld **Uren**

> **Let op**: Bij stopgerelateerde jobs kunt u geen uren toevoegen op het tabblad Personeel. Gebruik in plaats daarvan het tabblad **Stop**.